Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4: Hoe bepaal je de benodigde capaciteit?

Wat houdt capacity management in en waarom is dit strategisch van belang?

Capaciteit is de mogelijkheid om iets in bewaring te houden; op te slaan. Vaak wordt het gezien als de hoeveelheid output dat een systeem kan bereiken over een specifieke periode aan tijd. Hierbij kan gedacht worden aan de hoeveelheid klanten die een bedrijf kan bedienen of het aantal auto’s dat binnen een bepaalde tijd geproduceerd kan worden. Bij het beoordelen van de capaciteit moet er zowel naar de input van grondstoffen als naar de output van producten worden gekeken. Het management kijkt ook naar de tijdsdimensies van de capaciteit. Over het algemeen zijn er 3 tijdseenheden bij de planning van capaciteit:

1. Long range: Dit is een tijdseenheid van langer dan één jaar. Dit zijn productieve resources (zoals gebouwen). Hiervoor heb je de medewerking en goedkeuring van het top management voor nodig. Het gaat dus om een planning van langdurige producten.
2. Intermediate range: Dit zijn maandelijkse planningen of planningen per kwartaal. Hierbij kan de capaciteit variëren in zaken als kijken naar het benodigde personeel en materialen.
3. Short range: Deze duren korter dan één maand. Het gaat dan om het dagelijkse of wekelijkse schematische proces en het heeft te maken met het maken van aanpassingen en het elimineren van variantie tussen de geplande en de actuele output.

In dit hoofdstuk ligt de focus op de capaciteit planning die gerelateerd is aan de lange termijn beslissingen. Deze hebben te maken met de aankoop van kapitaal intensieve items zoals gebouwen. Capaciteit is een relatieve term. In de context van operations en management wordt het als volgt gedefinieerd:

• Capaciteit: Dit is de hoeveelheid input aan grondstoffen dat beschikbaar is, relatief gezien aan de output vereisten over een bepaalde tijdsperiode.

Het doel van een strategic capacity planning is om een aanpak te verschaffen om de algemene capaciteit of kapitaal intensieve grondstoffen te bepalen die het beste de lange termijn competitieve strategie van een bedrijf ondersteunen. Het capaciteitslevel dat dan uiteindelijk wordt geselecteerd heeft impact op zaken als de kosten structuur en voorraad wetten.

• Strategic capacity planning: Hierbij vindt je het algemene capaciteitslevel van kapitaal intensieve grondstoffen dat het beste de lange termijn strategie van een bedrijf ondersteunt.

Concepten van een capaciteitsplanning

De term capaciteit impliceert een bepaalde output maar zegt niks over de duur dat die hoeveelheid behouden blijft.

• Capacity: De output dat een systeem kan bereiken over een bepaalde tijdsperiode.

Hierdoor weten we niet hoelang een bepaald capaciteitslevel gehanteerd wordt. Om dit probleem te vermijden is er het concept van best operating level.

• Best operating level: Het level aan output waar de gemiddelde kosten per item zijn geminimaliseerd.

Bij het best operating level zorgt het volume aan output voor minimale kosten per item. Een ander belangrijke meting is de capacity utilization rate, welke laat zien hoe dicht een bedrijf zit op diens best operating level.

• Capacity utilization rate: Deze meet hoe dicht de huidige output van een bedrijf bij diens operating level zit.

De formule hierbij is als volgt:

• Capacity utilization rate = Capacity used / Best operating level
• Dus stel dat de best operating level 500 is en je hebt nu 480 dan is je capacity utilization rate 96% (480/500=96%)

De capacity utilization rate wordt uitgedrukt als een percentage.

Schaaleconomieën

Economies of scale gaat over het gegeven dat als een bedrijf groter wordt in volume, de gemiddelde kosten per item dalen. Dit komt deels door de lagere uitvoerende kosten en deels door de lagere kapitaal kosten.

