Deze samenvatting is gebaseerd op collegejaar 2012-2013. Bekijk hier ons huidige aanbod.

Druk : augustus 2011

Auteur: A.W.W Heezen

Deel A: Wat houden bedrijfseconomie en bedrijfsadministratie in?

Om uit te leggen wat bedrijfseconomie is, is het belangrijk eerst de termen bedrijf en economie te definiëren. Een organisatie die producten omzet in goederen en/of diensten is een productieorganisatie. Productieorganisaties zijn verder onder te verdelen in twee groepen: financieel-economisch zelfstandig of –onzelfstandig. Bij financieel-economisch zelfstandige organisaties zijn de ingaande geldstromen, de betalingen van klanten voor de geleverde goederen en diensten, groter dan de uitgaande geldstromen, oftewel de kosten die gemaakt worden bij het leveren van de goederen of diensten. Deze organisaties worden ook wel bedrijfshuishoudingen genoemd. Ze zijn verder onder te verdelen in ondernemingen en overheidsbedrijven. Omdat de meeste bedrijfshuishoudingen ondernemingen zijn is bedrijf synoniem voor onderneming, overheidsbedrijven moeten specifiek als zodanig aangeduid worden. De onderneming kent twee kenmerken die een overheidsbedrijf in principe niet heeft;

• Het is onzeker hoeveel de ingaande en uitgaande geldstromen zullen bedragen

• Het doel is een zo groot mogelijke winst

Financieel-economisch onzelfstandige productieorganisaties zijn vervolgens onder te verdelen in overheidsdiensten en non-profitorganisaties. Bij overheidsdiensten worden de kosten grotendeels betaald vanuit de belastingen. Non-profitorganisaties verschillen van ondernemingen omdat ze niet naar winst streven.

De overheid kan besluiten om bepaalde organisaties te privatiseren. Een overheidsbedrijf wordt dan een onderneming. Omdat dit de laatste jaren vaak is gebeurd kunnen bedrijfseconomische theorieën op een steeds groter aantal organisaties toegepast worden.

Aspecten van bedrijfseconomie

Economie is de wetenschap die het maken van keuzes onderzoekt. Mensen hebben veel wensen en behoeften. Er zijn echter niet genoeg middelen om aan al deze behoeftes te voldoen. Daarom moeten er keuzes gemaakt worden. Hoe meer men in staat is aan behoeftes te voldoen, hoe hoger de welvaart. Welvaart gaat echter niet alleen over materiële zaken. Ook welzijn (de beschikking over niet materiële zaken) is een belangrijk onderdeel van welvaart. Bedrijfseconomie gaat over de keuzes die gemaakt moeten worden binnen een bedrijf. Hier spelen wel met name materiële zaken een rol.

Een belangrijk aspect van de bedrijfseconomie is het verstrekken van financiële gegevens aan externe belangstellenden, mensen van buiten de organisatie. Dit wordt externe verslaggeving genoemd of in het Engels financial accounting. Externe belangstellenden zijn onder andere:

• Investeerders

• Werknemers

• De overheid

Ook binnen de organisatie hebben managers financiële informatie nodig om zo tot betere beslissingen te komen. Deze interne verslaggeving wordt ook wel management accounting genoemd. Voordat een onderneming een nieuw product op de markt brengt zal het management willen weten wat de kosten zijn en hoeveel er naar verwachting verkocht gaat worden.

Een ander onderdeel van de bedrijfseconomie is financiering. Voor het productieproces heeft elke onderneming zaken nodig zoals machines, werknemers en voorraden. Om deze zaken te kopen heeft een onderneming vermogen nodig. Als dit vermogen afkomstig is van de eigenaars van het bedrijf heet het eigen vermogen. Als het vermogen van buiten komt, bijvoorbeeld een lening van een bank, is het vreemd vermogen. Het vermogen valt onder het vakgebied financiering.

De omgeving van het bedrijf

Een onderneming staat niet op zichzelf maar maakt onderdeel van een maatschappij. De omgeving van een onderneming kan onder andere bestaan uit:

• Leveranciers

• Concurrenten

• Overheid

• Verschaffers van vermogen

• Klanten

• Werknemersorganisaties

• Accountants

Verschillende relaties kunnen verschillende vormen van informatie van de onderneming verwachten. Op het gebied van management accounting willen klanten alles weten over de producten en hun leveringsvoorwaarden. Concurrenten willen weten of het mogelijk is om samen te werken op bepaalde terreinen.

Op het gebied van financial accounting willen leveranciers weten wat de kredietwaardigheid van de onderneming is. Verschaffers van eigen vermogen zijn voornamelijk geïnteresseerd in de winstgevendheid. Werknemersorganisaties willen de arbeidsomstandigheden en werkgelegenheid van de onderneming kunnen beoordelen. De overheid is geïnteresseerd in o.a. milieuaspecten. De belastingdienst wil weten wat de bedrijfsresultaten en bezittingen van de onderneming zijn. Beleggingsadviseurs moeten op de hoogte zijn van de financiële resultaten van de onderneming. Accountants hebben informatie nodig voor de opstelling van o.a. een balans. Werkgeversorganisaties willen weten wat de arbeidsvoorwaarden zijn en hoe groot de bedrijfsactiviteiten zijn.

Op het gebied van de financiering willen verschaffers van vreemd vermogen graag weten hoe kredietwaardig een onderneming is. Dit om te beoordelen of een onderneming de rente en de aflossingen van de lening wel kan betalen. Ook de verschaffers van eigen vermogen zijn benieuwd naar belangrijke investeringen van de onderneming.

Bedrijfsadministratie

Naast bedrijfseconomie is bedrijfsadministratie een belangrijk onderdeel van de bedrijfskunde. Waar bedrijfseconomie bestaat uit het verzamelen van gegevens heeft bedrijfsadministratie een andere rol. De administratie gaat vooraf aan het gebruik van de gegevens voor interne of externe doeleinden. Bedrijfsadministratie bestaat uit het vastleggen van financiële en niet-financiële gegevens. Bij het vastleggen van financiële gegevens, ook wel boekhouden genoemd, wordt bijvoorbeeld vastgelegd van welke afnemers het bedrijf nog geld krijgt en welke leveranciers nog moeten worden betaald. Er wordt echter ook bijgehouden welke medewerkers ziek zijn en hoe vaak ze zich ziek hebben gemeld, dit is een voorbeeld van niet-financiële gegevens. Deze gegevens vormden de basis voor analyses die vervolgens weer de basis vormen voor de beslissingen van het management.

De financiële administratie volgt de goederenstroom van moment van inkoop tot het moment van verkoop. Dit wordt ook wel het logistieke proces genoemd.

1. Ondernemingen krijgen bij de inkoop van goederen een inkoopfactuur met daarop de datum, prijs, aantal en omschrijving van de goederen.

