Hoe organiseer je een conferentie? Een (lang) verslag over de Race to Cooperation

**Verslag en tips over de Race to Cooperation** Net zoals enkele andere wereldsupporters (Leon, Koen, Niels, Lisette) ben ik betrokken geweest bij de organisatie van de Race to Cooperation. Ik zal proberen de R2C van een ander perspectief te belichten. Hoe gaat het proces van de organisatie van zo’n conferentie? Aan welke kleine dingetjes moet je denken? En wat moet je vooral niet vergeten? **Wat is de Race to Cooperation?** De Race to Cooperation is een tweedaagse conferentie voor middelbare scholieren, georganiseerd door UUMUN. UUMUN is een club van ongeveer zestien studenten van de Universiteit Utrecht (UU) die verenigd zijn door MUNs: Model United Nations. Dat zijn simulaties van de Verenigde Naties. UUMUNs hoofddoel is om deel te nemen aan twee internationale MUN-conferenties: een in het Verenigd Koninkrijk (Cambridge of Oxford) en een aan Harvard (HNMUN). Daarvoor trainen we elke week een of twee keer, want aan de conferenties zitten veel regels en tactiek verbonden. Daarnaast geven we terug aan de maatschappij door het organiseren van lezingen, symposia maar ook door het organiseren van de Race to Cooperation. Door het organiseren van die activiteiten kunnen we een stukje van de door ons opgedane kennis terug geven aan anderen. Als UUMUN zijnde wilden we wat doen voor middelbare scholieren. Door onze eigen ideeën en naar aanleiding van de samenwerking met de Rabobank en Hivos ontstond er een plan. De conferentie vond plaats op 31 maart en 1 april. In dit weekend zouden zo’n 85 scholieren op twee verschillende manieren aan de slag gaan met de Millenniumdoelen – op een ondernemende en op een politieke manier. Vier van de acht doelen zijn uitgekozen, namelijk nummer (1) Honger en Armoede, (2) Onderwijs (7) Duurzaamheid en (8) Mondiale samenwerking. Voor de deelnemende scholieren betekende het dat ze de ene dag met een van de Millenniumdoelen aan de slag gingen en de tweede dag met een ander Millenniumdoel. Op die manier zijn ze intensief ingegaan op twee doelen en hebben ze specifiek over die onderwerpen veel geleerd. **Hoe verzin je iets als de Race to Cooperation?** De Race to Cooperation past goed bij UUMUN. Het gaat over de Millenniumdoelen, over onderwerpen waar de Verenigde Naties bij past, het gaat over coöperaties (dat past bij onze partner de Rabobank – de Rabobank is zelf een coöperatie) en het gaat over vier van de acht Millenniumdoelen (waarvan er twee de voorkeur hadden van Hivos). Het concept van de Race to Cooperation is dus ontstaan door samenwerking met anderen (onze sponsoren) en door het mixen van twee werelden – die van coöperaties (het bedrijfsleven) en de politiek (de simulatie van de tweede dag). Als je zelf een evenement op wil zetten, kun je het beste werken vanuit wat JIJ goed kunt of waar je al veel kennis over hebt. Misschien heb je wel extra affiniteit met één van de Millenniumdoelen. Misschien heb je meer met het bedrijfsleven dan met politiek of andersom. Of ben je met de sportvereniging of vriendengroep al wel eens met een bepaald onderwerp bezig, zoals duurzaamheid, de voedselketen, HIV/Aids voorlichting of educatie. Ook kan de richting van het evenement afhangen van de financiële begunstigers. Misschien hebben zij wel een voorkeur voor een bepaald onderwerp. Je kunt op twee manieren werken met sponsoren. Je kunt beginnen met een idee en daar sponsoren bij zoeken, of je kunt beginnen met sponsoren en de ideeën van je sponsoren invloed laten hebben. Hoe dan ook: als je vanuit je eigen kennis of passie denkt en iets gaat organiseren, werkt dat vaak het beste. Je weet er zelf al wat van en je kunt je kennis dan met enthousiasme overbrengen op anderen! Het gaat er dus om dat je een onderwerp neemt waar jij iets mee hebt. **Inhoud van de Race to Cooperation** Naar aanleiding van onze samenwerking met de Rabobank en Hivos en niet te vergeten onze eigen inbreng is er een invulling van het programma gekomen. **Dag 1** De eerste dag stond volledig in het teken van het opzetten van een coöperatie. Het doel van die coöperatie moest het verwezenlijken van een Millenniumdoel zijn. Omdat de meeste scholieren nog niet bekend waren met het concept ‘coöperatie’, begon de dag met een presentatie van de Rabobank, een