Boeksamenvatting bij Een onderzoek presenteren - Markenhof e.a. - 2e druk

Waarom en voor wie presenteer je eigenlijk? - Chapter 1

Studenten moeten steeds meer onderzoeksopdrachten uitvoeren, omdat universiteiten en hogescholen steeds meer aandacht besteden aan de beroepsbekwaamheden van de studenten die afstuderen van hun hogeschool of universiteit. Deze opdrachten hebben vaak een vrij en zelfstandig karakter. De opdrachten dienen verschillende doelen, uiteenlopend van abstracte vaardigheden zoals ethisch en maatschappelijk handelen en creatief, kritisch en onafhankelijk denken, tot concrete vaardigheden zoals het gebruik van een computer.

Kleine onderzoeken maken vaak deel uit van een cursus, en dienen binnen het tijdsbestek van de cursus afgerond te worden. Richting het einde van de studie is er ook sprake van groot onderzoek, met als bekendste voorbeeld het afstudeeronderzoek. Bij beide vormen van onderzoek draait het uiteindelijk om dezelfde dingen; de handelingen die verricht worden zijn vergelijkbaar en dienen vergelijkbare functies. De uitkomsten van handelingen worden getoetst aan de hand van vergelijkbare criteria. Ook is er een vergelijkbare handelswijze. Dit maakt dat dit boek geschikt is als leidraad voor zowel groot als klein onderzoek.

Kenmerken van een goede onderzoeker zijn kennis, kunde en houding. Kennis kan ingedeeld worden in vakkennis, onderzoekskennis en zelfkennis. Wat betreft kunde moet een onderzoeker niet alleen weten wat hij moet doen, maar hij moet het ook kunnen en uitvoeren. Betreffende houding moet een onderzoeker zich niet alleen gedragen als een onderzoeker, maar het ook zijn (ook wanneer er niemand op hem let).

Om een goede onderzoeker te worden, moet hard gewerkt worden. Ook moet er regelmatig deskundige beoordeling plaats vinden, waarmee de student aan de slag kan. Er ontstaat een cyclus: werken – beoordelen – verbeteren – verder werken. Om deze cyclus goed te doorlopen, moet de student weten wat er gedaan moet worden, waarom dat gedaan moet worden, wanneer het goed gedaan is, en hoe het gedaan kan worden.

Een onderzoek bestaat uit verschillende delen, namelijk de voorbereiding, de uitvoering, de rapportage en de presentatie. Elk deel moet voorbereid, uitgevoerd, geregisseerd en gecontroleerd worden. In dit boek zal de presentatie van een onderzoek worden beschreven aan de hand van de kenschets (dat is de omschrijving van de handeling), het nut, de eisen en de aanpak.

Het presenteren van een onderzoek

Een mondelinge presentatie is een krachtig middel om iets te leren. Seneca heeft ooit al eens gezegd dat de beste manier om iets te leren is om het te onderwijzen. Tijdens de presentatie selecteert en ordent de spreker informatie, maakt er een verhaal van en presenteert dat verhaal zo effectief mogelijk aan het publiek. De spreker onthoudt zo’n 80% van wat hij verteld heeft, de luisteraar onthoudt er slechts 5% van.

Om er voor te zorgen dat de luisteraar meer onthoudt dan de gestelde 5%, moet expliciet nagedacht worden over de vorm van presenteren. Activiteit is een belangrijke factor bij verwerking van informatie. Wanneer de spreker het publiek actief betrekt in het verhaal, neemt het rendement van het verhaal significant toe. Gedacht kan worden aan iets laten lezen (10% rendement), iets visueel of auditief aanbieden (20% rendement), iets demonstreren (30% rendement), iets bediscussiëren (50% rendement), en iets laten doen (75% rendement).

Wat maakt een presentatie goed? - Chapter 2

Het naar buiten treden over een onderzoek wordt rapporteren genoemd. Rapporteren is het verslag doen van een plan of onderzoeksresultaat. Rapporteren kan zowel mondeling als schriftelijk. Echter, wanneer rapportage schriftelijk gebeurt, is het een product, terwijl mondelinge rapportage een productie is. Ook kan schriftelijke rapportage op verschillende momenten gelezen en herlezen worden, terwijl mondelinge rapportage eenmalig op een bepaald tijdstip plaatsvindt. Daarbij is er bij schriftelijke rapportage sprake van een indirecte relatie met het publiek, terwijl dat bij mondelinge rapportage een directe relatie is. De spanning voor een mondeling rapportage wordt vooral veroorzaakt door de directe relatie met het publiek. Ook de inhoud van de rapportages verschilt; mondelinge rapportage is korter en aantrekkelijker in vergelijking met schriftelijke rapportage.