2. Wanneer de goederen in het magazijn worden opgeslagen wordt een magazijnontvangstbon uitgeschreven, deze wordt natuurlijk vergeleken met de inkoopfactuur.

3. Als deze goederen naar de productieafdeling gaan wordt een magazijnafgiftebon uitgeschreven.

4. Als de goederen tot het eindproduct verwerkt zijn wordt een bon-gereed-product gemaakt. Het product wordt vervolgens naar het magazijn voor eindproducten gestuurd.

5. Daar wordt wederom een magazijnontvangstbon geschreven.

6. Als het product verkocht wordt komt er een verkoopfactuur.

7. Als dit product het magazijn verlaat wordt er weer een magazijnafgiftebon geschreven.

Alle gegevens worden bijgehouden in de administratie. Dit is slechts een voorbeeld, het logistieke proces kan nog veel ingewikkelder zijn.

Een ander aspect van bedrijfsadministratie is de debiteurenadministratie. Deze administratie houdt bij wanneer afnemers hun betaling voldoen. Als debiteuren achter lopen met hun betaling is het zaak contact op te nemen om de reden daarvan te achterhalen.

Organisatiedoelstelling

Elke organisatie heeft een doelstelling. Hoewel alle mensen die in de organisatie werken altijd hun eigen doelen hebben moeten deze ondergeschikt zijn aan het gemeenschappelijk doel van de organisatie. De medewerkers van een onderneming zijn zowel de productie- en verkoopmedewerkers als het management. Een goed voorbeeld van de wisselwerking tussen persoonlijke doelstelling en organisatiedoelstelling is het salaris van de directeur van een onderneming. Hoewel het salaris hoog genoeg moet zijn om de directeur te motiveren, moet het niet te hoog zijn. Dit zo namelijk de doelstelling van de organisatie, een zo hoog mogelijke winst, belemmeren. Het is belangrijk dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de organisatiedoelstelling en daar ook naar handelen.

Hoewel de doelstelling van een onderneming een zo hoog mogelijke winst is, kunnen andere organisatie diverse doelen nastreven. Zo streeft een ziekenhuis naar optimale medische zorg. Naast de doelstelling van de organisatie zijn ook de wensen van de omgeving belangrijk. Een bedrijf is niet alleen afhankelijk van de wet, maar ook van de wensen van werknemers en consumenten. Een onderneming moet steeds reageren op een veranderende omgeving. Een ingrijpende verandering wordt ook wel een reorganisatie genoemd.

Beleid

Als de doelstelling bekend is moet het management aan de slag om een beleid te ontwikkelen dat leidt tot het beoogde doel. De behaalde resultaten kunnen afwijken van de beoogde resultaten. Als dit het geval is zullen maatregelen moeten getroffen. Dit is onderdeel van de planning- en controlcyclus. Naar aanleiding van de doelstelling moeten verschillende alternatieven gevonden worden die naar deze doelstelling leiden. Vervolgens wordt er een van deze alternatieven gekozen. Dit alternatief wordt omgezet in een langetermijnplan. Deze plannen bedragen drie tot vijf jaar en zijn in algemene bewoordingen opgesteld. Dit wordt vervolgens omgezet in een veel gedetailleerder kortetermijnplan met een looptijd van een jaar. Een onderdeel van het kortetermijnplan is het indienen van begrotingen. Er worden begrotingen gemaakt van de inzet van arbeidskrachten, verkoopomvang, productieomvang en het grondstoffenverbruik. Als een begroting is goedgekeurd krijgt deze de status van budget. De budgethouder is er vervolgens verantwoordelijk voor dat alle activiteiten die in het budget staan uitgevoerd worden. Hiertoe mag de budgethouder geld uitgeven dat in het budget vermeld staat.

Als het budget niet overeenkomt met de werkelijk behaalde resultaten moet de onderneming ingrijpen, dit kan door:

• Veranderingen in de werkzaamheden aan te brengen.

• Het beleid van de organisatie bij te stellen.

• De doelstelling aan te passen.

Voor iedereen die in een leidinggevende functie binnen een organisatie werkt is het belangrijk iets van bedrijfseconomie te begrijpen. Met behulp van bedrijfsadministratie is het mogelijk een beter inzicht te krijgen in de situatie van het bedrijf. Ook kunnen de gevolgen van keuzes zo beter ingeschat worden.

Deel B: Belangrijke overzichten

Binnen de bedrijfseconomie nemen bepaalde financiële overzichten een centrale plaats in. Deze overzichten kunnen je helpen om zicht te krijgen op de financiële staat van de onderneming. De belangrijkste overzichten zijn de balans, de liquiditeitsbegroting en de winst- en verliesrekening. Het liefste heeft het management van de onderneming elke dag een overzicht van de bezittingen, van het eigen en vreemd vermogen en van de behaalde resultaten. Om aan die behoefte te voldoen is een gedegen financiële administratie onontbeerlijk. Dit heeft diverse voordelen:

• Beleid kan gemaakt worden op basis van de administratie

• Door middel van de administratie kan verantwoording afgelegd worden aan derden

• De financiële administratie kan gebruikt worden als basis voor argumentatie ten opzichte van derden

Balans

De bezittingen en de verplichtingen van een organisatie worden weergegeven in een balans. Hieronder is de balans weergegeven van een willekeurig café.

Balans Café Bon-Vivant per 31 december 2012

De bezittingen staan aan de linkerkant van de balans. Het vreemde vermogen (schulden en verplichtingen) en het eigen vermogen staan aan de rechterkant. Het totaal van de bezittingen is altijd gelijk aan het totale vreemde vermogen plus het totale eigen vermogen.

De balans heeft altijd betrekking op een bepaald moment. Op de balans staan vermeld:

• Alle bezittingen van een onderneming

• Het eigen en vreemd vermogen waarmee deze bezittingen zijn gefinancierd

Het eigen vermogen is het vermogen dat door de eigenaar of eigenaren aan de onderneming beschikbaar is gesteld. Vreemd vermogen bestaat uit schulden aan derden zoals:

• Banken

• Leveranciers

• De overheid

Een balans is dus een momentopname. Een balans is altijd in evenwicht; aan beide zijden staat hetzelfde bedrag. Het eigen vermogen is te berekenen door het totaal van vreemd vermogen van het totaal van bezittingen af te trekken: bezittingen – vreemd vermogen = eigen vermogen.

Winst- en verliesrekening

Opbrengsten en kosten worden bijgehouden in een winst- en verliesrekening. De winst- en verliesrekening van Café Bon-Vivant over een jaar is hieronder weergegeven.

Winst- en verliesrekening Café Bon-Vivant over 2012

De winst verkrijg je door de kosten van de opbrengsten of omzet af te trekken: €90.000 - €82.585,36 = €7.414,64. Indien de opbrengsten lager zijn dan de kosten lijdt de organisatie verlies. In dat geval verkrijg je het verlies door de opbrengsten van de kosten af te trekken. Op een winst- en verliesrekening worden altijd de inkomsten en uitgaven gedurende een bepaalde periode vermeld.