van de sponsoren van de Race to Cooperation. Zo konden de scholieren een beeld vormen van een coöperatie en hoe ze die konden linken aan een Millenniumdoel. De deelnemende scholieren waren in groepen opgedeeld. Er stonden vier Millenniumdoelen centraal. De scholieren werden allemaal onderverdeeld onder de vier een soort van poules. Binnen die poules waren 4-5 groepjes scholieren aan de slag gegaan met een idee. **TIP over groepssamenstellingen:** Als je te maken hebt met deelnemers die elkaar niet kennen (in ons geval kwamen ze van verschillende scholen) is het leuk en handig om een goede mix te maken in de groepjes. Zorg ervoor dat je een goede man-vrouw balans hebt, dat je jongere en oudere deelnemers bij elkaar zet en dat er geen vrienden in dezelfde groep zit. Zo krijg je veel verschillende perspectieven in de groep en komen er de beste ideeen uit! In groepjes gingen de scholieren dus aan de slag. Er waren verschillende cases over verschillende Millenniumdoelen. Daarover is meer te lezen op het profiel van Koen Derks bijvoorbeeld. Aan de hand van een casus gingen de leerlingen per Millenniumdoel aan de slag. Ze hadden een dag de tijd om een coöperatie op te richten die zou bijdragen aan de oplossing van het probleem uit de casus en dus ook een bijdrage zou leveren aan het verwezenlijken van het centraal staande Millenniumdoel. Eerst hadden de leerlingen de tijd om zelf aan de slag te gaan met hun ideeën. Na de lunch kwamen er ‘experts’ op bezoek. Dat waren acteurs die een bepaalde rol aannamen, bijvoorbeeld een opdrachtgever, een wetenschapper of de eigenaar van een bedrijf. De leerlingen konden hun ideeën testen op enkele experts, door ook de meningen en inzichten van die experts te horen. Nadat ze met de experts hadden gesproken hadden de scholieren nog even de tijd om een presentatie te maken. Die presentatie, in de vorm van een pitch, moesten ze geven voor een echte vakjury. Dat waren dus geen acteurs, maar bijvoorbeeld een medewerker van de Rabobank, van Hivos of een VN jongerenvertegenwoordiger – mensen met verstand van zaken dus! Zij waren de zogenaamde investeerders: de deelnemers moesten de investeerders overtuigen om te investeren in hun bedrijf, in hun coöperatie. Deze jury moest een deelwinnaar kiezen. Uit elke poule, uit elk Millenniumdoel, kwam dus een winnaar naar voren. De vier deelwinnaars namen het uiteindelijk tegen elkaar op in de grote finale. Ze moesten presenteren op het podium, terwijl alle andere groepjes in de zaal zaten. Ook hier was een vakjury aanwezig, waaronder Hans Eenhoorn, oud-topman van Unilever. Hij is betrokken geweest bij het opstellen van de Millenniumdoelen! **TIP over juryleden / experts:** Hoe vind je juryleden/experts? Allereerst: kijk in je eigen netwerk. Is er nog een oom of tante die bij een interessante organisatie werkt? Kennen je ouders nog een kandidaat? Ga daarna op zoek bij organisaties die relevant zijn, bijvoorbeeld NGO’s of grote bedrijven. Zij zijn vaak bereid om een paar uur van hun tijd te besteden aan initiatieven zoals de Millenniumdoelen, omdat ook zij zich realiseren hoe belangrijk het is! Juryleden, in ieder geval die van ons, hebben het over het algemeen wel erg druk en willen graag ruim van tevoren weten wat er van hen verwacht wordt en wanneer ze ergens aanwezig moeten zijn. Wat dus van belang is, is dat je ruim van tevoren, liefst drie maanden of meer, contact met hen opneemt en afspraken maakt. De juryleden hoeven natuurlijk ook niet de hele dag aanwezig te zijn. Ze moeten er pas zijn als er voor hen een rol weg is gelegd. Anders moet je ze alleen maar de hele dag bezig houden (en daar heb je geen tijd voor op zo’n dag) en dat is voor hen tijdsverspilling. Zorg dat je weet hoelaat je juryleden of andere externen aankomen op de locatie en zorg ervoor dat ze ontvangen worden door een van je teamleden. Bied ze wat te drinken aan en zorg voor een briefing (die je ook vooraf al moet hebben gemaild!). Zo weten de juryleden waar ze aan toe zijn en wat er van ze verwacht wordt! Ook de ‘nazorg’ is belangrijk. Bedank ze uitvoerig voor hun komst, zeker als ze het gratis hebben gedaan op hun vrije zaterdagmiddag. Zorg voor een mooie bos bloemen of een goede fles wijn – en zorg ook dat je hier vooraf budget voor inbegroot tijdens het organiseren van je