Hoofdstuk 11 - Hoe is de organisatie en verslaglegging van HGD?

Wat wordt er in dit hoofdstuk besproken?

Dit hoofdstuk gaat over de organisatie (wie doet wat en wanneer?) en de verslaglegging van HGD (hoe geef je het schriftelijk weer?). Er is onderscheid te maken tussen een mono- en multidisciplinaire werkwijze. 

Wanneer kies je voor mono en wanneer voor multi?

In een multidisciplinaire aanpak werkt de schoolpsycholoog/orthopedagoog samen met andere disciplines. Hoe beter de professionals op elkaar zijn afgestemd in handelingsgericht en oplossingsgericht werken, hoe succesvoller de werkwijze. Voor een multidisciplinaire werkwijze is een interdisciplinaire aanpak vereist: teamleden formuleren een gezamenlijk doel, ze spreken een gemeenschappelijke taal die voor alle betrokkenen toegankelijk, begrijpelijk en betekenisvol is. De verschillende professionals respecteren elkaars vakkundigheid, zijn geïnteresseerd in elkaar en zullen tegelijkertijd kritisch blijven kijken naar elkaar. 

Wat is de rol van de voorzitter?

De voorzitter structureert een vergadering en zorgt dat de besluitvorming doelgericht, transparant, systematisch en efficiënt verloopt. De voorzitter geeft iedereen het woord en bewaakt de tijd. Wanneer elk gesprekslid bekend is met de richtlijnen van HGD zal het gesprek soepel verlopen. Er zijn checklists die de organisatie van het overleg ondersteunen. Voor de verslaggeving is het belangrijk dat de essentie van het teamoverleg compleet maar bondig wordt genotuleerd.

Dit hoofdstuk bespreekt zowel de mono- als multidisciplinaire werkwijze. 

Monodisciplinair werken: hoe organiseer je HGD?

Bij de aanmelding hebben de school en ouders een intakevragenlijst ingevuld, waar de leerling betrokken bij is geweest. Samen met belangrijke bijlagen, zoals klassenplannen en verslagen van leerlingbesprekingen, ontvang je deze informatie die je zal gebruiken bij het voorbereiden van het intakegesprek. Het intakegesprek probeer je gezamenlijk in te plannen, maar als dit niet lukt voer je aparte intakegesprekken. Het doel is wel om zo snel mogelijk een gezamenlijk gesprek te voeren, zodat iedereen op één lijn zit. In de intakefase zal je gericht vragen naar de aanleiding en bespreek je mogelijke strategieën en onderzoeksvragen. 

Is onderzoek nodig om de vraagstellingen te beantwoorden?

Zo ja, bespreek de onderzoeksvragen met betrokkenen en vraag om hun akkoord. Probeer in de onderzoeksfase activiteiten te combineren. Bereid je ook alvast voor op de adviesfase door een voorlopig integratief beeld te vormen, formuleer doelen en mogelijke aanbevelingen.

Zo nee, dan wordt de onderzoeksfase overgeslagen (verkort traject). Vat de informatie uit de intakefase en strategiefase samen in een integratief beeld. Formuleer doelen en aanbevelingen voor de leerling, onderwijsleer- en opvoedingssituatie. Ga meteen door naar de adviesfase waar je de doelen en aanbevelingen bespreekt en hierin een keuze maakt. Ga na of dit mogelijk is in één gesprek of er nog vervolggesprekken nodig zijn. 

Wat zijn de beroepsethische aspecten?

Denk aan het delen van informatie met derden, zoals bij leerlingen jonger dan 12 jaar moeten de uitkomsten eerst met de ouders gedeeld worden en anders eerst met de leerling als die ouder is dan 16 jaar. Kwesties over school kunnen het beste eerst met de school besproken worden en kwesties over de opvoeding met de ouders. Pas na toestemming mag de informatie uitgewisseld worden naar andere betrokkenen. 

Interdisciplinair samenwerken: hoe is dat te organiseren?