Liquiditeitsbegroting

De balans en de winst- en verliesrekening geven altijd inzicht in de gevolgen van beslissingen die in het verleden zijn genomen. Voor bestuurders is het echter ook belangrijk om naar de toekomst te kijken. Daarom wordt ook altijd een schatting gemaakt van de verwachte geldontvangsten en gelduitgaven van het komende jaar. Een overzicht van verwachte inkomsten en uitgaven over een toekomstige periode wordt een liquiditeitsbegroting genoemd. Een belangrijk element van deze begroting is het verwachtte kassaldo en ook het saldo op de rekening-courant. De rekening-courant is een betaalrekening bij de bank. Er kan een tegoed op staan, dan heeft de onderneming een vordering op de bank. Er kan echter ook een tekort op staan, dan heeft de onderneming een schuld bij de bank.

Alles wat in en uit de kas gaat wordt bijgehouden in het kasboek. Van de ontvangsten en uitgaven die via de bank lopen krijgt de onderneming een afschrift. Zo kunnen de werkelijke geldontvangsten en gelduitgaven precies worden bijgehouden.

De liquiditeitsbegroting is heel belangrijk omdat er uit de liquide middelen allerlei betalingen moeten worden verricht. De onderneming moet in staat zijn om schuldeisers, bijvoorbeeld leveranciers, op tijd te betalen. Als dit niet gebeurt kan een leverancier besluiten om niet meer te leveren waardoor het productieproces in gevaar komt. De voorraad van liquide middelen op een bepaald moment is het totaal van het kassaldo en het saldo op de rekening-courant. Het kassaldo is altijd positief, het saldo op de rekening-courant kan echter negatief zijn. In dat geval moet je dat saldo van het kassaldo aftrekken om de voorraad liquide middelen te berekenen.

Mutaties in financiële overzichten

Om toe te lichten hoe mutaties in de financiële overzichten tot stand komen zal hieronder een voorbeeld van een eenvoudige onderneming worden gegeven. Paul heeft 1000 euro. Hij besluit om zijn geld te gaan verdienen door kettingen te verkopen. Hij heeft zelf 1000 euro, dit wordt het eigen vermogen van de onderneming. Verder kan hij een renteloze rekening krijgen van eveneens 100 euro. Dit noemen we een lening opgenomen geld die op de balans wordt weergegeven met lening o/g. Paul koopt 300 kettingen elk ter waarde van 5 euro. Zo houdt hij 500 euro over voor de kas. We gaan er voor het gemak van uit dat Paul verder geen kosten maakt. De openingsbalans komt er dan als volgt uit te zien:

Op de linkerzijde (debetzijde) staan de bezittingen, ook wel activa genoemd. Op de rechterzijde (creditzijde) staat het eigen en vreemd vermogen. De eigenaren hebben het eigen vermogen permanent aan de onderneming beschikbaar gesteld, dit hoeft dan ook niet afgelost te worden. In ruil voor het verschaffen van eigen vermogen krijgen de eigenaren een deel van de winst van de onderneming. Vreemd vermogen is tijdelijk aan de onderneming beschikbaar gesteld door niet-eigenaren, dit betekent dat het afgelost moet worden. Tevens moet aan de verschaffers van het vreemd vermogen van tijd tot tijd rente betaald worden. Het eigen vermogen is de sluitpost die er voor zorgt dat activa en passiva altijd met elkaar in evenwicht blijven. Het eigen vermogen is dus de bezittingen minus het vreemd vermogen. Als het eigen vermogen negatief is, dan is de onderneming technisch failliet. De onderneming is dan namelijk niet in staat om haar schulden af te lossen. Een onderneming gaat echter niet vanzelf failliet. Schuldeisers, de onderneming zelf, of het openbaar ministerie kunnen de rechtbank verzoeken de onderneming failliet te verklaren.

Cijfers in de balans hangen met elkaar samen. Deze samenhang kan uitgedrukt worden in een aantal formules:

Passiva = totaal vermogen = eigen vermogen + vreemd vermogen

Activa = passiva

Eigen vermogen + vreemd vermogen = activa

Eigen vermogen = activa – vreemd vermogen

Men maakt een winst- en verliesrekening om vast te stellen wat het resultaat van de onderneming is over een bepaalde periode. Het resultaat is opbrengsten minus kosten.

Winst- en verliesrekening Sieradenwinkel Paul over week 1

Als het resultaat positief is dan maken we winst. Als de kosten echter hoger zijn dan de opbrengsten is er sprake van verlies. Als er verlies is neemt het eigen vermogen af. Winst kan aan de eigenaren worden uitgekeerd, indien dit niet gebeurt wordt de winst toegevoegd aan het eigen vermogen van de onderneming. Het eigen vermogen is als volgt te berekenen:

Eigen vermogen van de beginbalans (€1000) + ingehouden winst (€400) = eigen vermogen aan het einde van week 1 (€1400)

Naar aanleiding van deze winst- en verliesrekening kan aan het einde van de week het saldo van de liquide middelen berekend worden. Dat is namelijk het beginsaldo liquide middelen (€500) + geldontvangsten van klanten in week 1 (€1200) = eindsaldo week 1 (€1700).

De kettingen worden meteen afgeleverd waardoor de waarde van de voorraad daalt. De waarde van de voorraad daalt met €800 = 160 x €5. De waarde van de voorraad wordt dan €1.500 - €800 = €700.

Op basis van deze gegevens kan een nieuwe balans worden opgesteld:

Het eigen vermogen, en daarmee de gehele omvang van de onderneming, is met €400 toegenomen. Hier zie je weer dat de balans een momentopname is. De winst- en verliesrekening gaat over een bepaalde periode en is daarmee een periodegrootheid.

Stel nou eens dat de helft van de kettingen contant betaald wordt en de andere helft op rekening wordt verkocht? In dat geval verandert het resultaat niet. De opbrengsten worden gewoon geboekt, ook al wordt het geld later pas ontvangen. De hoeveelheid liquide middelen aan het einde van de week wordt echter wel anders. Dit wordt het beginsaldo (€500) + 50% van de opbrengst van de verkoop (€600) = €1.100.

De vorderingen op de kopers die nog niet betaald hebben worden natuurlijk wel geboekt op de balans. Dit gebeurt onder debiteuren. De post debiteuren bedraagt dan de andere helft van €1200: €600. In dat geval komt de balans er zo uit te zien:

Het verschil in betaalwijze heeft dus wel invloed op de debetzijde van de balans, maar niet op de creditzijde.

Als de onderneming goederen voor een hogere prijs blijft verkopen dan de kostprijs dan maakt deze winst en is de onderneming dus levensvatbaar. Als de winst achter blijft bij de verwachtingen dan kan het raadzaam zijn om het beleid van de onderneming aan te passen.