evenement! **Lunch, diner en avondprogramma** Als je een evenement van een dag of meer organiseert, zorg je natuurlijk niet alleen voor een inhoudelijke uitdaging. Er komt veel meer bij kijken! Je moet er ook voor zorgen dat iedereen genoeg te eten en te drinken heeft en eventueel zorg je ook voor een diner! De Race to Cooperation kon georganiseerd worden binnen de Universiteit Utrecht (University College). Daardoor was er een grote kantine aanwezig en konden we daar via de al bestaande cateraar zorgen voor lunch en een diner! **TIP over lunch en diner:** Zorg ervoor dat je goed inbegroot wat het eten mag kosten – maak daarover goede afspraken met de cateraar en geef op tijd het aantal personen door. Probeer de afspraak een beetje flexibel te houden – er kunnen altijd mensen op het laatste moment afvallen! Maar hoe beter je een overzicht hebt van het aantal aanwezigen, hoe preciezer je lunch en diner in kunt kopen en hoe goedkoper je uit bent! Hou niet alleen rekening met de deelnemers, maar ook met de organisatoren die aanwezig zijn, eventuele juryleden of andere geïnteresseerden! **TIP over het avondprogramma:** Mocht er sprake zijn van een overnachting, is het leuk als er ook een avondprogramma is voor de deelnemers. Het is leuk als er keuze is in het programma. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een film te vertonen en een pubquiz te organiseren. Als er een bar aanwezig is en er alcohol aan te pas komt, is het handig als je weet wie er al mag drinken en wie niet. Zorg er daarom voor dat alle deelnemers een geldig identiteitsbewijs bij zich hebben en een gekleurd bandje om hun pols dragen! **Dag 2** De tweede dag had in plaats van een bedrijfsmatige een politieke kant. Het doel van de tweede dag was om de scholieren ook op internationaal, politiek niveau kennis te laten maken met de Millenniumdoelen en zo de verschillen tussen landen te ontdekken en samen na te denken over oplossingen, vanuit een politiek perspectief. De deelnemers werden omgetoverd in diplomaten en gingen aan de slag binnen een MUN! MUN staat voor Model United Nations. Een MUN is een simulatie van de Verenigde Naties (VN). Overal ter wereld worden MUNs gehouden, op middelbare school-niveau maar ook zeker op universitair niveau. Tijdens de conferenties waar de MUN plaatsvindt, leren de deelnemers meer over (de complexiteit van) de internationale gemeenschap, politiek, presenteren en onderhandelen. Tijdens deze dag kwam de expertise van UUMUN goed naar voren – zoals eerder uitgelegd is het bezoeken van twee internationale MUN-conferenties de kern van UUMUN! **Wat is een MUN?:** Er zijn, net zoals in het echt, verschillende commissies van de VN. Daarbinnen worden bepaalde onderwerpen besproken. Zo is er natuurlijk de Algemene Vergadering en de Veiligheidsraad, maar ook specialistischere commissies zoals Unicef. Tijdens de MUN krijgen alle deelnemers een land toegewezen binnen een bepaalde commissie en gaan zij vergaderen en discussiëren over een bepaald onderwerp. Zij vertegenwoordigen daarbij natuurlijk niet hun eigen standpunten, maar de standpunten van het land dat zij toegewezen hebben gekregen. Tijdens de discussie (waar bepaalde specifieke regels aan vast zitten) gaan de ‘diplomaten’ van de verschillende landen met elkaar in discussie en moeten zij op een diplomatieke manier tot een gezamenlijke oplossing komen. Die oplossing wordt opgeschreven in een resolutie, die uiteindelijk door zoveel mogelijk landen wordt ondertekend. Dat klinkt misschien makkelijk, maar dat is het niet! Landen hebben namelijk vaak verschillende standpunten en kunnen het soms helemaal niet met elkaar eens worden. Zo ontstaan er verschillende kampen die elk vinden dat zij de beste oplossing hebben – en moet er dus flink onderhandeld worden om zo gezamenlijk achter een oplossing te staan! **TIP over voorbereidingen (voor een MUN-sessie):** Als je nog nooit een MUN hebt gedaan, is het handig om eens te oefenen. De trainingen die we vooraf aan de scholieren hebben gegeven bestonden onder andere uit het oefenen van een simulatie (daarover in een andere post meer). MUN is best een ingewikkeld spel. Er zitten een heleboel regeltjes aan verbonden, van het moment dat je mag spreken en verschillende manieren van debatteren tot de manier waarop je oplossingen in