Oefeningen bij de 7 eigenschappen van succesvol leiderschap (Covey)

Er zijn van die boeken die je regelmatig weer eens leest en met nieuwe (levens)ervaring telkens weer tot inzichten en inspiratie leiden. Een van die boeken is, niet alleen voor mij, maar voor veel mensen, de '7 habits of highly succesful people' geschreven door Stephen Covey. Mochten je het boek nog niet eerder gelezen hebben, dan raad ik je zeker aan die erbij te pakken of anders de samenvatting (via onderstaande link, op joho.org) te lezen. Hoewel de inzichten relevant zijn, zit het ook vaak in het in de praktijk brengen ervan die ervoor zorgen dat je ook daadwerkelijk veranderingen aanbrengt en jezelf verder ontwikkeld. Onderstaand vind je dan ook vooral een heel kort overzicht van de inzichten per 'eigenschap' en wat uitgebreider de tips hoe hier in je dagelijks leven mee aan de slag te gaan.

De zeven eigenschappen kun je zien als een blauwprint voor persoonlijke en interpersoonlijke groei, verdeeld in drie fases.
- De eerste fase is afhankelijkheid, het paradigma voor jij: jij bent verantwoordelijk voor mijn geluk.
- De tweede fase is onafhankelijkheid, het paradigma voor ik: ik ben verantwoordelijk voor mijn geluk.
- De derde fase is wederzijdse afhankelijkheid, het paradigma voor wij: om geluk te bereiken heb ik zowel mezelf als een ander nodig. Deze derde fase wordt gekenmerkt door het inzicht dat alles met elkaar samenhangt. Mensen die zich dit realiseren bundelen hun krachten en komen zo verder dan ze alleen zouden zijn gekomen.
Covey beschrijft hoe persoonlijke ontwikkeling de laatste decennia met name gericht is op het leren van 'trucjes' om je beter voor te doen dan je bent. Het gaat hem echter meer over de ontwikkeling van het karakter. Hierbij bouwt hij ook voort op de inzichten van Victor Frankl (nog zo'n boek om elke paar jaar te (her)lezen: 'In search for meaning' van Auswitz survivor Victor Frankl): zelfbewustzijn, moreel kompas, ons voorstellingsvermogen en onze eigen wil bieden oneindige mogelijkheden en een grote keuzevrijheid.

Fase I

Eigenschap 1: proactiviteit

Het basisprincipe van de menselijke natuur is om proactief te zijn. Dit gaat veel verder dan enkel initiatief nemen. Proactiviteit neer op het inzicht dat je compleet verantwoordelijk bent voor je eigen leven.
Proactieve mensen weten waar ze hun energie wel maar ook niet op moeten richten. Door goed prioriteiten te stellen zal de cirkel van betrokkenheid zal altijd groter zijn dan de invloed.

Oefening:

Probeer eens een maand lang het principe van proactiviteit te beoefenen door uitsluitend te werken op vlakken waar je ook daadwerkelijk invloed op hebt. Zorg dat je je aan je afspraken houdt en focus op de oplossing en kijk naar wat jij kan bijdragen aan de oplossing. Te realiseren en te ervaren dat je zelf verantwoordelijk bent, is de basis van effectiviteit.

Let een hele dag op typisch reactief taalgebruik bij anderen en bij jezelf. ('Zo is het nu eenmaal.' 'Het gaat toch niet veranderen.' etc)
Haal een toekomstige situatie waarin je waarschijnlijk reactief zult zijn voor de geest. Visualiseer een proactieve houding in deze situatie: wat zou je doen?, hoe voelt dat?, hoe reageert de omgeving daarop?, wat doet dat met jou?, wat heb je nodig om zo te handelen?
Reflecteer aan het eind van de dag op de gebeurtenissen en haal een situatie waarin je reactief handelde voor de geest. Beeld je in hoe je - als je een volgende keer in een vergelijkbare situatie terecht komt - proactief kunt handelen.
Reflecteer na die maand op je invloed op situaties of je idee van invloed op problemen.

