Informatiemanagement BDK - B1 - Bedrijfskunde - RUG - Tentamen 2014 (I)

Vragen

Vraag 1

1. Er zijn verschillende redenen waarom algemeen (business) managers moeten participeren in beslissingen over informatiesystemen. Noem twee redenen en licht ze kort toe.

2. Maak een use case diagram op basis van de onderstaande beschrijving van het gebruik van een Wijn Verkoop Systeem (WVS).

   Het bedrijf Wyntjes handelt in wijn. Klanten plaatsen hun orders telefonisch bij de verkopers. Bij de beoordeling van een order, checken de verkopers met behulp van het WVS of er voldoende voorraad is om de order te kunnen accepteren. De uitkomst van deze check wordt mondeling aan de klant medegedeeld. Als er voldoende vooraad is, wordt de order geregistreerd in het WVS. Hierbij worden ook de klantgegevens geregistreerd als het om een nieuwe klant gaat. De verkoopmanager zorgt er ten slotte voor dat ’s nachts het WVS alle facturen in tweevoud afdrukt. De volgende ochtend brengt zij de facturen naar de afdeling opslag en distributie en de kopie-facturen naar de afdeling administratie.

3. Van mensen wordt wel gezegd dat ze in een Grand Illusion leven. Wat wordt hiermee bedoeld en welke problemen van het visuele systeem van mensen tonen aan dat mensen in een Grand Illusion leven.

Vraag 2

1. Information resources kunnen worden ingedeeld in IT-assets en IT-capabilities. Leg uit wat een IT-asset en een IT-capability is. Geef van beide een voorbeeld.

   Social media zoals Facebook zijn geen bezit van organisaties. Kunnen ze desalniettemin een information resource voor organisaties zijn? Licht het antwoord toe

2. Eén van de modellen die gebruikt kan worden om te bepalen hoe informatiesystemen strategisch kunnen worden ingezet is Porter’s vijfkrachtenmodel. Teken dit model en leg aan de hand van het model uit hoe de strategische rol van informatiesystemen voor een organisatie in het algemeen vorm krijgt.

3. Leg voor één kracht uit hoe een supermarktketen deze kracht zou kunnen beïnvloeden met een informatiesysteem.

Vraag 3

1. Op de klantenservice-afdeling van een zorgverzekeraar is een nieuw informatiesysteem ingevoerd waarmee o.a. verfijnder de afhandeltijd van de klantgesprekken en de verkochte producten door een medewerker gemeten kunnen worden.

   Welke ontwerpvariabele uit welke categorie (organisatie-, control- en culturele variabelen) van het managerial levers model wordt in dit geval door het nieuwe informatiesysteem beïnvloed? Licht het antwoord toe.

2. Door het nieuwe systeem wordt het ook mogelijk dat de medewerkers van de klantenservice-afdeling thuis gaan werken. Noem een voordeel en een probleem die dit met zich mee zou kunnen brengen en leg het uit.

3. Leidt de toepassing van informatiesystemen in organisaties tot centralisatie of decentralisatie, of is beide mogelijk? Licht het antwoord toe.

Vraag 4

1. Veel organisaties hebben hun bedrijfsprocessen veranderd door de invoering van een enterprise systeem. Noem twee voordelen en twee nadelen van een enterprise systeem en licht ze kort toe.

2. In het artikel The Superefficient Company onderscheidt Michael Hammer efficiency en superefficiency. Leg het verschil tussen efficiency en superefficiency uit.

3. Maak een contextdiagram van de afdeling verkoop van het handelsbedrijf HAKA op basis van de volgende beschrijving:

   HAKA is een handelsbedrijf in kantoorartikelen. Klanten plaatsen hun bestellingen bij de afdeling verkoop. Op deze afdeling wordt eerst gecontroleerd of de bestelde artikelen op voorraad zijn aan de hand van een voorraadlijst en of de klant kredietwaardig is aan de hand van een debiteurenoverzicht. Als één van beide of beide niet het geval is, wordt aan de klant medegedeeld dat de bestelling geweigerd wordt. De afdeling verkoop krijgt de voorraadlijst elke ochtend en het debiteurenoverzicht elke middag van de financiële administratie. Als de bestelling geaccepteerd wordt, dan wordt de bestelling geregistreerd in het verkoopsysteem dat alleen op de afdeling verkoop wordt gebruikt. Het verkoopsysteem wordt vervolgens gebruikt om facturen te genereren. De originele factuur gaat tegelijkertijd met een kopie naar het magazijn die zorg draagt voor de aflevering van de goederen aan de klant en een andere kopie van de factuur gaat naar de financiële administratie.

Vraag 5

1. Veel organisaties maken tegenwoordig gebruik van een IT-architectuur die wordt aangeduid met SOA. Waar staat deze afkorting voor en waardoor wordt een dergelijke IT-architectuur gekenmerkt?