een resolutie moet verwoorden. Ter voorbereiding hadden de scholieren dus alvast een training gekregen om te oefenen. Daarnaast wisten zij vooraf al welk land zij zouden vertegenwoordigen, in welke commissie (en dus ook om welk probleem het debat zou gaan). Daarbij kregen zij ook twee informatiepakketten vooraf: een themagids en een studiegids, met daarin alles nog eens uitgelegd. Daardoor konden de deelnemers zich goed voorbereiden en kon het debat snel van start gaan! Na een dag flink debatteren en samen zoeken naar oplossingen werd de dag afgesloten met een prijsuitreiking. De scholieren die hun land het beste hadden vertegenwoordigd en op een constructieve manier hadden samengewerkt en landen bij elkaar hadden gebracht, wonnen een prijs. Het gaat namelijk bij MUNs niet alleen om je eigen belang, maar vooral over het vinden van een gezamenlijk belang! **Afsluiting van de conferentie** Ook de tweede dag werd centraal afgesloten op het hoofdpodium. De winnaars van de MUN-sessie werden bekend gemaakt op het podium. Ook werden de winnende scholen bekend gemaakt. Welke school had in de afgelopen dagen het beste gepresteerd? Er waren verschillende prijzen, voor de beste grote delegatie en de beste kleine delegatie bijvoorbeeld. Er werd ook een filmpje vertoond, een compilatie van beelden van de afgelopen twee dagen. Superleuk om terug te zien! Ook heb ik tijdens de afsluiting van de conferentie de hoofdorganisatoren uitvoerig bedankt. Iedereen kreeg een bedankje en een toespraak! En alle deelnemers, winnaars of geen winnaars hebben een certificaat van deelname gekregen! **Algemene tips omtrent de organisatie van een evenement als de R2C:** **Logistiek** **- Aankomst en ontvangst van de deelnemers.** Om een goede ontvangst van de deelnemers te waarborgen hebben we twee personen neergezet op station Utrecht Centraal die de scholieren de bussen richting de locatie aanwezen. Op de locatie zelf werden de scholieren ook opgevangen en moesten ze zich eerst inschrijven. Daarbij kregen zij een *informatiepakket*, een *goodiebag* en *naamkaartjes*. We verzamelden verschillende gegevens van de scholieren, zoals naam en achternaam (die ze nog hebben gecontroleerd op spelling – belangrijk voor de certificaten later!), geboortedatum (onder andere in verband met het leeftijdsbandje voor tijdens het feest op de eerste avond) en school. Ook schreven de slapers zich meteen in op een van de twee busshifts die er waren om ’s avonds van de locatie naar het hostel te komen. Zo wist iedere deelnemer op tijd waar hij/zij aan toe was! **- De tips over catering staan eerder in dit document genoemd.** **- Busvervoer.** De deelnemers konden blijven slapen in een hostel in Bunnik. De slapers moesten wel een kleine eigen bijdrage betalen om de kosten te kunnen drukken voor UUMUN. Vraag op tijd offertes aan bij verschillende busbedrijven en plan vooraf shifts in. Houd daarbij rekening met de reistijd tussen de locaties en de instap- en uitstaptijd van de scholieren. Het is handig om bij de inschrijving de namen van scholieren te noteren, zoals ik bij de ontvangst van de deelnemers heb omschreven. **- Roosters voor eten.** Omdat wij een grote groep deelnemers hadden hebben we daarmee rekening gehouden tijdens de lunch en het diner. We hebben ervoor gezorgd dat de helft van de groep (van 85 scholieren, exclusief organisatie) een kwartier eerder ging eten, zodat niet zo’n honderd personen tegelijkertijd langs het buffet hoefden. De lunchtijden stonden ook aangegeven in het informatiepakket wat de deelnemers kregen tijdens de ontvangst. **Tijdens de conferentie** Van belang zijn de volgende zaken: **- Ontvangen van de juryleden en experts/andere externen** staat hierboven al beschreven. **- Maken van inschrijflijsten.** Voorafgaand aan de conferentie heb je al heel wat gegevens van de deelnemers verzameld. Die check je tijdens de ontvangst. Daartoe is het handig als er voldoende inschrijflijsten aanwezig zijn en de gegevens die je als organisatie al hebt al ingevuld zijn, zodat de scholieren hun gegevens alleen nog maar hoeven te controleren! **- Maken van certificaten.