Het boeken van mutaties

Als ondernemingen groter zijn dan Paul’s sieradenwinkel wordt er per balanspost een aparte rekening bijgehouden met de mutaties. Zo kunnen er aparte rekeningen zijn voor de goederenvoorraad, de kas en voor het eigen vermogen. Er zijn regels voor het boeken van mutaties op dergelijke rekeningen:

• Als een balanspost toeneemt, moet het bedrag op de rekening aan dezelfde kant van de balans worden geplaatst als die waarop de balanspost staat.

• Wanneer een balanspost afneemt moet dit bedrag aan de andere kant van de balans worden geplaatst

Hieronder wat voorbeelden van de toepassing van deze regels:

• Voorraad neemt toe met €1.100, de voorraad staat debet op de balans. Dus wordt er €1.100 debet op de voorraadrekening gezet.

• De kas neemt af met €500. De kas staat debet op de balans. Dus wordt er €500 credit op de kasrekening gezet.

• Het vreemd vermogen neemt toe met €1.000. Het vreemd vermogen staat credit op de balans. Dus wordt er €1.000 credit op de rekening vreemd vermogen gezet.

Per financieel feit wordt er evenveel geboekt aan de debet- als aan de creditzijde. Zo blijft de balans in evenwicht. De 1.100 waarmee de voorraad toeneemt zorgt namelijk tegelijkertijd voor dezelfde toename van het eigen vermogen.

Op deze wijze worden diverse rekeningen bijgehouden. Al deze rekeningen kunnen voor een bepaalde periode worden samengevoegd om tot een winst- en verliesrekening te komen. De winst- en verliesrekening kan weergegeven worden door middel van een debet- en creditzijde. Hier staan opbrengsten aan de creditzijde en kosten aan de debetzijde. Dit zit als volgt:

• Door kosten neemt het eigen vermogen af. Omdat het eigen vermogen op de creditzijde staat komen de kosten dan op de debetzijde.

• Door opbrengsten neemt het eigen vermogen toe. Omdat het eigen vermogen op de creditzijde staat komen de opbrengsten ook op de creditzijde.

Een voorbeeld van een winst- en verliesrekening:

De winst- en verliesrekening is belangrijk omdat zo duidelijk te zien is waardoor het eigen vermogen is toegenomen of juist afgenomen. Dit is vooral belangrijk als er veel transacties zijn. De winst is hier opbrengsten (€2.000) – kosten (€1.060) = €940. Aan het einde van een bepaalde periode wordt de winst of het verlies overgeboekt naar de rekening eigen vermogen. Dan komen we tot de volgende boeking:

Als er een winst- en verliesrekening gemaakt wordt, dan worden de kosten en opbrengsten dus niet rechtstreeks op de rekening eigen vermogen geboekt. Het saldo van de winst- en verliesrekening wordt aan het einde van een periode overgeboekt naar de rekening eigen vermogen. Deze periode kan een week, een maand, een kwartaal of zelfs een jaar zijn.

Het is ook mogelijk om de winst en verliesrekening op een andere manier op te stellen, deze ziet er dan zo uit:

Het verband tussen financiële overzichten

De financiële administratie levert de gegevens aan die nodig zijn voor het opstellen van de balans en de winst- en verliesrekening. Belangstellenden binnen en buiten de onderneming kunnen hier gebruik van maken. Het verstrekken van deze gegevens aan belangstellenden buiten de onderneming wordt ook wel Financial accounting of externe verslaggeving genoemd. Voor de externe verslaggeving is het belangrijk om te weten welke bezittingen de organisatie heeft en hoe deze zijn gefinancierd.

Om het verband tussen de verschillende overzichten, alsmede de onderlinge verschillen, beter te kunnen begrijpen zijn ze hier nog eens weergegeven:

• Balans: Een momentopname van alle bezittingen, eigen en vreemd vermogen van de onderneming.

• Winst- en verliesrekening: Een overzicht van de opbrengsten en kosten over een bepaalde periode, hieruit is de winst of het verlies af te leiden.

• Liquiditeitsbegroting: Een overzicht van verwachte inkomsten en uitgaven over een bepaalde toekomstige periode.

Het is verder belangrijk te onthouden dat het vreemd vermogen niet alleen bestaat uit leningen maar ook uit schulden aan bijvoorbeeld leveranciers. Ook verplichtingen die in de toekomst tot gelduitgaven zullen leiden horen onder het vreemd vermogen. Als de onderneming goederen op rekening inkoopt heeft deze een schuld, welke geboekt wordt onder crediteuren. Indien de onderneming producten op rekening verkoopt heeft deze een vordering op de afnemer. Deze worden als debiteuren in de balans opgenomen. De wijze waarop transacties tot stand komen heeft grote gevolgen voor de balans en voor de liquiditeitsbegroting. Als er via internet gehandeld wordt zullen er weinig debiteuren zijn, omdat er meteen betaald moet worden. Indien veel klanten hun betalingen pinnen zal een groter deel van de betalingen via de rekening-courant lopen.

Activa

De posten aan de debetzijde van de balans worden ook wel activa genoemd. De activa kunnen vervolgens weer opgesplitst worden in vaste en vlottende activa. Vaste activa gaan meer dan een productieproces mee. Een machine die gouderts omzet in gouden staven is een goed voorbeeld van vaste activa. Andere voorbeelden zijn gebouwen, computers, inventaris… Vaste activa geven beetje bij beetje hun productieve prestatie af. De waarde van de vaste activa daalt dus. Het vastleggen in de financiële administratie van deze waardedeling noemen we afschrijven. Vlottende activa gaan slechts één productieproces mee, grondstoffen behoren tot de vlottende activa.

In de praktijk wordt het onderscheid tussen vaste en vlottende activa vaak gemaakt door middel van een tijdscriterium. Binnen die definitie behoren alle activa die binnen één jaar in geld kunnen worden omgezet tot de vlottende activa. Vaste activa zijn activa die meer dan een jaar voor productieve doeleinden kunnen worden gebruikt. Ook binnen deze definitie zijn machines vaste activa en grondstoffen vlottende activa. Het kan ook zo zijn dan vlottende activa pas in geld kunnen worden omgezet als ze eerst in andere vlottende activa zijn omgezet. Zo wordt een voorraad pas geld nadat het eerst in debiteuren is omgezet.

Passiva

De posten op de creditzijde van de balans worden ook wel passiva genoemd. Passiva zijn of eigen of vreemd vermogen. Verder is er vreemd vermogen op korte termijn en vreemd vermogen op lange termijn. De creditzijde van de balans vertelt ons op welke wijze het vermogen beschikbaar is gesteld.

