Hoofdstuk 12 - Hoe wordt handelingsgerichte diagnostiek geïmplementeerd?

Hoe wordt HGD ingevoerd?

Schoolpsychologen en orthopedagogen passen handelingsgerichte diagnostiek (HGD) toe in en rondom het primair en voortgezet onderwijs, zowel in het regulier als speciaal onderwijs. Dit gebeurt vaak vanuit een schoolbestuur, samenwerkingsverband, onderwijsinstelling of een eigen praktijk. De implementatie kan alleen hun diagnostiek betreffen (implementatie op individueel niveau) of die van hun collega's (implementatie op het niveau van school, samenwerkingsverband of de onderwijsinstelling). Veel scholen werken al handelingsgericht, waardoor HGD makkelijk in te voeren is. Het implementeren van HGD is een dynamisch, uitdagend en langdurig proces dat verschilt per context. Het is altijd een implementatie op maat, passend bij de context. Echter kan HGD niet altijd alle problemen in alle situaties oplossen. HGD blijft altijd in ontwikkeling, daarom is het van belang dat je altijd nagaat of je nog conform de recente standaarden werkt. Effectieve feedback zijn hierbij dit boek en de checklists. 

Bottom-up of top-down?

Wanneer de diagnosten het initiatief nemen om HGD toe te passen, spreken we van bottom-up werken. De diagnosten moeten dan het management overtuigen van de meerwaarde van HGD, zoals wat gunstig is voor het inhoudelijke draagvlak en de borging. Wanneer het management (het bestuur) het iniatief neemt om HGD toe te passen, spreken we van top-down. Het management moet dan de diagnosten zien te overtuigen van de voordelen van HGD, zoals wat gunstig is voor randvoorwaarden. 

De keuze voor HGD betekent dat zowel de schoolpsychologen als de andere onderwijsprofessionals deels anders gaan werken en dat het management dit ondersteunt. Het is de kunst op de kennis, keuze en kunde van HGD zodanig te combineren dat de invoering succesvol verloopt en duurzaam is. Het implementeren van HGD kan op twee manieren: minimaal of maximaal. 

Wat zijn de varianten van implementatie?

We spreken van een succesvolle implementatie als de zeven uitgangspunten tot hun recht komen in de vijf HGD-fasen. Om dat te bereiken moeten keuzes voor de korte en lange termijn gemaakt worden. De implementatie van HGD is flexibel en op maat: variërend van het toepassen van enkele uitgangspunten binnen de huidige werkwijze (minimale implementatie) tot en met het toepassen van alle vijf fasen in een aangepaste werkwijze (maximale implementatie). Deze twee varianten zijn in allerlei tussenvormen te bedenken. De minimale variant is van toepassing als een diagnost iets van HGD wil toepassen in zijn werkwijze. Hierbij worden enkele uitgangspunten toegepast en worden de effecten geëvalueerd, waarna mogelijk meer uitgangspunten toegepast kunnen worden. De maximale variant betreft de zeven uitgangspunten en de vijf fasen en is gericht op alle diagnosten die deel uitmaken van het systeem. Hiervoor is een implementatieplan nodig, dit kan onder leiding van een HGD-begeleider. Een maximale invoering richt zich op de groep als geheel en benut het sociaal kapitaal en is daarmee duurzamer dan de minimale invoering. 

Wat zijn de vier spelregels voor succesvolle implementatie?

1. Van discussiëren naar doen. De invoering van HGD is een dynamisch proces wat begint met een discussie, waarna men direct aan de slag gaat. Door het te doen, bemerk je de effecten ervan op leerlingen, leraren en ouders, krijg je feedback en ervaring en ga je steeds doelgerichter te werk. 
2. Maak de werkwijze op maat. HGD is een ideaalmodel wat je niet zomaar over moet nemen, maar aan moet passen aan je eigen werkwijze die past bij de context waarin je werkt (eigenaarschap). Hierbij dienen wel alle zeven uitgangspunten tot hun recht te blijven komen.
3. Redeneer van wenselijk naar haalbaar. Om de kwaliteit te verbeteren kun je HGD gebruiken om je werkwijze mee te vergelijken: wat doe ik al handelingsgericht en wat wil ik meer handelingsgericht doen? Welk doel is wenselijk? En daarna: hoe maak ik dat haalbaar?
4. Redeneer van inhoud naar organisatie. Kies eerst welke inhoud jij wenselijk vindt, om vervolgens de organisatie hierop af te stemmen. 

Wat zijn succesfactoren voor implementatie?