** Hoewel niet iedereen een prijs kan winnen, is het wel leuk als alle deelnemers een aandenken hebben aan de conferentie (dat tevens geldt als bewijs van deelname). Je kunt proberen dit te laten sponsoren! Mocht dat niet lukken, maak dan je eigen ontwerp (waarop je de namen van de deelnemers eventueel later met de hand in kunt vullen, omdat je anders voor iedere deelnemer een apart certificaat moet maken) en koop een pak stevig papier, eventueel met een printje (een wit A4’tje is ook zo saai). Zorg ervoor dat je naar aanleiding van de gecontroleerde inschrijflijsten (die zijn dus gecontroleerd op spelling van de namen van de deelnemers en de scholen waar ze vandaan komen) de certificaten mooi invult. Gebruik bijvoorbeeld het logo van de conferentie, het Millenniumdoel, de naam en school van de deelnemer en een handtekening van de voorzitter van de organisatie van het evenement. **- Het doen van een enquête.** Als je een evenement door wil zetten en succesvol wil maken, is het handig om aan het einde van de conferentie een enquête te houden onder de deelnemers. Tijdens de conferentie hebben we nog een enquête opgesteld. Daarin hebben we vragen gesteld over wat de deelnemers vonden van alle verschillende onderdelen van de conferentie, wat ze vonden van de voorbereidingen (en trainingen) en wat voor impact het weekend heeft gehad op henzelf. Dat is erg handig om mee te nemen naar volgend jaar! Zorg ervoor dat de deelnemers dit niet in de laatste vijf minuten invullen, want dan kijkt niemand er meer serieus naar. Zorg ervoor dat je het invullen van de enquête een onderdeel maakt van het programma zodat er duidelijk tijd voor is gereserveerd! **- Bedankjes.** Zorg voor bedankjes voor de mensen die extra tijd in de conferentie hebben gestoken! Niet alleen voor de juryleden, sponsoren of andere externen, maar ook voor het kernteam achter de organisatie van het evenement. Let erop dat je vaak deals kunt maken met een wijnhandel – voordelig inkopen of zelfs gratis krijgen! Als je maar een goed verhaal hebt en hen er wat voor teruggeeft, bijvoorbeeld dat je aan een fles wijn duidelijk een kaartje bevestigt met waar de fles vandaan komt! **- Nazorg.** Stuur de externe aanwezigen nog een bedankmail binnen een week na afloop van het evenement. En zorg voor een Facebookgroep voor de deelnemer, zodat zij met elkaar in contact kunnen blijven na afloop van je evenement! Natuurlijk evalueer je ook intern nog over de conferentie en schrijf je een draaiboek voor de volgende keer! **Organisatie** Een evenement als de Race to Cooperation organiseer je niet in je eentje en ook niet in één dag tijd. Het contact leggen met scholen, werven van scholieren en het uitdenken en uitwerken van het concept van de R2C heeft ruim zeven maanden geduurd. Verschillende teams hebben meegewerkt aan de organisatie. Wat wij hebben gedaan is de organisatie opgedeeld in een aantal teams, en daarnaast een hoofdverantwoordelijke aangewezen. Zo was er een team dat zorg droeg voor de inhoud van Dag 1, een ander team vulde Dag 2 inhoudelijk in. Er was een hoofd Logistiek (die zich bezig hield met catering, vervoer, hostel etc) en er was een team aanwezig tijdens de conferentie om de boel ook achter de schermen draaiende te houden. Maak voor de organisatoren of intern betrokkenen een duidelijk draaiboek en zorg voor een briefing één of twee dagen voor het begin van de conferentie! Zo weet iedereen wat zijn of haar precieze taak is en weet je zeker dat alles geregeld wordt! **Scholenlijst** Onderstaande scholen namen deel aan de Race to Cooperation. In totaal namen zo’n 85 leerlingen twee dagen lang deel aan de conferentie en hebben zij op twee verschillende maar intensieve manieren kennis gemaakt met de Millenniumdoelen en verschillende vaardigheden geoefend, zoals presenteren, samenwerken en onderhandelen. Deelnemende scholen: De Goudse Waarden Minkema College Johan van Oldenbarneveldt Pallas Athene College Werkplaats Gregorius College Leo Vroman Dokkinga College Utrechts Stedelijk Gymnasium Raayland College Binnen UUMUN is besloten door te gaan het met organiseren van de Race to Cooperation. Ik denk dat het ook volgend jaar weer een groot succes wordt! Scholen willen massaal meedoen volgend jaar, ook scholen die we hebben benaderd maar helaas niet mee konden doen. Een persbericht over de Race to Cooperation is hier te vinden: httppublic://blog/race_to_cooperation_groep_0.jpgwww.deweekkrant.nl/artikel/2012/maart/13/minkema_race_to_cooperation