Eigen vermogen is blijvend aan de onderneming verschaft. Het kan alleen opgeëist worden als de onderneming wordt opgeheven. In ruil voor het verschaffen van het eigen vermogen krijgen de verschaffers een deel van de winst.

Het eigen vermogen kan door de eigenaren zijn gestort maar kan ook voor een deel bestaan uit ingehouden winst. Alle ingehouden winsten bij elkaar worden de winstreserve genoemd. Een verlies zal ten laste worden gebracht van deze winstreserve. Als de winstreserve echter kleiner is dan de geleden verliezen zal het gestorte eigen vermogen dalen. Het eigen vermogen wordt dan kleiner dan dat wat oorspronkelijk gestort is.

Vreemd vermogen is per definitie tijdelijk aan de onderneming beschikbaar gesteld en moet dus afgelost worden. De verstrekkers van vreemd vermogen ontvangen een vaste vergoeding die van tevoren is afgesproken. Deze vaste vergoeding wordt rente genoemd. Een lening die binnen een jaar moet worden afgelost is vreemd vermogen op korte termijn. Een lening waarvan de aflossing meer dan een jaar in beslag neemt is vreemd vermogen op lange termijn. Leningen die worden aangegaan voor de aanschaf van onroerend goed, zoals gebouwen, zijn doorgaans leningen op lange termijn met een looptijd van 5 tot 25 jaar. Bij hypotecaire leningen wordt het onroerend goed als onderpand gebruikt. Dit betekent dat als de onderneming de rente of de aflossing niet meer kan of wil voldoen de verstrekker van de lening het onroerend goed mag laten verkopen. De opbrengsten van de verkoop vallen in dat geval toe aan de verstrekker van de lening. Vreemd vermogen ontstaat niet alleen door het afsluiten van leningen, maar ook als de onderneming iets op rekening koopt bij de leverancier. In dat geval heeft de leverancier een vordering op de onderneming. Deze verplichtingen worden onder de naam crediteuren opgenomen in de balans aan de creditzijde. Andere verplichtingen, zoals nog te betalen rekeningen aan het energiebedrijf, behoren ook tot het vreemd vermogen op korte termijn. De onderneming kan ook een rekening openen bij de bank waarbij je rood kunt staan. Als het bedrijf rood staat heeft de bank in feite een lening verstrekt. Als de geldgever op elk moment betaling kan eisen gaat het om rekening-courantkrediet. Zo komt de rekening-courant aan zijn naam.

De balans opnieuw bekeken

Een bijzonder kenmerk van de balans is dat deze altijd in evenwicht is. Om vast te stellen waarom dat zo is moeten we kijken naar hoe het eigen vermogen bepaald wordt. Het eigen vermogen is per definitie gelijk aan de totale debetzijde van de balans minus de totale schulden van de onderneming. Een verandering in de activa of in het vreemd vermogen leidt dus direct tot een verandering in het eigen vermogen. Zo blijft de balans altijd gelijk.

De posten aan de debetzijde van de balans zijn niet in willekeurige volgorde opgesteld. Ze zijn namelijk gerangschikt in volgorde van liquiditeit. De minst liquide posten staan bovenaan. Dit wil zeggen dat het bij deze bezittingen het langste duurt voor ze in geld omgezet zijn. Je kunt denken aan machines, gebouwen of grond. Daaronder staan activa zoals grondstoffen, maar ook debiteuren. Het meest liquide is uiteraard de voorraad liquide middelen.

De posten aan de creditzijde zijn gerangschikt naar opeisbaarheid. Bovenaan staat het eigen vermogen dat permanent aan de onderneming beschikbaar is gesteld. Dan volgt het vreemd vermogen op lange termijn en als laatste het vreemd vermogen op korte termijn. De crediteuren en eventuele schulden op de rekening-courant staan helemaal onderaan.

Een balans is zoals eerder gesteld een momentopname. Het geeft de bezittingen en schulden op een bepaald moment weer. Daarom moet een balans ook altijd de datum vermelden. Verder geeft een balans inzicht in historische gegevens. Met behulp van een balans kan het effect van in het verleden gevoerd beleid weergegeven worden. Het zegt echter niets over de toekomst. Bij het opstellen van een begrote balans wordt wel rekening gehouden met de gevolgen van toekomstige ontwikkelingen in het beleid en/of in de markt.

Je zou misschien zeggen dat de balans niet zo belangrijk is, omdat het maar een momentopname is. De balans geeft echter inzicht in drie belangrijke factoren:

• Samenstelling van de activa

• Samenstelling van het vermogen

• Liquiditeit

De verhouding tussen vaste en vlottende activa wordt de activastructuur genoemd. Ondernemingen met relatief veel vaste activa kunnen gemakkelijk in de problemen komen bij een crisis. In dat geval kunnen de activa moeilijker in geld worden omgezet. Dit maakt een onderneming kwetsbaar. Soms moeten vaste activa namelijk tegen een lage prijs verkocht worden om aan verplichtingen te voldoen. Vlottende activa kunnen juist zonder veel waardeverlies op korte termijn in geld omgezet worden. Een onderneming met relatief veel vlottende activa is dus flexibeler. Verder kan het bezit van vaste activa tot hoge vaste kosten leiden, bijvoorbeeld aan afschrijving.

De verhouding tussen het eigen en vreemd vermogen wordt ook wel de vermogensstructuur genoemd. Deze vermogensstructuur is ook indicatief voor hoe goed de onderneming financiële tegenvallers kan opvangen. Vreemd vermogen brengt namelijk verplichtingen met zich mee zoals het betalen van interest en aflossing. Eigen vermogen hoeft niet afgelost te worden en de vergoeding voor de geldverschaffers is gebaseerd op de winst. Tevens heeft het eigen vermogen een bufferfunctie. Verliezen worden namelijk in eerste instantie van het eigen vermogen afgetrokken. Hoe groter het eigen vermogen, hoe kleiner de kans op een faillissement.

Het verschil tussen de omzet en de kosten (minus de interest) is het bedrijfsresultaat. Dit wordt ook wel Earnings Before Interest and Taxes (EBIT) genoemd. Na aftrek van interestkosten krijgen we Earnings Before Taxes (EBT).

Een onderneming is liquide als zij op ieder moment aan de direct opeisbare verplichtingen kan voldoen. Dit zijn bijvoorbeeld crediteuren en rekening-courantkrediet. Indien een organisatie niet liquide is kunnen leveranciers besluiten niet meer te leveren. Zo komt het productieproces in gevaar. Het is dus heel belangrijk voor een onderneming om te alle tijden liquide te zijn.