• Economies of scale: Het idee dat als een bedrijf groter wordt en diens volume toeneemt, de gemiddelde kosten per item dalen. Dit tot een bepaald punt, als een bedrijf blijft groeien dan wordt op een gegeven moment een punt bereikt waarop de kosten per item weer toenemen.

Als een bedrijf te groot wordt en de prijs per item weer toeneemt, dan spreken we van diseconomies of scale.

Capaciteitsfocus

Het concept van een focused factory houdt in dat de productie het beste werkt wanneer de focus enkel op een aantal productie doelen ligt. Dit houdt in dat een bedrijf dan niet verwacht op elk aspect van het uitvoerende proces uit te blinken. Een bedrijf kan beter een gelimiteerde set aan taken kiezen waaraan ze doelen verbinden (ofwel kosten, ofwel leversnelheid etc.).

• Focused factory: De handelingen worden dan gebouwd rondom een gelimiteerde set aan productie doelen. De focus ligt dan vaak op een specifiek product of specifieke product groep.

De capaciteitsfocus kan geoperationaliseerd worden door het mechanisme van een plant within a plant, ook wel PWP genoemd. Een focused factory kan verschillende PWP’s hebben, die allemaal weer andere sub organisaties bevatten (denk hierbij aan verschillende wetten, productie controles enzovoort).

• Plant within a plant (PWP): een gebied in een grotere faciliteit date richt is op een specifiek productie doel. Dit kan gebruikt worden om het focused factory concept te hanteren.

Capaciteit flexibiliteit

Capaciteit flexibiliteit betekend de mogelijkheid om snel de productie te verlagen of te verhogen of om de productie capaciteit snel te verplaatsen van het ene product of dienst naar het andere. Een dergelijke flexibiliteit kan bereikt worden door zaken als flexibele processen en werknemers, maar ook door strategieën die de capaciteit van andere organisaties gebruiken. Meer en meer nemen bedrijven het idee van flexibiliteit mee in hun supply chain ontwerp. Ze kunnen zo capaciteit inbouwen in het gehele systeem.

Het flexibel omgaan met capaciteit kan op verschillende fronten:

• Flexibele fabrieken: Een fabriek is flexibel als er zero-changeover-time is. Dit kan bereikt worden door roterende machines, muren die je naar beneden kan halen enzovoort. Alles in de fabriek is dan zo ontworpen dat veranderingen gemakkelijk doorgevoerd kunnen worden.
• Flexibele processen: Dit gaat over economies of scope; verschillende producten kunnen dan goedkoper geproduceerd worden dan wanneer ze los van elkaar geproduceerd zouden zijn. Het gaat hierbij om flexibele uitvoerende systemen waarbij verschillende producten worden gecombineerd zodat ze voor lage kosten geproduceerd kunnen worden.
• Flexibele werknemers: Flexibele werknemers hebben meerdere skills en hebben de mogelijkheid om gemakkelijk van de ene taak naar de andere taak over te stappen.

Hoe kan je capaciteit plannen?

Als je de capaciteit gaat verhogen of verlagen dan kan dit voor problemen zorgen. Als je het capaciteit level wil veranderen moet je met verschillende dingen rekening houden. Er zijn 4 belangrijke die het systeem in balans houden:

1. De balans in het systeem: Er moet een balans behouden worden tussen de in- en output. Er zijn verschillende mogelijkheden om, om te gaan met een disbalans, zo kunnen extra buffers aan voorraad ingebouwd worden of kan een deel uitbesteed worden. Je kan de supply chain zo veranderen of aanpassen dat de balans behouden blijft.
2. Frequentie van capaciteitsvergrotingen: Er zijn twee typen kosten waar je rekening mee moet houden als je de capaciteit gaat vergroten: de kosten van het te vaak upgraden van de capaciteit en de kosten van het te weinig vergroten van de capaciteit. Het te vaak vergroten van de capaciteit is duur, maar dit geldt eveneens voor het te weinig vergroten van je capaciteit. Als je te vaak de capaciteit vergroot dan koop je steeds teveel in, als je te weinig je capaciteit vergroot dan moeten er telkens te groten aankopen gedaan worden. Beiden zijn kostbaar.
3. Frequentie van capaciteitsverminderingen: Het verminderen van de capaciteit als reactie op een dalende vraag kan zorgen voor grote problemen voor een bedrijf. Tijdelijke strategieën, zoals het minder inplannen van uren, wordt vaak gebruikt. Permanentere verminderingen van de capaciteit vereisen vaak de verkoop van zaken als machines en andere faciliteiten.
4. Het gebruik van externe capaciteit en supply capaciteit: Soms is het goedkoper om de capaciteit niet te laten toenemen maar om gebruik te maken van bestaande bronnen van externe capaciteit. Hierbij kunnen bedrijven capaciteit delen of kan een bedrijf kiezen voor outsourcen (meer hierover in hoofdstuk 13).