In het onderwijs zijn presentaties vaak een vorm van toetsing. Ook worden presentaties gebruikt als middel om kennis en vaardigheden te ontwikkelen. Studenten moeten leren om anderen op een juiste manier te informeren. Daarbij moet het publiek overtuigd worden. Ook bieden presentaties de mogelijkheid tot het ontvangen van kritisch en deskundig commentaar op de eigen resultaten. De uitwisseling van commentaar is een effectieve manier om onderzoeksplannen te verbeteren. Sommige sprekers hechten waarde aan amusement tijdens hun presentatie. Het amusementsgehalte moet altijd ondergeschikt zijn aan het informatiegehalte van de presentatie.

Er bestaan verschillende eisen aan het presenteren van een onderzoek. De presentatie moet doelgericht, informatief, goed gecomponeerd en effectief zijn. Wat betreft de doelgerichtheid moeten de drie vormen van eisen in acht genomen worden; de sprekerseisen, de publiekseisen en de situatie-eisen. Een presentatie is doelgericht als deze eisen bewust zijn beoordeeld en meegenomen in de voorbereiding en uitvoering van de presentatie. Een presentatie is informatief wanneer de spreker er in slaagt om de juiste informatie te selecteren uit het onderzoeksmateriaal, zodat de inhoud die het publiek wordt geboden relevant is en in de vorm van een goed verhaal aangeboden wordt. Een goed gecomponeerde presentatie is op zo’n manier gearrangeerd en gestileerd dat de spreker bij zijn publiek juist dat bereikt wat hij wil bereiken. Wanneer de onderzoeker met de presentatie het gestelde doel behaald, is de presentatie effectief geweest.

De meeste tijd van de presentatie wordt besteed aan de voorbereiding; de presentatie zelf vergt maar 5% van de tijd. De voorbereiding van de presentatie bestaat uit vier stappen; ten eerste wordt het doel van de presentatie vastgesteld, ten tweede moet het materiaal geselecteerd en geordend worden, ten derde moet de informatie gearrangeerd en gestileerd worden en ten vierde moet de presentatie gepland en geoefend worden. In de eerste stap wordt de taak geanalyseerd, waardoor de sprekerseisen, publiekseisen en situatie-eisen duidelijk worden. In de tweede stap wordt een keuze gemaakt uit de beschikbare informatie. Selectie en ordening van de informatie maakt de presentatie informatief. In de derde stap wordt de gekozen informatie bewerkt, zodat er een goed gecomponeerd verhaal ontstaat. In de vierde stap wordt nagedacht over het gebruik van hulpmiddelen en de vorm van uitvoering, zodat de presentatie ook effectief zal worden.

Met welke eisen dien je bij je presentatie rekening te houden? - Chapter 3

Bij het presenteren moet rekening gehouden worden met de drie eisen: De eisen van de spreker, de sprekerseisen, de publiekseisen en de situatie-eisen. Sprekerseisen omvatten wat de spreker wil communiceren, wat de spreker leuk en belangrijk vindt, wat de spreker kan en weet en wat de spreker wil bereiken. Publiekseisen omvatten wat het publiek weten wil, wat het publiek leuk en belangrijk vindt, uit welke personen het publiek bestaat, wat het publiek aan kan en wat de overheersende mening van het publiek is. Situatie-eisen omvatten de inhoudelijke context van de presentatie, de tijd die beschikbaar is, het tijdstip waarop de presentatie plaatsvindt en de ruimte waarin de presentatie plaatsvindt. Wanneer er niet genoeg rekening gehouden wordt met deze eisen, zal de presentatie mislukken. Het doel van de onderzoekspresentatie is een specifieke formulering van wat de spreker over zijn onderzoek wil vertellen aan een specifiek publiek in een specifieke setting. Een presentatie is dan ook doelgericht wanneer de spreker precies weet wat hij wil met zijn presentatie na een zorgvuldige afstemming van de drie vormen van eisen.