Er is veel onderzoek gedaan naar een succesvolle implementatie waaruit verschillende factoren zijn gekomen die de kans op succes vergroten. Niet elke diagnost voldoet aan alle succesfactoren, maar er moet wel een intentie zijn om aan de ontbrekende factoren te werken. We onderscheiden vier succesfactoren:

1. Succesfactoren van het model. Het model past bij het streven om evidence-based te werken. Er is een combinatie van wetenschappelijke kennis en praktijkkennis. Het draait om functionele diagnostiek, oplossingsgerichte aanpak en empowerment van leerlingen, leraren en ouders.  
2. Succesfactoren bij diagnosten. Diagnosten moeten streven naar het verbeteren van de kwaliteit van hun werkwijze. Ook moeten diagnosten competenties bezitten, zoals handelingsgerichte attitude (flexibel en doelgericht werken, wisselen van rollen, samenwerken met de betrokkenen), kennis (van de procedures van de HGD-fasen en van recente theorieën en interventies) en vaardigheden (gespreksvaardigheden, begeleidingsvaardigheden en interdisciplinair samenwerken). 
3. Succesfactoren op managementniveau. Managers moeten actief deelnemen aan inhoudelijke trainingen van HGD. Ze zijn op de hoogte van de samenhang tussen HGD en de visie en missie waarvoor zij model staan. Managers kennen zowel de fasen van HGD als de organisatorische implicaties ervan. Ze leggen diagnosten druk op door het moeten behalen van doelen binnen een bepaald termijn, maar geven daarbij ook de nodige ondersteuning. Als laatste is een belangrijke succesfactor de tijd: het oefenen en experimenteren en dit evalueren kost tijd.   
4. Succesfactoren bij samenwerkingspartners. De deskundigheid, kennis en opvattingen van de samenwerkingspartners doen ertoe, ook zij moeten handelingsgericht werken. Leerlingen en ouders moeten zich positief opstellen, bewust zijn van de problemen, meedenken over de doelen voor de leerling, onderwijsleer en opvoedingssituatie en hun verantwoordelijkheid nemen. Onderwijsproffesionals volgen de uitgangspunten van HGD, participeren actief in het diagnostisch proces, denken en doen mee bij het bedenken van verklaringen, doelen en oplossingen en zijn positief. Hoe meer handelingsgericht de school werkt, hoe meer succesfactoren er zullen zijn. Wanneer onderwijs samenwerkt met jeugdhulp is een goede samenwerking van belang, waarbij het belang van het kind altijd centraal staat. 

Welke stappen moeten genomen worden voor implementatie?

Planmatig werken is een algemene succesfactor, vandaar dat voor maximale implementatie een stappenplan is ontwikkeld. De stappen hangen met elkaar samen en kunnen daardoor in elkaar overlopen, daarom wordt er gesproken van een cyclus waarin stappen elkaar activeren en stimuleren. In alle stappen hebben betrokkenen een onderzoekende houding, waarin iedereen zich lerend, kritisch/constructief en oplossingsgericht opstelt. De zeven stappen voor maximale implementatie zijn:

1. Kennismaken met HGD.
2. Definiëren van de gewenste uitkomsten.
3. Nagaan in hoeverre succesfactoren aanwezig zijn.
4. Vaststellen hoe de huidige diagnostiek zich verhoudt tot HGD. 
   4a. Behouden van de stappen die al handelingsgericht zijn en goed bevallen.
   4b. Bepalen of de stappen die niet worden toegepast wenselijk zijn.
5. De gewenste veranderingen haalbaar maken.
6. De implementatie met betrokkenen bespreken.
7. Experimenteren met de beoogde werkwijze, evalueren en bijstellen.

Een stuurgroep neemt de leiding in het volgen van het stappenplan, ook wel verbeterteam of veranderteam genoemd. Deze groep bestaat uit een schoolpsycholoog/orthopedagoog die alle succesfactoren bezit, het mangement, enkele gemotiveerde collega's en een HGD-begeleider. De stuurgroep zet de verandering in gang richting HGD, ze overtuigen en motiveren collega's, nemen intiatieven, bewaken de voortgang en zoeken naar successen en oplossingen voor knelpunten. Ook bewaakt de stuurgroep de uitgangspunten van HGD, want ook het implementatieplan zelf moet natuurlijk ook handelingsgericht zijn. 

Stap 1: Hoe maak je kennis met HGD?

De eerste stap is informeren wat HGD precies inhoudt. Dit kan aan de hand van dit boek, presentaties bijwonen over HGD, praktijkvoorbeelden zien of door een collega die er mee werkt observeren. Daarnaast zijn er ook HGD-trainingen. Naast het informeren, moeten de betrokkenen ook enthousiast en geïnspireerd worden. Daarbij spelen vier aandachtspunten een rol:

1. HGD past bij de diagnosten. Hierbij staan vragen centraal zoals, past het model bij onze opvattingen over goede diagnostiek en onze waarden en normen? Of, helpt HGD ons bij het waarmaken van onze visie en missie?
2. Niet stapelen, maar puzzelen. HGD verloopt soepeler wanneer het geïntegreerd wordt met de bestaande ontwikkelingen in de school, het samenwerkingsverband of de onderwijsinstelling. Met het puzzelen wordt de samenhang tussen deze ontwikkelingen bedoeld. Met het stapelen wordt het werken met losse projecten bedoeld. 
3. Het belang van meningsverschillen en conflicten. Het verbeteren van professioneel handelen vergt niet alleen aanleren van nieuwe vaardigheden, maar ook loslaten van vertrouwde routines. De mate van verandering verschilt per diagnost. Voor iedereen geldt: door het te doen, leer je het. Meningsverschillen en conflicten zijn daarbij waardevol, omdat een verandering niet zonder discussie en strijd gaat. 
4. Benut alle reacties, ook de kritische geluiden. Veranderingen nemen spanningen met zich mee, dit kan leiden tot kritische reacties. Ga deze niet uit de weg, maar bespreek en benut ze. Buig de kritiek om naar actiepunten. 