2. Een organisatie bestaat uit 3 business units waarover de volgende gegevens bekend zijn:

   Business unit	Aantal PC’s	Toegerekende maandelijkse IT-kosten
   BU 1	150	€15000
   BU 2	100	€10000
   BU 3	200	€20000

   Welke allocatie-methode wordt gebruikt voor het in rekening brengen van IT-kosten in deze organisatie? Noem een voor- en nadeel van deze methode.

3. Weill en Ross onderscheiden vijf domeinen waarop IT-beslissingen moeten worden genomen. Noem drie en licht ze kort toe.

Vraag 6

1. Een belangrijke beslissing die in organisaties genomen moet worden op het gebied van informatiesystemen is de zogenaamde sourcing-beslissing. Wat wordt in dit kader onder insourcing verstaan? Is dit een beslissing voor make of buy?

2. De gebruikers in een organisatie klagen dat zij te weinig betrokken worden bij de ontwikkeling van de informatiesystemen en de automatiseerders vinden op hun beurt dat de eisen die de gebruikers stellen aan de te ontwikkelen informatiesystemen veelal onduidelijk zijn. Welke methode die voor een IT-project kan worden gebruikt, zou je deze organisatie aanbevelen en uit welke stappen bestaat deze methode?

3. Over bedrijfsethiek heeft Milton Friedman opgemerkt:

   There is one and only one social responsibility of business: to use its resources and engage in activities designed to increase its profits so long as it stays within the rules of the game.

   Welke normatieve theorie hangt Friedman aan, wat zijn de twee ‘rules of the game’ en hoe beoordeel je deze theorie?

Antwoorden

Vraag 1

1. Twee redenen kiezen uit:

   • IS must be managed as a critical resource

   • IS enable change in the way people work together

   • IS are part of almost every aspect of business

   • IS enable business opportunities and new strategies

   • IS can be used to combat busieness challenges from competitors

2. Zie figuur in bijlage.

   Korte toelichting: use cases hebben betrekking op de interactie tussen gebruiker en informatiesysteem, dus processen als ‘Klanten plaatsen hun orders telefonisch bij de verkopers’leiden niet tot een use case.

3. The grand illusion houdt in dat mensen de indruk hebben dat ze een gedetailleerd beeld van de omgeving in hun hoofd hebben, terwijl de problemen waarmee het visuele syseem kampt, laten zien dat dit onmogelijk is. Zo zien mensen slechts scherp met een klein gedeelte van het netvlies en kunnen ze tegelijkertijd slechts 3-5 chunks aan informatie in het visuele werkgeheugen hebben waardoor geen gedetailleerd beeld van de omgeving in het visuele werkgeheugen kan ontstaan.

Vraag 2

1. IT-Assets zijn activa (bezittingen) op het gebied van IT die een organisatie kan gebruiken voor het creëren, produceren en/of aanbieden van producten. IT-Capabilities zijn vaardigheden die geleerd of ontwikkeld worden op het gebied van IT in de loop van de tijd en die kunnen worden benut voor het creëren, produceren en/of aanbieden van producten middels IT-assets. Zie onderstaande tabel voor voorbeelden:

   Type of Information Resource	Definition	Example
   IT ASSET	Anything that can be used by a firm in its processes for creating, producing, and/or offering its products (goods or services)
   IS infrastructure	Base foundation of the IT portfolio shared through the firm.	Hardware, software, network, data components, proprietary technology, Web-based services.
   Information repository	Data that is logically related to and organized in a structured form accessible and usable for decision making purposes.	Critical information about customers that can be used to gain strategic adventage. Much of this information is increasingly available on the Web.
   IT CAPABILITY	Something that is learned or developed over time and used by the firm to create, produce, or offer its products using IT assets.
   Technical skills	Ability applied to designing, developing, and implementing information systems.	Proficiency in systems analysis and design; programming skills.
   IT management skills	Ability to manage IT function and IT projects.	Being knowledgable about business processes and managing systems to support them; evaluating technology options; envisioning creative IS solutions to business problems.
   Relationship skills	Ability of IS specialists to work with parties outside the IS department.	Spanning: having a good relationship between IT and business managers. Externally focussed: having a good relationship with an outsourced vendor.

   Een IR hoef je niet te bezitten dus social media zijn een IT-asset en daarmee een IR.

2. In de bijlage is Porter’s vijfkrachtenmodel weergegeven. De strategische rol van informatiesystemen neemt in het algemeen de vorm aan dat het informatiesysteem door de aangeboden functies één of meerdere krachten afzwakt.