Wanneer de onderzoeker heeft bedacht wat de specifieke formulering is van dat wat hij tegen zijn publiek wil zeggen, kan hij zijn aandacht richten op de volgende stappen. Vooraf moet hij bedenken wat het nut en de haalbaarheid is; vragen hierbij zijn of de inspanning wel voldoende oplevert, en of de gestelde doelen realistisch zijn. In de voorbereiding moet hij nadenken over werkbeslissingen. Deze beslissingen moeten gemaakt worden met het oog op de gestelde doelen. Achteraf moet hij bedenken waarin hij succesvol gehandeld heeft, en waarin hij heeft gefaald. Door aandacht te besteden aan de redenen voor succes en falen, kan de spreker leren voor toekomstige presentaties.

Door middel van analysevragen zoals de vragen naar informatie (wat wil de spreker vertellen?), vermogen (wat moet de spreker in huis hebben?), profiel van het publiek, kader van de presentatie etcetera, kan een concreet beeld gevormd worden van de drie vormen van eisen. Elke gestelde vraag kan gevolgen hebben voor de selectie van informatie, de verhaalcompositie en de manier van voordragen.

Soms zijn eisen tegenstrijdig met elkaar. De spreker moet daarom weten met welke eisen hij rekening moet houden, en hoe hij tegenstrijdige eisen met elkaar kan verzoenen en op elkaar af kan stemmen. Wanneer de spreker hier vaardig in is, zal hij ook goed in staat zijn de juiste werkbeslissingen te nemen en een effectieve en doeltreffende presentatie voor te bereiden.

Hoe selecteer je de informatie voor je presentatie? - Chapter 4

Anders dan in het verleden, zijn presentaties tegenwoordig kort en zakelijk. Een onderzoeker moet de informatie die hij selecteert, aanpassen aan de spreektijd die beschikbaar is. Bij het selecteren van informatie moet een keuze gemaakt worden tussen breedte of diepgang. Wanneer de spreker kiest voor breedte, zal er weinig diepgang in de presentatie zitten. Wanneer de spreker kiest voor diepgang, zal de informatie niet breed zijn.

Voor het maken van een selectie moet de informatie opnieuw geordend worden. Een mondelinge presentatie vereist vaak een andere structuur dan de structuur die is gebruikt in het onderzoek of het onderzoeksplan. De selectie en ordening van de informatie bepalen het informatiegehalte van de presentatie. Een informatieve presentatie is gebaseerd op een relevante en goed gestructureerde selectie van de beschikbare informatie.

Een deel van de presentatie is de kernuitspraak. In de kernuitspraak wordt een samenvatting van de kern van de presentatie gegeven in één volzin. Vaak wordt in de presentatie een keuze gemaakt voor breedte in plaats van diepte. Echter, de onderdelen, onderwerpen, kenmerken en fasen van een beschrijving staan niet vast. De spreker kan deze zelf bepalen en op een logische manier ordenen. Het verhaal kan op vier verschillende manieren geordend worden. Ten eerste kan het verhaal ruimtelijk geordend worden; er wordt dan een specifieke richting aangehouden in de beschrijving. Een ruimte kan van links naar rechts of van boven naar beneden beschreven worden. Ten tweede kan het verhaal temporeel geordend worden, waarbij dat wat als eerst gebeurd is, ook als eerst besproken wordt. Ten derde kan het verhaal op een kwantitatieve manier geordend worden, waarbij aantallen bijvoorbeeld van groot naar klein aangeboden worden. Ten vierde kan het verhaal kwalitatief geordend worden, waarbij bijvoorbeeld bekende feiten voor onbekende feiten worden aangeboden, en makkelijke sommen voor moeilijke sommen.

De geselecteerde informatie kan geordend worden door het te vergelijken met andere resultaten, nader te definiëren, te evalueren aan de hand van een norm of aan de hand van de resultaten verschijnselen verklaren en ontwerpen beoordelen. Binnen deze handelingen is er eerst een beschrijvend gedeelte en vervolgens een vergelijkend gedeelte te bespreken. Op deze manier is er een heldere ordening in de geselecteerde informatie, en worden alle belangrijke facetten besproken.

