Organizational Theory, Design, and Change - Jones - Korte samenvatting bij hoofdstuk 4 en 9

Hoofdstuk 4: Wat maakt het zo lastig om een goede organisatie te ontwerpen?

• Differentiatie is het proces waarbij een organisatie bepaalt wie wat gaat doen, welke verantwoordelijkheden hij/zij draagt en over welke hulpbronnen hij/zij daarbij kan beschikken (division of labour). Differentiatie van een organisatie naar organisatierollen zorgt er voor dat het duidelijk is wie wat moet doen en wie waar verantwoordelijk voor is, er ontstaat dus controle.

• Een verzameling van mensen met ongeveer dezelfde organisatierol, noemen we een functie. Een divisie is een verzameling van functies die samen verantwoordelijk zijn voor het produceren van een product of dienst. Er zijn vijf verschillende soorten functies: supportfuncties, productiefuncties, onderhoudsfuncties, aanpassingsfuncties en management functies.

• De hiërarchie van een organisatie wordt bepaald door de differentiatie. Verticale differentiatie is de verdeling van macht en autoriteit. Horizontale differentiatie is de wijze waarop organisatierollen verdeeld zijn over de verschillende afdelingen aan de hand van hun taken.

• Een nadelig gevolg van horizontale differentiatie is dat medewerkers zich meer op hun afdeling dan op de gehele organisatie gaan richten. Dit wordt ‘subunit orientation’ genoemd. Integratiemechanismen: gezagshiërarchie, direct contact, toekennen coördinerende taak (liaison role), taskforce en integratierollen of –afdelingen.

• Als veel van de macht en verantwoordelijkheid bij de managers hoog in de organisatie ligt, is er sprake van een hoge mate van centralisatie. Het voordeel van centralisatie is dat het er voor zorgt dat de hele organisatie hierdoor meer gericht is op het behalen van de organisatiedoelen. Het nadeel is echter dat de organisatie traag wordt en slecht reageert op verandering in de omgeving. Decentralisatie zorgt ervoor dat een organisatie wel snel kan reageren op de veranderende omgeving maar heeft als nadeel dat het lastiger wordt om de acties van de hele organisatie te coördineren.

• Organisaties waar men veel werkt aan de modellen, regels en procedures, kennen een hoge mate van standaardisatie. Het tegenovergestelde van standaardisatie is onderlinge afstemming.

• Formalisatie is te omschrijven als het gebruik maken van geschreven regels en procedures om taken of handelingen te standaardiseren.

• Socialisatie is het proces waarbij mensen de normen van een groep leren en ze internaliseren. Internaliseren is het proces waarbij mensen normen van bijvoorbeeld een groep als hun eigen normen gaan beschouwen.

• Kenmerken mechanistische structuur: gecentraliseerd, verticale informatiestroom, duidelijke taakverdeling, standaardisatie, formalisatie, hiërarchie, langzaam en weinig flexibel, werkt optimaal in stabiele zekere omgeving.

• Kenmerken organische structuur: gedecentraliseerd, , horizontale informatiestroom, minder duidelijke taakverdeling, integratie, onderlinge afstemming, reageert snel, flexibel, werkt optimaal in een onzekere omgeving die snel veranderd.

• De contingentietheorie stelt dat er voor elke organisatie een eigen specifiek organisatieontwerp gemaakt moet worden dat aansluit bij de omgeving, de gebruikte technologie, de mensen in de organisatie.

Hoofdstuk 9: Organisatie ontwerp, competenties en technologie

• Technologie is de combinatie van kennis, vaardigheden, technieken, materialen, machines, computers, hulpmiddelen en andere gereedschappen die mensen gebruiken om grondstoffen om te zetten in waardevolle goederen en diensten. In een organisatie bestaat technologie op drie niveaus: individueel, functioneel en organisatieniveau.

• Een organisatie die de ‘external resource approach’ hanteert, gebruikt technologie om de omgang met de externe belanghebbenden te verbeteren. De ‘internal systems approach’ wordt door organisaties gebruikt om de interne processen te verbeteren. Terwijl de ‘technical approach’ wordt gebruikt om kosten te besparen, de efficiëntie te verbeteren en de kwaliteit en betrouwbaarheid van producten te verbeteren.

• Volgens Joan Woodward kan organisatietechnologie ingedeeld worden naar complexiteit. Technologie is zeer complex als het volledig geautomatiseerd kan worden en van te voren geprogrammeerd kan worden. Er is sprake van geringe technologische complexiteit als het werk voornamelijk gedaan wordt door mensen en afhankelijk is van hun kennis en vaardigheden.

• Volgens Woodward bestaan er tien niveaus van technische complexiteit waaraan zij drie typen technologie heeft gekoppeld: small-batch and unit technology, large-batch and mass production technology, continuous process technology.

• De technologie die een organisatie gebruikt heeft invloed op de structuur van de organisatie. Bij een small-batch and unit technology en bij continuous process technology is een organische structuur het meest gepast. Bij large-batch and mass production technology een mechanistische structuur.

• Volgens Charles Perrow wordt de complexiteit van technologie veroorzaakt door de complexiteit van de taak die er mee wordt uitgevoerd. Deze complexiteit is te verklaren door middel van twee variabelen; taakvariabiliteit en taakanalyseerbaarheid. Perrow is tot vier soorten technologie gekomen: routine manufacturing, craftswork, engineering production, non-routine research.

• James D. Thompson heeft een technologiemodel ontwikkeld op basis van taak interdependentie, Thompson kent drie typen technologie: mediating, long-linked en intensive.

• ‘Dedicated machines’ zijn apparaten die slechts één functie vervullen. ‘Fixed workers’ zijn medewerkers die gestandaardiseerd werken uitvoeren. De traditionele manier van massaproductie waarbij hele productielijnen worden opgezet om één of enkele producten te maken, wordt ook wel ‘fixed automation’ genoemd.

• Innovaties op het gebied van materiaal technologie of kennis technologie noemen we samen geavanceerde productietechnologie. Door middel van geavanceerde productietechnologieën proberen organisaties de stroom van hulpbronnen tijdens de input, conversie en output fase te optimaliseren. Dat gebeurt met behulp van een drietal technieken: computer aided design, computer aided materials management, just-in-time inventaris systeem.

• Flexible manufacturing technologie maakt gebruik van computer integrated manufacturing om tegen lage kosten veel verschillende producten op één machine te kunnen maken.