Deel C: Bedrijfsresultaat

Het bedrijfsresultaat is erg belangrijk voor het vaststellen van de mate van succes binnen de onderneming. De berekening hiervan wordt in dit deel uitgelegd. Het bedrijfsresultaat is belangrijk omdat drie partijen de winst onderling willen verdelen. De eigenaren en de verschaffers van vreemd vermogen willen winst maken op hun investering. De belastingdienst eist een deel op in de vorm van belastingen. Hoe hoger het bedrijfsresultaat hoe meer er te verdelen is. Dan worden andere vragen belangrijk. Welk deel van het resultaat valt aan welke partij toe? En, belangrijk, welke partij kan het eerst aanspraak maken op een bepaald deel van het resultaat? De factoren die het bedrijfsresultaat en de verdeling daarvan beïnvloeden zullen nader bekeken worden.

De financiële administratie is essentieel voor het bijhouden van kosten en opbrengsten. Dit is dus ook erg belangrijk voor het vaststellen van het bedrijfsresultaat. Een gunstig bedrijfsresultaat is een van de belangrijkste doelen van de onderneming. De opbrengsten worden verminderd met de kosten, waarna er winst of verlies resteert.

Het financiële resultaat is een gevolg van het primaire proces binnen een bedrijf. Dit proces heeft een direct verband met de product of de dienst waar de klant voor wenst te betalen. Bij een melkveebedrijf is het primaire proces het melken van koeien. Bij een makelaar is het primaire proces de bemiddeling tussen kopers en verkopers van woningen. Er is een verband tussen het primaire proces en de groeperingen die aanspraak maken op een deel van het resultaat. Deze groeperingen worden ook wel participanten genoemd.

Als een onderneming een tastbaar product voortbrengt gaat het om het omzetten van primaire producten of halffabricaten naar eindproducten. Zo transformeert de sapfabrikant fruit naar sap met behulp van machines en arbeidskrachten. Alle middelen die nodig zijn om dit eindproduct voort te brengen noemen we productiemiddelen. Arbeid, grondstoffen, machines en hulpmiddelen vormen de input. Het eindproduct is output en wordt dus direct aan de klant geleverd.

Deze productiemiddelen zijn niet gratis, ze vereisen een tegenprestatie van de onderneming. Deze tegenprestatie is meestal in de vorm van geld. Arbeiders ontvangen salaris, leveranciers krijgen een prijs voor hun producten, en ook voor de energie moeten rekeningen betaald worden. Aan de andere kant krijgt de onderneming geld van klanten. De richting van de geldstroom is dus tegenovergesteld aan die van de goederenstroom.

Het bijzondere aan een horecaonderneming is dat het primaire productieproces plaats vind op dezelfde plek als de consumptie, dit is meestal niet het geval.

Soms moet een onderneming tijdelijk meer gelduitgaven doen dan de liquide middelen toelaten. In dat geval moet er meer vermogen aangetrokken worden. Zo kan er een lening afgesloten worden bij de bank. Dit vreemd vermogen kan dan vervolgens de tekorten opvangen. De lening leidt tot een ingaande geldstroom. De betaling van de rente leidt vervolgens echter weer tot een uitgaande geldstroom. Niet alleen een lening bij de bank, ook schulden bij leveranciers horen onder het vreemd vermogen.

Een onderneming kan er ook voor kiezen om eigen vermogen aan te trekken. Grote bedrijven kunnen aandelen uitgeven. De verkoop van deze aandelen aan beleggers leidt tot een ingaande geldstroom. Het eigen vermogen hoeft nooit terugbetaald te worden en is dus permanent vermogen. De aandeelhouders krijgen hier natuurlijk wel een vergoeding voor. Een deel van de winst wordt aan hen uitgekeerd in de vorm van dividend.

Als een onderneming buiten de eigen organisatie vermogen wil aantrekken dan doet zij een beroep op de vermogensmarkt. In deze markt bevinden zich aanbieders en vragers van vermogen. De grootste vermogensaanbieders zijn over het algemeen banken. Het kunnen echter ook ondernemingen zijn met een overschot aan liquide middelen.

De geldstromen kunnen verder onderverdeeld worden in primaire en secundaire geldstromen. De secundaire geldstromen zijn de geldstromen van en naar de vermogensmarkt. Alle andere geldstromen worden tot de primaire geldstromen gerekend. De primaire geldstromen zijn altijd een direct gevolg van het primaire proces. Hier horen onder andere de betaling van grondstoffen of de geldontvangst bij verkoop van het eindproduct bij. Secundaire geldstromen zijn bijvoorbeeld het betalen van rente of het aflossen van een lening.

Ontvangsten en uitgaven nader bekeken

Omdat opbrengsten en kosten zeer belangrijk zijn voor de vaststelling van het bedrijfsresultaat is het belangrijk om ze helder te definiëren. Opbrengsten en kosten zijn niet gelijk aan ontvangsten en uitgaven. Geldontvangsten afkomstig van de vermogensmarkt zijn bijvoorbeeld geen opbrengsten. Opbrengsten zijn altijd een gevolg van ingaande geldstromen die te maken hebben met het primaire proces. Bij opbrengsten wordt er dus altijd een productieve prestatie geleverd aan de verkoopmarkt. Kosten zijn er wanneer een deel van een productiemiddel wordt opgeofferd. Productiemiddelen worden over het algemeen opgeofferd wanneer producten of productiemiddelen de onderneming verlaten. Hieronder enkele voorbeelden:

• Eindproducten (waarde €3.000) worden op rekening verkocht voor €20.000. Grondstofkosten van €3.000 worden geboekt.

• Een onderneming levert eens per jaar producten aan de klant. De machine die nodig is om deze producten te maken gaat 10 jaar mee. Elk jaar is er een afschrijving van €8.000. Pas bij de verkoop van de eindproducten worden de productiekosten geboekt. Hier zit ook deze afschrijving in verwerkt.

De meeste kosten houden dus verband met uitgaande geldstromen die te maken hebben met het primaire proces. Secundaire geldstromen kunnen echter ook tot kosten leiden:

• Vreemd vermogen levert kosten op in de vorm van rente

• Eigen vermogen levert kosten op als er meer wordt terugbetaald dan er was aangetrokken

Deze vergoedingen aan de eigenaren zijn in economische zin kosten van eigen vermogen. Fiscaal gezien worden echter alleen de vergoedingen aan de verschaffers van vreemd vermogen als kosten gerekend. Dit noemen we interestkosten. Een winst- en verliesrekening die uitgaat van het fiscale perspectief wordt ook wel een fiscale winst- en verliesrekening genoemd. Dividenduitkeringen behoren vanuit een bedrijfseconomisch perspectief tot de kosten, maar fiscaal gezien dus niet.

Grootboekrekeningen

Het is in principe mogelijk om alle financiële transacties in de balans te verwerken. Dit wordt echter ingewikkeld als de onderneming groot is en dus met veel transacties te maken krijgt. Daarom hebben ondernemingen meestal meerdere rekeningen. Deze rekeningen staan allemaal voor verschillende balansposten.