Wanneer er een opzet is voor de structuur, moet de spreker de samenhang, ordening en volledigheid beoordelen. Wat betreft de samenhang van de inhoud moet alle informatie die geselecteerd is, noodzakelijk zijn om de kernuitspraak te beschrijven en onderbouwen. Wat betreft de ordening van de inhoud moet de informatie passen bij de hoofdstructuur en moeten de antwoorden op de deelvragen logisch gestructureerd zijn. Wat betreft de volledigheid van de inhoud mag er geen informatie missen.

Hoe prestenteer je stijlvol? - Chapter 5

Presenteren is niet alleen maar het publiek van informatie voorzien. Presenteren is een verhaal vertellen, dat boeiend moet zijn. Er moet daarom niet alleen nagedacht worden over wat er verteld wordt, maar ook vooral hoe dat verteld wordt. Om een verhaal te maken van de geselecteerde informatie moet de spreker de geselecteerde informatie schikken tot de informatie een vloeiend geheel vormt (arrangeren) en kiest een geschikt middel die hem helpt om het effect te bereiken dat hij wil bereiken (stileren).

Er bestaan geen vaste regels voor presentaties, behalve één: Doe dat wat nodig is om het doel dat je nastreeft, te bereiken. Een algemeen gemiddelde voor een effectieve presentatie is op een vriendelijke, inzichtelijke, boeiende, informatieve en overtuigende manier presenteren. In de meeste gevallen bereikt de spreker hiermee het doel dat hij wil bereiken. Voor het neerzetten van een gemiddelde presentatie gelden vier richtlijnen. Ten eerste moet het publiek het verhaal volgen. Hiervoor is een inzichtelijke structuur nodig, met regelmatig een samenvatting of herhaling van de hoofdpunten. Ten tweede moet het publiek het verhaal begrijpen. Hiervoor wordt vaak gebruik gemaakt van spreektaal; het gebruik van korte en eenvoudige zinnen en aangepast op het niveau van het publiek. Ten derde moet het publiek het verhaal geloven. Hiervoor moeten beweringen die gemaakt worden, gestaafd en geïllustreerd worden met voldoende bewijsmateriaal. Ten vierde moet het publiek het verhaal onthouden. Daarvoor moet er voldoende afwisseling zijn in het verhaal zodat het publiek de aandacht er bij houdt. Ook moeten er praktische voorbeelden en tips gegeven worden, en kunnen theoretische problemen, grote verbanden of interessante details genoemd worden.

Een goed gecomponeerd verhaal is doeltreffend gearrangeerd en gestileerd. Het arrangeren en stileren is afhankelijk van het type presentatie dat gegeven wordt. Bij een onderzoekspresentatie wordt vaak gekozen voor een logisch arrangement, in tegenstelling tot een literair arrangement, omdat de nadruk ligt op het verstrekken van informatie. Elke spreker heeft zijn eigen stijl van vertellen. Echter, er wordt gesproken van stileren wanneer een spreker bewust zijn stijl aanpast om zijn doel bij het publiek te bereiken.

Om een verhaal op een juiste wijze te componeren, moeten vier stappen genomen worden. Ten eerste moet de spreekstrategie bepaald worden. Er kan gekozen worden uit drie spreekstrategieën: het voorlezen, het spreken met spieken en het uit het hoofd spreken. Voorlezen heeft weinig risico en is niet spannend. Nadelen zijn echter dat er weinig contact is met het publiek, voorlezen onnatuurlijk klinkt en de spreker moeite heeft om de aandacht van het publiek vast te houden. Spreken met spieken is een manier met een gemiddeld risico. Voordelen zijn dat de spreker contact houdt met het publiek, een gestructureerd verhaal kan houden en daarbij natuurlijk klinkt. Nadelen zijn dat het spannender is dan voorlezen en het risico op fouten en uitloop toeneemt. Uit het hoofd spreken is een manier van spreken die maar weinig mensen beheersen. Wanneer een spreker goed uit het hoofd kan spreken, wekt dit een natuurlijk, zelfverzekerde en zeer deskundige indruk waarbij de spreker de volle aandacht kan geven aan zijn publiek. Nadelen zijn dat het risico op fouten en uitloop nog groter is.