Het bepalen van capaciteit vereisten

Als je de vereisten voor een capaciteit gaat bepalen, dan moet je kijken naar de vraag voor elk individueel product, individuele fabriekscapaciteiten en hoe de productie door het netwerk van de fabriek aangewend wordt. Dit wordt meestal gedaan aan de hand van de volgende 3 stappen:

1. Door gebruik te maken van voorspellende technieken (zie hoofdstuk 3) om sales voor individuele producten binnen elke productie lijn te voorspellen.

2. Bereken de vereisten voor arbeid en bedrijfsuitrusting om aan de voorspellingen van de productie lijn te kunnen voldoen.

3. Maak de beschikbaarheden van arbeid en bedrijfsuitrusting visueel in de planning.

Vaak beslist een bedrijf om over te gaan op capacity cushion.

• Capacity cushion: Meer capaciteit dan de verwachte vraag.

Als een bedrijf minder capaciteit heeft dan de vereist capaciteit om aan de vraag te kunnen voldoen, dan wordt er gesproken van een negatieve capacity cushion.

Hoe kan je capaciteit evalueren?

Een handige manier om capaciteitsproblemen te verhelpen is om gebruik te maken van beslissingsbomen. Aan de hand van beslissingsbomen kan je capaciteitsalternatieven evalueren. Een beslissingsboom is een schematisch model, opgebouwd uit stappen. De stappen worden opgebouwd in een volgorde van beslissingen die een bedrijf moet nemen. De potentiële gevolgen van deze beslissingen kunnen geëvalueerd worden. Aan de hand hiervan kan ingeschat worden hoeveel capaciteit er nodig is.

Hoe kunnen capaciteitsplanningen in de diensten- en productie sector met elkaar vergeleken worden?

Het verschil tussen capaciteit planningen bij diensten en producten

Capaciteit planningen in de dienstenindustrie kampen met dezelfde problemen als de capaciteit planningen in de productie industrie, beiden hebben te maken met het inschatten van de juiste capaciteit. Desalniettemin zijn er ook een aantal belangrijke verschillen tussen de capaciteit planningen bij diensten en producten. Capaciteit planningen in de diensten industrie hebben te maken met de volgende zaken:

• Tijd: Diensten kunnen, in tegenstelling tot producten, niet opgeslagen worden. Hierdoor moeten managers tijd zien als aanbod. De capaciteit moet aanwezig zijn op het moment dat de dienst nodig is.
• Locatie: In face-to-face situaties moet de dienst dicht bij de klant geplaatst worden. Bij producten kan de productie ergens anders plaatsvinden en worden de producten naar de klanten vervoerd. Dit kan niet bij diensten. De capaciteit om de dienst te leveren moet eerst gedistribueerd worden naar de klant, ofwel fysiek ofwel via mail of telefonisch.
• Verschil in vraag: Het verschil in vraag is in een diensten systeem veel groter dan in een productie systeem. Dit komt doordat diensten niet opgeslagen kunnen worden, klanten direct interacteren met het productie systeem en ze vaak ook verschillende behoeften hebben waardoor de verwachte dienst kan verschillen.

