techno- & house benefietfeest Onaanraakbaren: Geldzaken & Sponsoring & Externe betrekkingen

Wanneer je een dergelijk evenement gaat organiseren, is het heel belangrijk om een goed financieel overzicht te behouden. Het eerste wat van essentieel belang is, is om KvK-nummers aan te vragen en het liefst in de vorm van een stichting -over het opgehaalde geld zal je anders belasting moeten betalen. Voor sponsoraanvragen, een bankrekening en andere officiele documenten zoals vergunningen moet je altijd bij de KvK zijn ingeschreven. Zelfs als je een eenmalig evenement organiseert als Onaanraakbaren, is dit vrij essentieel en vooral erg handig.

Probeer van te voren alvast een goede begroting op te stellen -een schatting wat je inkomsten zullen zijn en je kosten. Bij evenementen is dit vaak wat ingewikkelder, omdat je niet weet hoeveel bezoekers er zullen zijn. Laat daarom iemand met ervaring een redelijke schatting maken. Voorbeeldbegrotingen zijn ook te vinden op internet. Er zijn op het laatste moment altijd onvoorziene uitgaven -houd hier rekening mee (ongeveer 10% van je totaal aan kosten).

Benaderen van personen, organisaties en overige.
Wat heel belangrijk is om je te realiseren, is dat je iets voor het goede doel organiseert -velen zijn daarom al erg enthousiast en iedereen staat open voor je verhaal. Sommige mensen zullen minder enthousiast zijn dan anderen, maar omdat het benefiet is, zijn er niet echt limits -echt iedereen is benaderbaar en de gekste vragen en verzoeken kan je maken. Hoewel je evenement of actie mogelijk nog sterk in opbouw is en het nog niet succesvol is, dus twijfel je misschien of je bepaalde grote verzoeken of vragen bij belangrijke personen wel kan doen, twijfel niet -het ergste wat je kan horen is dat ze niks voor je kunnen betekenen. Vaak is er een soortgelijke organisatie die wel wilt helpen. Belangrijk is dus ook om niet 1 organisatie te benaderen voor een bepaald iets, maar gewoon verscheidene.
Belangrijk is dat mensen en organisaties ook vrijwillig of bijna geheel vrijwillig helpen. Materiaalkosten zullen altijd gemaakt worden (behalve als iemand ze wilt sponsoren), maar mankracht en energie kan benefiet.

Sponsoring
Omdat het voor het goede doel is, zijn mensen sneller bereid om producten of diensten te sponsoren. Het werkt vaak niet perfect om om volledige sponsoring te vragen. Vertel je verhaal, iets over het doel en je eigen relatie tot het doel en vraag of het mogelijk is om diensten of producten voor inkoop- of bodemprijs te krijgen, of dat de ander mogelijk iets wil doneren of sponsoren. Het werkt trouwens met sponsoring ook erg goed om vooral persoonlijk contact te hebben -over de telefoon of door langs te gaan. Slechts een email sturen is vaak niet genoeg. Vraag dan ook of er een specifieker email-adres is, of dat het algemene mailadres (dat waarschijnlijk op de website vermeld staat) voldoet. Vraag ook wat er in een dergelijke aanvraag vermeld moet worden en of bepaalde delen uit je verhaal (dat je net over de telefoon hebt verteld) extra belangrijk zijn om er in te vermelden. Zo kan je je aanvraag goed afstellen op het doel. Het is niet zo dat mensen of doelen snel zullen sponsoren. Als je er echter genoeg probeert, is er altijd wel iets dat je gesponsord kan krijgen. Hoe onnatuurlijk het ook voelt om te vragen of je iets gesponsord kan krijgen, het is toch zeker de moeite waard. Geef ook duidelijk aan wat je aan de sponsor terug kan geven –vaak kun je hun logo of naam of je website of promotiemateriaal vermelden, of bijvoorbeeld een stand laten inrichten op je evenement. Ook is voor sommige bedrijven het interessant om op hun eigen website te vermelden dat ze dit (benefiet)evenement steunen.
Het is voor veel (vooral grotere) sponsors belangrijk dat ze niet een individu steunen, maar een organisatie. Het is daarom extra belangrijk om bij de KvK te staan ingeschreven.
Het belangrijkste is dat je niet allerlei uitgebreide sponsoraanvragen bij verschillende fondsen en organisaties indient en hier veel tijd in steekt. Bel eerst om te polsen of het fonds enigszins geintereseerd is in het evenement (of de organisatie) en ga dan pas een uitgebreidere aanvraag schrijven. Dit bespaart enorm veel tijd.

Algemeen
we hadden een bereik van 160.000 mensen in de maand mei, een uitverkocht feest (1200 man) en zien we benefiet-techno-feestjes overal verschijnen. We hebben het idee dat we door zo’n groot commercieel, maar wel benefiet feest te organiseren hebben genormaliseerd dat (een deel van) de opbrengst van zo’n feest naar een goed doel gaat, en dat is natuurlijk geweldig. Daarnaast hebben we een bedrag van €10.023,62 opgehaald voor Samugam! Het is natuurlijk nog niet klaar nu, het hele bedrag moeten we veilig bij de kinderen zien te krijgen en het moet uitgegeven worden op een verantwoorde manier, maar daar zal ik jullie van op de hoogte houden!

Een verslag van het feest; http://amsterdamstechno.blogspot.nl/2012/05/onaanraakbaren-ism-offline.html Voor foto’s, de promofilm en de aftermovie, check de facebook; www.facebook.nl/deonaanraakbaren

Voor het regelen van DJ's, hoe de pers te benaderen en wat nog een aantal belangrijke factoren zijn bij de organisatie van een dergelijk evenement zie de blog van Wereldsupporter Mirjam:
http://www.wereldsupporter.nl/gjemmie/blog/1196-mijn-rol-en-tips-voor-benefiet-evenement