Ten tweede moet de scriptvorm gekozen worden. Er bestaan drie scriptvormen: een uitgeschreven script, een globaal script en een mentaal script. Een uitgeschreven script is alleen relevant wanneer de spreker zijn verhaal wil voorlezen. Een globaal script is de grote lijn van het verhaal in steekwoorden, beginzinnen, overgangszinnen en tekstfragmenten die lastig te onthouden zijn. Een mentaal script staat niet op papier, maar wordt gedurende het verhaal gevormd in het hoofd van de spreker. Een mentaal script is alleen geschikt voor sprekers die het verhaal al goed in het hoofd hebben zitten en vaker voor hebben gedragen.

Ten derde moet het script van het middendeel geschreven worden. Het deel tussen de inleiding en het slot is het kernstuk van het verhaal, dat ongeveer 80% van de spreektijd behelst. Wanneer de inhoud in orde is, worden de compositievragen gebruikt om een goede indeling te creëren. De compositievragen zetten de spreker aan het denken over of het publiek het verhaal kan volgen en begrijpen, of het publiek een helder beeld heeft over de informatie, dat er niet te veel informatie wordt gegeven, dat de aandacht van het publiek getrokken en vastgehouden wordt en of het publiek op de juiste manier benaderd wordt.

Ten vierde moet het script afgewerkt worden. Wanner het script van het middendeel geschreven is, kunnen de inleiding en het slot toegevoegd worden. Een goede inleiding duurt niet meer dan 10 procent van de tijd, en trekt de aandacht van het publiek, helpt de spreker over de zenuwen, stelt het publiek op zijn gemak, maakt het doel van de presentatie duidelijk en geeft een overzicht van hoofdpunten. Ook het slot duurt niet meer dan 10 procent van de tijd. Daarbij vat het slot de hoofdpunten nog eens samen en benadrukt de boodschap van de spreker.

Welke presentatietechnieken kan je gebruiken? - Chapter 6

Wat betreft de voordracht zijn er twee dingen waar over nagedacht moet worden. Ten eerste over de wijze van presenteren, ten tweede over het gebruik van hulpmiddelen. Daarna kan de voordracht geoefend worden. In dit hoofdstuk zal de presentatietechniek behandeld worden. De presentatietechniek is allereerst de manier van presenteren (in woord en gebaar). Het spreken kan verschillen wat betreft volume, articulatie, tempo en intonatie. Het gedrag kan verschillen wat betreft houding, gebaren, oogcontact en mimiek. Daarnaast omvat de presentatietechniek ook het presentatie-effect. Hiermee kan beoordeeld worden welke wijze van presenteren de effectiviteit van de voordracht optimaliseert.

Een effectieve presentatie bereikt het beoogde doel. Over het algemeen betekent dit dat het publiek het verhaal volgt, begrijpt, gelooft en onthoudt. Dit wordt beïnvloed door het verhaal dat de spreker heeft, maar ook door de presentatietechniek die de spreker hanteert. Het is nodig dat het publiek door de spreker wordt betrokken bij de voordracht (interactie), voldoende variatie aangeboden krijgt (afwisseling), begeleiding krijgt door de voordracht (sturing) en de deskundigheid van de spreker doorziet (geloofwaardigheid). Een spreker kan het publiek sturen door bijvoorbeeld een adempauze te nemen nadat een onderdeel afgerond is, mee te tellen op de vingers bij een puntsgewijze opsomming en het spreektempo aanpassen wanneer mensen meeschrijven. Er zijn vier regels wat betreft geloofwaardigheid. Ten eerste moet de spreker zichzelf voldoende tijd gunnen om te laten zien wat hij kan en weet. Ten tweede moet de spreker zijn publiek de mogelijkheid bieden om vragen te stellen of reacties te geven. Ten derde moet de spreker zich houden aan de feiten. Ten vierde mag de spreker niet (te veel) bluffen.

Om de presentatie te oefenen moet de spreker een levensechte situatie namaken. Bij deze oefensituatie zijn echte toeschouwers aanwezig, en mogelijk wordt een videorecorder gebruikt. Hierdoor kan het presentatie-effect vastgesteld worden. Nadat de presentatie is gehouden, vindt een evaluatie met de toeschouwers plaats. Zowel de positieve als de negatieve publieksoordelen worden vervolgens verklaard vanuit de presentatie. Uit deze verklaring kunnen hypothesen opgesteld worden voor mogelijke verbeteringen. Deze worden toegepast, en vervolgens wordt de bijgeschaafde presentatie nogmaals geoefend. Er wordt geoefend totdat de spreker denkt dat er niks meer te oefenen valt.