Het gebruik van capaciteit en de kwaliteit van een dienst

Capaciteit planningen voor diensten moeten rekening houden met de dag-tot-dag relatie tussen het gebruik van een dienst en de kwaliteit hiervan. Het is erg context afhankelijk wanneer er een optimaal gebruik ontstaat, sommige bedrijven hebben meer vrijheid dan anderen. De strategie van een bedrijf is een goede richtlijn voor lange termijn planningen omtrent de capaciteit.

Samenvatting in bulletpoints:

• Capaciteit is de mogelijkheid om iets in bewaring te houden; op te slaan. Vaak wordt het gezien als de hoeveelheid output dat een systeem kan bereiken over een specifieke periode aan tijd. Hierbij kan gedacht worden aan de hoeveelheid klanten die een bedrijf kan bedienen of het aantal auto’s dat binnen een bepaalde tijd geproduceerd kan worden. Bij het beoordelen van de capaciteit moet er zowel naar de input van grondstoffen als naar de output van producten worden gekeken. Het management kijkt ook naar de tijdsdimensies van de capaciteit. Over het algemeen zijn er 3 tijdseenheden bij de planning van capaciteit:

1. Long range: Dit is een tijdseenheid van langer dan één jaar. Dit zijn productieve resources (zoals gebouwen). Hiervoor heb je de medewerking en goedkeuring van het top management voor nodig. Het gaat dus om een planning van langdurige producten.
2. Intermediate range: Dit zijn maandelijkse planningen of planningen per kwartaal. Hierbij kan de capaciteit variëren in zaken als kijken naar het benodigde personeel en materialen.
3. Short range: Deze duren korter dan één maand. Het gaat dan om het dagelijkse of wekelijkse schematische proces en het heeft te maken met het maken van aanpassingen en het elimineren van variantie tussen de geplande en de actuele output.

• Het doel van een strategic capacity planning is om een aanpak te verschaffen om de algemene capaciteit of kapitaal intensieve grondstoffen te bepalen die het beste de lange termijn competitieve strategie van een bedrijf ondersteunen. Het capaciteitslevel dat dan uiteindelijk wordt geselecteerd heeft impact op zaken als de kosten structuur en voorraad wetten.
• Bij het best operating level zorgt het volume aan output voor minimale kosten per item. Een ander belangrijke meting is de capacity utilization rate, welke laat zien hoe dicht een bedrijf zit op diens best operating level.
• Economies of scale gaat over het gegeven dat als een bedrijf groter wordt in volume, de gemiddelde kosten per item dalen. Dit komt deels door de lagere uitvoerende kosten en deels door de lagere kapitaal kosten.
• Capaciteit flexibiliteit betekend de mogelijkheid om snel de productie te verlagen of te verhogen of om de productie capaciteit snel te verplaatsen van het ene product of dienst naar het andere. Een dergelijke flexibiliteit kan bereikt worden door zaken als flexibele processen en werknemers, maar ook door strategieën die de capaciteit van andere organisaties gebruiken. Meer en meer nemen bedrijven het idee van flexibiliteit mee in hun supply chain ontwerp. Ze kunnen zo capaciteit inbouwen in het gehele systeem.
• Een handige manier om capaciteitsproblemen te verhelpen is om gebruik te maken van beslissingsbomen. Aan de hand van beslissingsbomen kan je capaciteitsalternatieven evalueren. Een beslissingsboom is een schematisch model, opgebouwd uit stappen. De stappen worden opgebouwd in een volgorde van beslissingen die een bedrijf moet nemen. De potentiële gevolgen van deze beslissingen kunnen geëvalueerd worden. Aan de hand hiervan kan ingeschat worden hoeveel capaciteit er nodig is.
• Capaciteit planningen voor diensten moeten rekening houden met de dag-tot-dag relatie tussen het gebruik van een dienst en de kwaliteit hiervan. Het is erg context afhankelijk wanneer er een optimaal gebruik ontstaat, sommige bedrijven hebben meer vrijheid dan anderen. De strategie van een bedrijf is een goede richtlijn voor lange termijn planningen omtrent de capaciteit.