In een interdisciplinaire werkwijze is er een mogelijkheid om de intake-, onderzoeks- en adviesfase met de leerling, school en ouders samen te werken en de strategie- en integratie/aanbevelingsfase met het team samen te werken. Om de samenhang tussen de fases te behouden en de deskundigen optimaal benut worden, zijn er vijf stappen opgesteld voor een optimale organisatie:

1. Een teamlid voert één of meer intakegesprekken. Afhankelijk van de reden van aanmelding en de vragen van de leerling, school of ouders wordt het meest gepaste teamlid aangewezen in deze situatie. De intaker vat de intakegegevens samen in een intakeformat en stuurt deze naar de deelnemers in de strategiebespreking, zodat zij deze kunnen bestuderen. 
2. Een interdisciplinaire strategiebespreking. De voorzitter noemt de doelen van het overleg, bespreekt welke vragen beantwoord moeten worden en welke beslissingen genomen moeten worden. De verschillende professionals wisselen de uitkomsten van hun strategiefase uit: wat weten ze al (clusters), wat moeten ze nog weten (hun onderzoeksvragen) en waarom (als...dan). Dan wordt besloten of er verder onderzoek nodig is. Als er geen extra onderzoek nodig is, gaat de voorzitter direct door naar de integratie/aanbevelingsfase. Als er nog wel extra onderzoek nodig is, worden er onderzoeksvragen geformuleerd en verdeeld onder de één of meer gepaste disciplines.
3. Eén of meer disciplines verrichten eventueel onderzoek. Afhankelijk van de inhoud van de onderzoeksvragen doorlopen één of meer disciplines de onderzoeksfase. Degene die onderzoek hebben verricht, mailen een beknopt vraag-antwoord-verslag naar de andere disciplines. Zij lezen dit verslag en verrichten monodisciplinair werk om zich voor te bereiden op de integratie/aanbevelingsfase.
4. Een interdisciplinaire integratie/aanbevelingsbespreking. Elke discipline die onderzoek heeft verricht benoemt kort zijn onderzoeksvraag en het antwoord, waarop anderen vragen kunnen stellen. De voorzitter vat de bevindingen samen tot een integratief beeld, waaruit de doelen en aanbevelingen gezamenlijk geformuleerd worden. De voorzitter verwerkt de informatie tot één of meer aanbevelingen waar het gehele team achter staat en ordent het van meest wenselijk tot minimaal noodzakelijk.
5. Een teamlid voert één of meer adviesgesprekken. Dit teamlid geeft de leerling, school en ouders antwoord op hun vragen. Bij voorkeur is dit hetzelfde teamlid als bij het intakegesprek. 

In principe voert één en dezelfde discipline het intake- en adviesgesprek. De strategie- en integratie/aanbevelingsfase vinden in het team plaats. De onderzoeksfase kan zowel monodisciplinair als multidisciplinair plaatsvinden. Het interdisciplinair team krijgt een meerwaarde, omdat vanuit verschillende perspectieven zowel alternatieve diagnosen als alternatieve aanbevelingen overwogen worden. Alle disciplines zijn alert op de privacy van de leerling, leraar en ouders.

Hoeveel tijd kost HGD?

De duur van HGD is afhankelijk van de ernst van de situatie, de aard van de vraagstellingen en verschillende betrokkenen. Elke situatie is anders en wordt op maat behandeld, waardoor niet te zeggen is hoeveel uur HGD vergt. De hoeveelheid tijd is ook afhankelijk van de werkwijze van de school, het samenwerkingsverband of de onderwijsinstelling waar de diagnost werkt. De duur (intake tot advisering, incl. verslaglegging) varieert van minimaal 5 tot maximaal 25 uur. 

Hoe wordt HGD schriftelijk vastgelegd?

Een diagnostisch verslag is een communicatiemiddel: het maakt het diagnostisch proces inzichtelijk voor betrokkenen en geeft zicht op de kwaliteit van het diagnostisch proces. 

Hoe ziet een technisch-professioneel verslag en cliëntverslag eruit?

Een technisch-professioneel verslag is bedoeld voor collega's en andere vakgenoten. Dit verslag wordt geschreven vanuit de expertrol en bevat vaktaal, wetenschappelijke bronnen, hypothesen, onderzoeksvragen psychometrische gegevens en toetsingscriteria. Het doel is het afleggen van verantwoordelijkheid. Een cliëntverslag geeft antwoord op de vragen van de leerling, school en ouders. Dit wordt geschreven vanuit de rol van samenwerkingspartner en sluit aan bij het kader van de betrokkenen. Een handelingsgericht verslag combineert de twee typen verslagen in één: het cliëntverslag vormt de basis en de technisch-professionele verantwoording staat in de bijlage. Je schrijft dit in de rol van scientist-practitioner. Het is een samenvatting van het diagnostisch proces. Er is gekozen voor deze tweedeling, omdat HGD waarde hecht aan transparantie en openheid voor de betrokkenen en omdat één verslag schrijven minder tijd kost dan twee. 