Wanneer maak je (geen) gebruik van hulpmiddelen bij je presentatie? - Chapter 7

Hulpmiddelen tijdens de presentatie verhogen de effectiviteit. Echter, te veel hulpmiddelen ondermijnen de effectiviteit van de presentatie. Het is belangrijk om een goede balans te vinden. Hulpmiddelen moeten ter ondersteuning van de presentatie zijn. Het kan dus niet zo zijn dat de hulpmiddelen bepalen hoe de spreker zijn verhaal vertelt. Het verhaal en de spreker bepalen hoe de hulpmiddelen gebruikt moeten worden.

Een hulpmiddel heeft een inhoudelijk belang wanneer iets niet op een duidelijke manier in woorden uit te leggen is, maar door beeld of geluid meteen helder is. Daarbij kunnen hulpmiddelen interactie, afwisseling, sturing, geloofwaardigheid of een presentatiebelang faciliteren. Ook voor de spreker kan het gebruik van hulpmiddelen voordelen hebben, omdat een deel van de presentatie opgevangen wordt door de hulpmiddelen. Dit wordt het sprekersbelang genoemd.

Er zijn twee eisen aan het gebruik van hulpmiddelen. Het gebruik van hulpmiddelen moet enerzijds meerwaarde hebben, anderzijds moet het gebruik van hulpmiddelen de moeite lonen. Eigenlijk moet dus een afweging gemaakt worden tussen de kosten en de baten van het gebruik van hulpmiddelen. Er zijn twee soorten baten om te beoordelen of een hulpmiddel waarde toevoegt aan een presentatie; baten voor de inhoud en baten voor de presentatie. Ook zijn er twee soorten kosten om te beoordelen; enerzijds de voorbereidingskosten en anderzijds de gebruikskosten. De voorbereidingskosten worden bepaald door de moeilijkheidsgraad (uitgedrukt in energie, creativiteit en intelligentie) en de voorbereidingstijd. De belangrijkste gebruikskosten zijn de aandacht die het hulpmiddel van de spreker vraagt, de beperking van mobiliteit, zich, gehoor en improvisatie en het risico dat er dingen misgaan.

Het plan dat gevolgd kan worden voor de kosten-baten analyse, bestaat uit vier stappen. De eerste stap is het selecteren van hulpmiddelen. De tweede stap is het in kaart brengen van de baten. De derde stap is het in kaart brengen van de kosten. De vierde stap is het opmaken van het eindsaldo. Op basis van het eindsaldo kan de spreker een afweging maken of de meerwaarde van het hulpmiddel opweegt tegen de moeite die gedaan moet worden om het middel in kwestie productief te maken.

Welke tips geven ervaringsdeskundigen wanneer het gaat om presenteren? - Chapter 8

Een aantal praktische tips bij het geven van een presentatie betreffen:

Om de zenuwen tegen te gaan, moet de spreker er voor zorgen dat hij op tijd in de zaal is. Ook is het mogelijk om het begin letterlijk uit te schrijven zodat het voorgelezen kan worden. Wanneer de zenuwen wegtrekken, komt de spreker vanzelf los van het papier.

Ook moet de spreker nadenken over de kledingkeuze. In Amerika is dress for success een veelgebruikte uitdrukking, maar ook daar wordt gewaarschuwd voor overdressed zijn. De spreker moet er voor zorgen dat hij zich prettig voelt in zijn kleding, en dat de kleding het publiek niet afleidt van de presentatie of de presentatie negatief beïnvloedt.

Wanneer er mensen te laat binnen komen in de zaal, moet de spreker het verhaal even stil leggen en eventueel vertellen waar hij bezig was. Echter, de spreker hoeft het verhaal niet samen te vatten voor de laatkomer.

Sprekers zouden altijd een noodplan moeten hebben voor als er technische deficieten zijn.

Een spreker moet altijd bedenken dat hulpmiddelen ook echt hulpmiddelen zijn; een presentatie mag niet totaal afhankelijk zijn van de hulpmiddelen.

Aan het einde van de presentatie vertelt de spreker hoe het publiek hem kan bereiken met eventuele vragen of opmerkingen.