Eigenschap 2: begin met het einde in gedachte

Vrijwel alles wordt twee keer gecreëerd, eerst in je hoofd of op papier, en daarna de feitelijke uitvoering. Beginnen met het einde voor ogen zorgt ervoor dat je verantwoordelijkheid neemt voor zowel de eerste als de tweede schepping. Leiderschap is de eerste schepping; management de tweede.
Het schrijven van een persoonlijke missie is een effectieve manier om hiermee starten. In een persoonlijke missie schrijf je op wat je wilt zijn, wat je wilt doen en welke waarden en principes hierbij horen. Een persoonlijke missie kan je helpen om deze vaste kern te ontdekken en te formuleren. Om te veranderen moet je een vaste kern hebben. Weten wat je bestemming is, geeft je een kompas voor elke dag.
In het centrum van je persoonlijke missie liggen zekerheid, sturing, wijsheid en kracht. Je zekerheid beschrijft je identiteit, je waardigheid en je fundamentele persoonlijke kracht. Sturing is het aangrijpingspunt van je keuzes. Wijsheid geeft evenwicht en perspectief en impliceert beoordelingsvermogen, begrip en het vermogen om te onderscheiden. Kracht is de capaciteit om iets te realiseren. Deze vier eigenschappen zijn wederzijds afhankelijk. Ze zijn tevens het fundament voor elke andere dimensie van het leven.
Serieus zelfonderzoek is noodzakelijk om je basisvisie in overeenstemming te brengen met je principes. De zin van ons leven, kunnen we zelf scheppen. Een persoonlijke missie is een stap in deze richting. Proactiviteit is hierbij van essentieel belang want je zult verantwoordelijkheid moeten nemen voor het schrijven van je eerste schepping. Het maken van een persoonlijke missie is een proces waarbij er na vele versies uiteindelijk een definitieve versie gemaakt kan worden, waarbij het eindproduct een compleet beeld geeft wat je hoogste waarden en idealen zijn. Deze vormen de maatstaf voor alle te nemen beslissingen.
Voor de eerste schepping gebruik je de kracht van visualisatie en verbinding om zo een nieuwe visie te creëren. Ook als er veel verandert, in een crisis, zoals ook in tijden van de COVID-19 uitbraak, wordt je gedwongen tot het innemen van een breder perspectief. Na de visualisatie van je creatie, is het van belang om het op te schrijven. Schrijven legt namelijk de link van je brein naar de realiteit en het dwingt je om dingen helder en concreet te formuleren. Bovendien zorgt het ervoor dat het beter beklijft.

Oefening: wat vormt jouw centrum? Je werk, je gezin, je relatie, geld, 'ik', plezier, bezittingen, vriendschap (of vijandschap), geloof. Hoe herken je dit in je dagelijks leven? Wat levert het je op? Wat kost het je?

Tips bij het maken van een persoonlijke missie:

Maak geregeld tijd voor het schrijven van je persoonlijke missie en leg een verzameling aan van opmerkingen en ideeën voor je persoonlijke missie
Pas het principe van 'de eerste schepping' toe op iets dat je binnenkort wilt realiseren.
Het schrijven van een eigen missie helpt om focus aan te brengen en 'Nee' te zeggen tegen projecten of functies die je afhouden van je doelen.
Het delen van je missiestatement zorgt ervoor dat anderen (vrienden, collega's, leidinggevenden) kunnen helpen bij het maken van de juiste keuzes, of in ieder geval een seintje kunnen geven wanneer ze denken dat je off track gaat.
Het beantwoorden van de volgende vragen kan je helpen bij het schrijven van je missie
- Wat is succes voor mij?
- Wat wil ik bereiken? En hoe zou ik dat willen bereiken?
- Wat zijn mijn waarden?
- Wat voeg ik toe?

Tip: Indien je met mensen samenleeft of samenwerkt: schrijf een gezamenlijke missie voor je gezin of je werk.

Eigenschap 3: prioriteiten stellen

Dingen doen waar je absoluut geen zin in hebt tóch doen, maakt het verschil tussen effectieve en ineffectieve mensen. Effectieve mensen maken hun afkeer van de taak ondergeschikt aan het langetermijndoel dat ze met eigenschap 2 (begin met het eind in gedachte) hebben gecreëerd.
Je bent vast het kwadrant met de lijnen 'belangrijk-niet belangrijk' en 'urgent-niet urgent' al een keer tegengekomen. Hierin vind je de onderverdeling in: urgent+belangrijk (I), niet urgent+belangrijk (II), urgent + niet belangrijk (III), niet urgent-niet belangrijk (IV). Je kunt geen tijd vrij maken uit kwadrant I, maar wel uit kwadrant III en IV en inzetten voor de 'niet urgente, wel belangrijke' zaken.
Kwadrant II-management is erop gericht om een evenwicht vindt tussen wat belangrijk is en wat dringend is. Er zijn zes belangrijke criteria.
- Er is samenhang met je missie: er onstaat een verbinding tussen je visie, missie, doelen, prioriteiten, rollen en discipline.
- Er is balans tussen alle facetten van het leven
- Door een weekplanning (en geen dagplanning) te maken zorg je dat je tijd vrij maakt voor activiteiten in kwadrant II (niet urgent, wel belangrijk).
- Er is aandacht voor de menselijke waarde, je stapt van je planning af om tijd te maken voor belangrijke relaties.
- De planning is er voor jou is en niet omgekeerd.
- Je kunt je planning altijd raadplegen

Oefeningen: Hoe verdeel je je tijd over de kwadranten?