3. Een supermarktketen zou gebruik kunnen maken van een logistiek informatiesysteem waarmee het doelmatig transporteren van goederen wordt ondersteund. Als dit systeem geavanceerder is dan dat van de concurrentie door bijv. meer variabelen in de berekening van de bevoorradingsroutes mee te nemen, zou dit een kostenvoordeel en daarmee een concurrentievoordeel kunnen opleveren.

Vraag 3

1. De ontwerpvariabele prestatiemeting en evaluatie uit de categorie control variabelen wordt hier beïnvloed.

2. Keuze uit onderstaande:

   Driver	Effect
   Shift to knowledge-based work	Eliminates requirement that certain work be performed in a specific place
   Changing demographics and lifestyle preferences	Provides workers with geographic and time-shifting flexibility
   New technologies with enhanced bandwith	Makes remotely performed work practical and cost effective
   Relience on Web	Provides workers with the ability to stay connected to coworkers and customers, even on a 24/7 basis
   Energy concerns	Reduces the costs of commuting for telecommuters and reduces energy costs associated with real estate for companies

   Employee Advantages of Telecommuting	Potential Problems
   Reduced stress due to increased ability to meet schedules and less work-related distractions	Increased stress from inability to separtade work life from home life
   Higher morale; lower absenteeism	Harder to evaluate performance
   Geographic flexibility	Employee may become disconnected from company culture
   Higher personal productivity	Telecommuters are more easily replaced by offshore workers
   Housebound individuals can join the workforce	Not suitable for all jobs or employees

3. Beide is mogelijk. De structuur van de informatiesystemen in een organisatie kan geheel centraal, geheel decentraal of een of andere tussenvorm zijn. Als de organisatiestructuur afgestemd is op de structuur van de informatiesystemen kan de organisatiestructuur dus meer of minder centraal (decentraal) zijn.

Vraag 4

1. Twee voordelen, te kiezen uit:

   • Voordelen

   • integratie

   • centralisatie en efficiënte besluitvorming

   • standaardisatie

   • voorkomen redundante processen en data

   • gebruik best practices

Twee nadelen, te kiezen uit:

• misfit met organisatiekenmerken, structuren en processen

• implementatie is complex en veel werk

• herontwerp is nodig

• projectrisico’s

• hefty price tag (sold as a suite) 

• Efficiency is de optimalisering van processen binnen een organisatie, en superefficiency is de optimalisering van de waardeketen tussen organisaties.

• In de bijlage treft je het contextdiagram.

  Korte toelichting: Subprocessen en gegevensopslagen van verkopen worden niet getoond in een contextdiagram. Voorraadlijst en debiteurenoverzicht kunnen niet in één gegevensstroom omdat ze op verschillende tijdstippen plaatsvinden

Vraag 5

1. SOA staat voor Service Oriented Architecture. Deze architectuur wordt er door gekenmerkt dat services die meestal door verschillende leveranciers via het Internet geleverd worden, met elkaar verbonden worden en samen een applicatie vormen die een geheel bedrijfsproces ondersteund.

2. Allocation. Zie hieronder voor de voor- en nadelen:

   Chargeback	Charges are calculated based on actual usage.	Fairest method for recovery costs, because it is based on actual usage. IT users can see exactly what their usage costs.	IT department must collect details on usage, which can be expensive and difficult. IT must be prepared to defend the charges, which takes time and resources.
   Allocation	Total expected IT expenditures are divided by nonusage basis such as number of login Ids, employees, or desktops.	Less bookkeeping for IT because rate is set once per fiscal year, and basis is well-understood. Predictable monthly costs.	IT department must defend allocation rates; may charge low-usage departments more than their usage would indicate is fair.
   Corporate Budget	Corporate allocates funds to IT at annual budget session.	No billing to the businesses. IT exercises more control over what projects are done.	Competes with all other budgeted items for funds.

3. Drie kiezen uit:

Vraag 6

1. Onder insourcing wordt verstaan dat de IT-afdeling van een organisatie zelf de IS-services aanbiedt en de IS ontwikkeld. Dit is een beslissing voor make.

2. Prototyping omdat de voordelen van deze methode zijn dat gebruikers zich meer betrokken voelen bij de systeemontwikkeling en dat de onduidelijke eisen beter boven tafel komen. Prototyping bestaat uit de onderstaande stappen:

   1. System Concept >

   2. Version 'I' >

   3. Version 'II' >

   4. Version 'N'

3. Friedman hangt de stockholder theory aan. De Rules of the game zijn: 1. open en vrije concurrentie (open and free competition) en 2. zonder bedrog en fraude (without deception or fraud)

   De beoordeling van deze theorie is dat de stockholder theory een beperkte morele theorie is omdat deze theorie er vanuit gaat dat een vrije markt de belangen van de maatschappij als geheel bevordert. Duidelijk is echter dat het najagen van winst door individuen of organisaties het maatschappelijk welzijn niet kan maximeren.