Als voor elke post op de balans afzonderlijk de veranderingen worden vastgelegd spreken we van een grootboekrekening. De grootboekrekeningen zijn verder onderverdeeld in:

• Rekeningen van bezit (machines, voorraad goederen, gebouwen, kas, rekening-courant bij een positief saldo)

• Rekeningen van schuld (banklening, crediteuren, rekening-courant bij een negatief saldo)

• De rekening eigen vermogen

Het eigen vermogen kan op allerlei manieren veranderen. Het neemt af bij kosten en neemt toe bij opbrengsten, ook kan er meer eigen vermogen aangetrokken worden. Om dit allemaal bij te houden zijn er vaak hulprekeningen van het eigen vermogen. Deze hulprekeningen kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Opbrengst verkopen

• Inkoopwaarde verkopen

• Loonkosten

• Huurkosten

• Afschrijvingskosten

• Interestkosten

Op de grootboekrekening vermelden we het bedrag, de datum en een omschrijving van het financiële feit.

Boekingsregels voor grootboekrekeningen

Ook voor grootboekrekeningen zijn er natuurlijk boekingsregels. Op de grootboekrekening wordt bijgehouden welke financiële feiten gedurende een bepaalde periode de balanspost hebben beïnvloed. De algemene boekingsregels zijn als volgt:

• Als een balanspost toeneemt dan moet het bedrag op de grootboekrekening aan dezelfde kant worden geplaatst als de kant waar de post op de balans staat

• Als een balanspost afneemt dan moet het bedrag op de grootboekrekening aan de andere kant worden geplaatst als de kans waar de post op de balans staat

Hieruit volgen deze regels:

• Een rekening van bezit wordt gedebiteerd als de bezitting ontstaat of toeneemt

• Een rekening van bezit wordt gecrediteerd als de bezitting afneemt

• Een rekening van schuld wordt gecrediteerd als de schuld ontstaat of toeneemt

• Een rekening van bezit wordt gedebiteerd als de schuld afneemt

• Een hulprekening van eigen vermogen wordt gecrediteerd als het eigen vermogen toeneemt

• Een hulprekening van eigen vermogen wordt gedebiteerd als het eigen vermogen afneemt

De balans geeft zoals we weten de financiële situatie van de onderneming op een bepaald moment weer. Door de gegevens van de beginbalans over te nemen in de grootboekrekeningen worden deze rekeningen geopend. Grootboekrekeningen worden geopend met hetzelfde bedrag als de desbetreffende balanspost. Ieder financieel feit leidt vanaf dat moment tot twee boekingen op verschillende rekeningen; een aan de debetzijde en een aan de creditzijde.

Aan het einde van een periode wordt de grootboekrekening gesloten. Dit gebeurt als volgt. Voor elke grootboekrekening wordt het verschil bepaald tussen de debet- en de creditzijde. Dit verschil wordt het saldo genoemd. Dit saldo wordt vervolgens aan die zijde geplaatst waar het laagste bedrag op staat. Vervolgens tellen we beide zijden bij elkaar op. Het totaal van de debetzijde blijkt dan gelijk te zijn aan dat van de creditzijde. Hiermee is de grootboekrekening afgesloten.

Het saldo op de hulprekeningen van het eigen vermogen moet wel eerst overgeboekt worden naar de winst- en verliesrekening. Dit saldo wordt vervolgens overgeboekt naar de rekening eigen vermogen. Het eindsaldo van die rekening wordt pas overgeboekt naar de balans. De saldi op de rekeningen van schuld en de rekeningen van bezit worden zonder omwegen naar de balans overgeboekt.

Het saldo waarmee elke grootboekrekening aan het einde van een periode afsluit wordt het eindsaldo genoemd. Deze saldi gaan rechtstreeks of via een omweg naar de eindbalans. Op deze balans worden de eindsaldi echter aan de andere kant geplaatst dan die kant waar ze op de grootboekrekening op stonden. Als op de grootboekrekening liquide middelen bijvoorbeeld een eindsaldo staat van €4.000 aan de creditzijde wordt dit bedrag aan de debetzijde van de balans geboekt. Ter herinnering: de balans is een momentopname terwijl de grootboekrekeningen de mutaties in de balansposten weergeven gedurende een bepaalde periode.

Vermogen

Ondernemingen hebben de mogelijkheid om vreemd of eigen vermogen aan te trekken. Voor het aantrekken van eigen vermogen is de onderneming in haar mogelijkheden beperkt door haar rechtsvorm. Hieronder zullen twee mogelijke rechtsvormen besproken worden.

Bij een eenmanszaak is een persoon eigenaar van de onderneming. Deze persoon heeft tevens als enige de leiding over de onderneming. Dit betekent niet dat er niet meer personen bij de onderneming betrokken zijn. Bij een eenmanszaak kunnen tientallen mensen werken. Bij een eenmanszaak is er geen scheiding tussen het privévermogen van de eigenaar en het eigen vermogen. Het eigen vermogen neemt toe bij winst en neemt af bij verlies. Bij een eenmanszaak zijn er echter ook privéactiviteiten die het eigen vermogen kunnen beïnvloeden. Hieronder een aantal voorbeelden:

• De eigenaar neemt €50 uit de kas, door deze privéopname daalt het eigen vermogen met €50

• De eigenaar neemt goederen uit het magazijn en gebruikt ze privé. De inkoopwaarde is €500 en de verkoopwaarde €760. Het eigen vermogen daalt met €500

• De eigenaar stort €7.800 welke hij verkregen heeft uit een erfenis in de kas. Het eigen vermogen neemt na deze privéstorting met €7.800 toe

Het eigen vermogen van een eenmanszaak over het jaar 2011 is dus als volgt te berekenen:

Het eigen vermogen op 31 december 2011 = het eigen vermogen op 1 januari 2011 + winst 2011 – verlies 2011 + privéstortingen 2011 – privéopnames 2011

Een andere bedrijfsvorm is de besloten vennootschap (bv). In deze bedrijfsvorm is het eigen vermogen van het bedrijf strikt gescheiden van het vermogen van de eigenaren. Deze eigenaren worden ook wel aandeelhouders genoemd. De bv is zelf een rechtspersoon en heeft dus eigen rechten en plichten. De bv gaat dus verplichtingen aan met derden. Contracten worden gesloten met de bv en dus niet met privépersonen. De eigenaren van de bv hebben in die zin geen bijzondere band met de bv. Als aandeelhouders goederen van de bv willen betrekken moeten ze die gewoon kopen bij de bv, net als andere klanten.