Ga gedurende drie dagen in welke kwadranten je jouw tijd besteed door je tijd op te delen in kwartieren. Reflecteer hierop en bepaal of er verandering gewenst of noodzakelijk is.

Oefening: een week leven op basis van Kwadrant II:

Het werkt goed om een week lang te proberen volgens kwadrant II te leven en dit is hoe je dat doet.
1. Identitificeer je rollen
2. Kies de doelen voor de komende week binnen elke rol, en zorg ervoor dat er een aantal binnen kwadrant II vallen (en dus bijdragen aan je persoonlijke missie).
3. Maak een weekschema met de doelen voor die week. Je zal waarschijnlijk ook direct de bestaande afspraken checken aan de hand van je doelen en daardoor mogelijk aanpassingen maken in geplande activiteiten en afspraken.
4. Blijf op dagelijkse basis flexibel met je planning zodat je kunt inspelen op onverwachte situaties.
5. Maak de balans op na een week en schrijf op in hoeverre je doelstellingen uit zijn gekomen en je waarden gewaarborgd zijn.

Fase II

Vertrouwen in een relatie is als een emotionele bankrekening waarvan je altijd moet zorgen dat het saldo positief is door oprechte ‘stortingen’ te doen. Het gaat hierbij om de lange adem.

de ander begrijpen (heeft de ander ook behoefte aan de storting)
let op de details (een klein gebaar kan veel betekenen)
houd je aan je woord ('vertrouwen komt te voet en gaat te paard')
verwachtingsmanagement (zorg dat je van elkaar de verwachtingen helder hebt)
toon integriteit (behandel de ander, zoals jijzelf ook behandeld wilt worden)
verontschuldig je bij het maken van een fout

Eigenschap 4: denk in 'win-win' oplossingen

Er zijn in samenwerkingen meerdere insteken mogelijk, bijvoorbeeld de 'win-lose', 'lose-win', 'lose-lose' en de 'win'.
De 'win-win-or no deal' is een streven naar win-win maar als dit niet lukt, kies je ervoor om niet verder te gaan (met de onderhandeling/de relatie). Vanuit dit perspectief is het niet sluiten van een deal beter dan een deal waarbij er een verliezer is. Een deal met verliezer heeft namelijk negatieve gevolgen op de lange termijn. Ook het (emotioneel) afronden van de onderhandeling en het zoeken naar een heel ander alternatief kan veel ruimte en vrijheid in het onderhandelingsproces brengen.
Voor win-windenken is het hebben van een eigen kern van principes noodzakelijk, zeker als je te maken krijgt met mensen die denken in 'win-lose' of 'lose-win'. Je hebt visie, durf, zekerheid, sturing, kracht, initiatief en wijsheid nodig om de 'win-win-or no deal' op tafel te houden.

Tips om win-windenken te bevorderen:

Zoek zelf naar evenwicht tussen moed en consideratie in een onderhandelingspositie.
Onderzoek je belemmeringen om te geloven in een 'win-win' optie. Visualiseer (en schrijf op) wat je aan deze belemmeringen kunt doen.
Bedenk hoe het saldo van de emotionele bankrekening eruit ziet bij een aantal belangrijke relaties. Welke stortingen kun je doen om dit te verhogen?
Reflecteer op de samenwerkingen die je recent bent aangegeven. Welk van de insteken kies jij meestal? Wat levert het je op? Hoe zou je het een volgende keer aanpakken?