Wat zijn de richtlijnen voor een handelingsgericht verslag?

Er zijn zeven richtlijnen, die gebaseerd zijn op de uitgangspunten van HGD, die houvast bieden bij het schrijven van een handelingsgericht verslag:

1. Schrijf doelgericht. Neem alleen de relevante informatie bij het beantwoorden van de vragen op in je verslag. Rapporteer alleen die gegevens die relevant zijn, omdat ze een rol gespeeld hebben in de besluitvorming en die op een verantwoorde wijze met betrokkenen te delen zijn. In het verslag worden de vragen van betrokkenen één voor één beantwoord. 
2. Hanteer termen uit het transactionele kader. In het verslag beschrijf je niet alleen het gedrag van leerling, maar ook de context waarin dit optreedt. Je geeft de samenhang weer tussen gedrag en situatie in termen van verklaren, in stand houden, belemmeren, bevorderen, stimuleren of versterken.
3. Besteed aandacht aan de behoeften van de leerling, leraar en ouders. Het verslag beschrijft zowel de onderwijs- en opvoedbehoeften van de leerling, als de ondersteuningsbehoeften van de leraar en ouders. Dit doe je aan de hand van hulpzinnen, die de betrokkenen zelf meer concreet moeten maken.
4. Beschrijf positieve aspecten van de leerling, onderwijsleer- en opvoedingssituatie. Het verslag beschrijft zowel de problematische kenmerken, belemmerende factoren en risicofactoren als de positieve kenmerken, de bevorderende en beschermende factoren van de leerling, de onderwijsleer- en opvoedingssituatie. Daarnaast komen ook de veranderingsmogelijkheden aan bod. Gerichte complimenten aan de leerling, school en ouders komen ook voor in het verslag. Je verslag is realistisch-optimistisch van toon en op de toekomst gericht. 
5. Stem af op het persoonlijk kader van betrokkenen. HGD kent een basisattitude van samenwerken met leerlingen, leraren en ouders en afstemmen op hun theorie. Je schrijft het verslag op maat voor deze leerling, deze leraar en deze ouders. Het is een beknopte samenvatting van hun persoonlijke theorie en van de theorie van de diagnost. Al deze informatie is helder, toegankelijk en leesbaar geschreven. Het is mogelijk om een diagnostische brief te schrijven aan de leerling, waarin de onderzoeksmiddelen en de uitkomsten beschreven zijn in de termen van 'jij', 'jouw' en 'hij'. 
6. Schrijf systematisch en transparant, gebruik een format. In het verslag zijn de vijf fasen terug te vinden. De onderzoeksvragen worden één voor één beantwoord. Specifieer waar de antwoorden op gebaseerd zijn. Er bestaan formats voor de verslaglegging die gebruikt kunnen worden als kader. 
7. Neem de beroepscodes in acht. De beroepsethische richtlijnen voor orthopedagogen en psychologen werkzaam in het onderwijs betreffen ook de verslaglegging. Het verslag moet de kanttekening bevatten dat de conclusies alleen betrekking hebben op de genoemde vraagstellingen en niet gebruikt mogen worden om andere vragen te beantwoorden. Daarnaast is het belangrijk dat er bronnen vermeld worden. Wanneer het verslag wordt uitgewisseld aan andere personen, is toestemming vereist van de betrokkenen. De betrokkenen hebben recht van inzage op de delen die specifiek over hun gedrag of aanpak gaan. Het kan zijn dat je daardoor meerdere versies moet maken om de privacy van de leraar of de ouders te waarborgen. Ook mogen de betrokkenen een conceptverslag lezen en hier opmerkingen bij plaatsen. Tot slot heb je ook toestemming nodig van de leerling en/of ouders om je verslag in het schooldossier te laten opnemen.