Financieel resultaat

Bij de berekening van het financieel resultaat wordt een vaste volgorde aangehouden:

1. Omzet

2. Kosten van de omzet (interestkosten uitgezonderd)

3. Bedrijfsresultaat, oftewel Earnings Before Interest and Taxes (EBIT)

4. Interestkosten

5. Resultaat voor belastingen, oftewel Earnings Before Taxes (EBT)

6. Belastingen

7. Resultaat na belastingen, oftewel Earnings After Taxes (EAT)

Oftewel: na EBIT gaan we ons afvragen welke participanten aanspraak kunnen maken op een deel van de winst. De volgorde voor deze verdeling is dus zo:

• Eerst komen de verschaffers van vreemd vermogen aan de beurt in de vorm van interest

• Ten tweede wordt er belasting geheven over het resultaat

• De eigenaren komen als laatste aan de beurt

Op de langere termijn moet EBIT voor elke onderneming een minimale grootte hebben. Het bedrijfsresultaat moet genoeg zijn om:

• Aan de verschaffers van vreemd vermogen interest te betalen

• De verschuldigde belastingen te kunnen betalen

• De vereiste vergoeding aan de eigenaren te kunnen betalen

De verdeling van de winst na aftrek van belasting is een beslissing die binnen de onderneming genomen moet worden. Binnen een nv of bv beslist de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) hierover. De winst kan geheel of gedeeltelijk worden uitgekeerd aan de aandeelhouders.

Een andere vorm van belasting is Belasting Toegevoegde Waarde (BTW). Wanneer een onderneming waarde toevoegt aan een product of dienst kan deze verplicht zijn over de toegevoegde waarde belasting in rekening te brengen aan de afnemer. Sommige prestaties, zoals onderwijs en zorg, zijn vrijgesteld van btw. Verder zijn er verschillende tarieven:

• 0% Bij import en export van goederen

• 6% Verlaagd tarief: voor goederen die voorzien in een primaire levensbehoefte

• 19% Algemeen tarief: voor duurzame producten, luxe levensmiddelen en diensten

Als de onderneming goederen inkoopt betaald de onderneming deze goederen + de btw aan de leverancier. De btw kan echter van de belastingdienst teruggevorderd worden. De btw komt op de debetzijde van de balans te staan als te vorderen btw.

De onderneming die de goederen levert ontvangt btw bovenop de kostprijs. Deze btw moet echter afgedragen worden aan de overheid. De btw komt dan aan de creditzijde van de balans te staan. Btw is voor de afnemer dus geen kostenpost en voor de leverancier geen bron van inkomsten. De onderneming vervult in dit geval slechts een kassiersfunctie voor de overheid.

Verwerking van financiële feiten

Voor de verwerking van financiële feiten kan het onderstaande schema gebruikt worden:

Uiteraard worden feiten waarvan de balanspost debet op de balans staat gedebiteerd bij een toename en gecrediteerd bij een afname.

Fieten waarvan de balanspost credit op de balans staat worden gecrediteerd bij toename en gedebiteerd bij afname. Hieronder een voorbeeld van deze manier van boekhouden:

Merk op dat de afkorting EV voorkomt bij alle hulprekeningen van de grootboekrekening eigen vermogen.

Het is ook mogelijk financiële transacties in bedragen en woorden weer te geven. Dit noemen we journaalboekhouden. Laten we financieel feit 1 uit bovenstaande tabel als voorbeeld nemen. Door dit financiële feit veranderen er drie rekeningen. Deze zetten we eerst onder elkaar:

• Voorraad goederen

• Te vorderen BTW

• Crediteuren

Vervolgens moet men nagaan welke rekening gecrediteerd moet worden. Dat is de rekening crediteuren. Vervolgens voegen we het woord aan toe. Alle andere rekeningen moeten gedebiteerd worden. Bij de namen van de rekeningen worden vervolgens de relevante bedragen opgeschreven. De te debiteren bedragen worden links weergegeven en de te crediteren bedragen rechts. Zo komen we tot de volgende journaalpost:

Bij een journaalpost moet de debetzijde even groot zijn als de creditzijde. In feite wordt de balans door elk financieel feit aangepast. De balans moet altijd in evenwicht zijn. Het nut van journaalposten maken is dat zo de administratie verdeeld kan worden. Zo kunnen geschoolde krachten de journaalposten opstellen waarna minder geschoolde krachten, al dan niet gebruikmakend van software, deze verwerken.

Voorzieningen

Elke ondernemingen kent bezittingen en vaak ook vreemd vermogen. Het verschil tussen het vreemd vermogen en de bezittingen is het eigen vermogen. Vreemd vermogen is altijd iets dat in de toekomst terug moet worden betaald. Het is dus een overzicht van een deel van de toekomstige uitgaven. Ook voorzieningen worden tot het vreemd vermogen gerekend.

Stel dat een nieuw kantoorgebouw bij oplevering uitstekend onderhouden is, dan nog zal er over een aantal jaar (laten we zeggen 10) weer geschilderd moeten worden. Zo’n schilderbeurt zal ongeveer €10.000 kosten. De vraag is hoe we deze kosten moeten verdelen en registreren.

We nemen aan dat uitgaande van het bovenstaande, de waarde van de verf van het gebouw elk jaar afneemt met €1.000. Elk jaar rekenen we dan €1.000 aan kosten. Deze kosten komen ten goede aan de voorziening onderhoud. De journaalpost ziet er als volgt uit:

De €1.000 aan kosten worden ten laste van het resultaat van jaar 1 gelegd en verschuiven naar de winst- en verliesrekening. Het bedrag voor de voorziening verdwijnt naar de balans. Zo worden de kosten voor het onderhoud gelijkmatig over de jaren verdeeld. Deze boeking wordt elk jaar herhaald. Als het onderhoud na 10 jaar goedkoper blijkt te zijn dan de verwachte €10.000 dan blijft deze meevaller op de voorziening staan. Er zullen namelijk in de toekomst wellicht tegenvallers zijn. Als de inschatting redelijk is zullen op de lange termijn de meevallers opwegen tegen de tegenvallers.

Kosten

Kosten zijn gelduitgaven in verband met het kopen van productiemiddelen en het betalen van interest aan de verschaffers van vreemd vermogen. Dit is de definitie vanuit fiscaal perspectief. Vanuit bedrijfseconomisch perspectief zijn er ook kosten verbonden aan de vergoeding die toegekend wordt aan de verschaffers van het eigen vermogen. Deze kosten worden ook wel kosten van het eigen vermogen genoemd. Een aantal vormen van gelduitgaven behoren duidelijk niet tot de kosten:

• Het aflossen van vreemd vermogen

• Het terugstorten van eigen vermogen

• Gelduitgaven in verband met BTW

Zonder een gelduitgave zijn er natuurlijk geen kosten, maar niet elke gelduitgave leidt dus tot kosten.

Opbrengsten

Er zijn geen opbrengsten zonder geldontvangsten. Opbrengsten hebben altijd te maken met geldontvangsten in verband met het leveren van goederen en/of diensten. Ook kunnen er opbrengsten verkregen worden als de onderneming interest ontvangt op door haar verschaft vreemd vermogen. Opbrengsten zijn dus niet:

• Opname van eigen of vreemd vermogen

• BTW