5. De ander begrijpen

Je kent het vast wel. Je steekt een verhaal af, en meteen komen er goedbedoelde adviezen of oordelen. Het is een bekend fenomeen dat mensen hun eigen levensverhaal projecteren op het verhaal van de ander, autobiografisch luisteren. Mensen die heel bewust bezig zijn met gesprekstechnieken kunnen de neiging hebben om vooral technisch te luisteren, gericht op technieken, zoals parafraseren, zonder echt te letten op de inhoud. Dit voelt vaak onecht, en werkt een vertrouwensband niet ten goede.
Empathisch luisteren is luisteren met als doel om de ander te begrijpen.
Onderstaand vind je een aantal tips om je empatische luistervaardigheid verder te ontwikkelen.
- In de eerste stap luister je en zeg je na wat de ander zegt. Je oordeelt, onderzoekt, adviseert of interpreteert niet.
- De tweede stap is het herformuleren van de inhoud. Het effect van samenvatten van wat gezegd is, is groter dan van het herhalen, omdat de spreker hoort van wat hij zegt maar dan in andere bewoordingen. Dit geeft bij de spreker het gevoel gehoort en begrepen te zijn.
- In de derde stap maak je verbinding met je gevoel. Je vat het gevoel achter datgene wat je gesprekspartner heeft gezegd samen.
- De vierde stap is een combinatie van de tweede en de derde stap, waarbij je zowel de inhoud als het gevoel samenvat. Dit geeft de ander de kans om eigen gedachten en gevoelens beter te begrijpen. Deze stap kan ook weer leiden tot een betere zelfanalyse van de gesprekspartner en het formuleren van eigen oplossingen. (Deze gesprekstechnieken zijn de basis voor veel coachingsgesprekken, waarbij de kern ook ligt bij het faciliteren van vinden/uitspreken van eigen inzichten en oplossingen).

Tips om empatisch luisteren te oefenen en ontwikkelen

Kies een situatie uit waarbij er sprake is van een negatieve emotionele bankrekening. Schrijf voor jezelf eerst op hoe je denkt dat de ander de situatie ziet. Ga vervolgens het gesprek met diegene aan en luister vervolgens empathisch naar diens verhaal. Vergelijk dit achteraf met wat je hebt opgeschreven. Wat valt je op? Welke storting kun je maken?
Kies een relatie uit waarin je empatischer in wilt communiceren. Laat het diegene ook weten, en vraag na een week hoe diegene dit heeft ervaren. Is het gelukt? Wat was het effect op de ander? Wat is het effect op jullie relatie?
Leer jezelf aan om bewust te worden van nonverbale communicatie. Kijk bijvoorbeeld eens naar de emoties in een gesprek dat je niet kunt verstaan (bijvoorbeeld in de trein als je zelf muziek aan het luisteren bent).
Neem je voor om een dag te onderzoeken wanneer je zelf een autobiografische luisterstijl gebruikt. Indien je je in het gesprek hiervan bewust wordt, kun je dit direct aanpassen. Realiseer je je dit achteraf, maak dan een storting door je te verontschuldigen.
Probeer om iets met empathie over te brengen door eerst het standpunt van de ander beter te formuleren dan hijzelf kan en vervolgens probeer je begrepen te worden vanuit het referentiekader van de ander.

Eigenschap 6: Synergie

Eigenschappen 1 t/m 5 komen samen in de zesde eigenschap: synergie. Synergetisch samenwerken leidt tot bijna grenzelose creativiteit waarbij er volledig nieuwe mogelijkheden ontdekt worden: het geheel is meer dan de som der delen.
Het onderdeel met de meeste (onontdekte) kracht is de relatie tussen de verschillende delen. Remmende krachten worden opgelost en stuwende krachten worden vergroot.

Tips om synergie te implementeren in je leven:

Neem een - voor jou vervelende/irritante - relatie voor de geest. Wat zou je kunnen doen aan jezelf, aan je eigen perspectief, om deze relatie te transformeren tot een synergetische.
Is er een situatie waarin je meer synergie zou willen ervaren? Wat heb je nodig om dat te realiseren? Wat is de eerste stap die je zou kunnen zetten?
Kijk bij een meningsverschil eens of het lukt om e motivatie van de ander inzichtelijk te krijgen. Lukt het om een creatieve win-win oplossing te formuleren?

Eigenschap 7 Verbetering en onderhoud

Hoe herkenbaar! De neiging om niet te werken aan een structurele oplossingen, maar 'domweg' blijven 'doorhakken met een botte bijl'.
Eigenschap zeven is het tijd maken voor verbeteren en onderhouden van de eerste zes eigenschappen.
Er zijn vier dimensies van vernieuwing: lichamelijk, sociaal-emotioneel, spiritueel en geestlijk. Om je persoonlijke missie te bereiken zul je je op deze vier dimensies richten en ze steeds trachten te verbeteren en onderhouden.

Oefening om te werken aan continue verbetering en onderhoud van je persoonlijk leiderchap