Stap 2: Hoe defenieer de gewenste uitkomsten?

Als er voldoende bekend is over HGD kunnen er keuzes gemaakt worden over wat geïmplementeerd moet worden en wat het moet opbrengen. De meeste implementaties streven drie doelen naar: de beoogde werkwijze wordt uitgevoerd zoals bedoeld, de werkwijze draagt bij aan de kwaliteit van het onderwijs en de begeleiding van leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben en de werkwijze wordt duurzaam geïmplementeerd. De opbrengsten moeten zichtbaar gemaakt worden om te kunnen zien of de werkwijze wat heeft opgeleverd. Bespreek daarom de wensen op langere termijn en de doelen op korte termijn. De opbrengsten houd je systematisch bij, dit bevordert duurzame verandering. 

Actieve participatie bij het formuleren van doelen is een vereiste voor effectiviteit. Een meerderheid moet achter de doelen staan en als dit succesvol werkt zal via een olievlekwerking de meerderheid uitgebreid worden. De betrokkenen werken en leren samen. Ze beïnvloeden geleidelijk aan het systeem en omgekeerd.  

Stap 3: Welke succesfactoren zijn al aanwezig?

Bepaal samen met je collega's, het management en de samenwerkingspartners welke succesfactoren al aanwezig zijn aan de hand van een checklist. Breng de succesfactoren samen in kaart en zoek naar mogelijke valkuilen. Analyseer samen met de betrokkenen hoe ze HGD beter kunnen toepassen in hun werkwijze. 

Stap 4: Hoe verhoudt de huidige diagnostiek zich tot HGD?

Breng in kaart hoe de huidige diagnostische activiteiten zich verhouden tot die van HGD: welke fasen en stappen worden al toegepast en welke nog niet? Maak een sterkte-zwakte-analyse, waarbij de doelen worden geformuleerd en worden vergeleken met hun eigen werkwijze. Zo ontstaat er een overzicht wat al handelingsgericht wordt gedaan en wat nog verbeterd kan worden. 

Stap 4a: Behoud de activiteiten die al handelingsgericht zijn.

De aspecten die al handelingsgericht zijn, kunnen behouden blijven. Dit is in de sterkte-zwakte-analyse te zien in de middelste kolom. Het doel meer handelingsgericht werken wordt daarmee haalbaar. 

Stap 4b: Zijn de stappen die niet worden toegepast wenselijk?

Bepaal of de stappen die nauwelijks of niet worden toegepast ook wenselijk zijn. Dit is een bewuste keuze waarbij de voor- en nadelen van de activiteit afgewogen moeten worden. Als de verandering wenselijk is, kan doorgegaan worden naar stap 5.

Stap 5: Hoe maak je de gewenste veranderingen haalbaar?

Wanneer de verandering wenselijk is, moet deze verandering gerealiseerd worden. Hierbij is belangrijk dat van wenselijk naar haalbaar geredeneerd wordt en van inhoud naar organisatie. In deze stap worden de activiteiten die nodig zijn om de doelen te behalen georganiseerd.

In deze stap is er ook aandacht voor persoonlijke leerdoelen: iedereen krijgt de ruimte om keuzes te maken die bij hem passen binnen de kaders die bepaald zijn. Hierbij kan gebruikt worden van de hulpzinnen ondersteuningsbehoeften. 

De materialen worden in overleg bijgesteld. De formulieren, vragenlijsten en checklists zijn te downloaden als leidraad, maar moeten aangepast worden aan de specifieke context en eigen situatie. Een formulier kan altijd beter en is nooit af, omdat het bij moet blijven met de recente ontwikkelingen.

Stap 6: Hoe bespreek je de implementatie met betrokkenen?

Bespreek de invoering met betrokkenen in en rondom de school, zoals collega's en samenwerkingspartners. Geef hierbij aan dat je meer handelingsgericht wilt werken en welke doelen hierbij nagestreefd worden. Gebruik de reacties van de betrokkenen en betrek hen er actief bij. Het belang van samenwerking staat namelijk hoog bij HGD. Benadruk bij de onderwijsprofessionals en ervaringsdeskundigen dat hun kennis en ervaring hard nodig is. Informeer ook het management, de betrokken professionals in het onderwijs en de jeugdhulp. 

Stap 7: Hoe stel je de beoogde werkwijze bij na het experimenteren en evalueren?

Diagnosten gaan actief aan de slag met de werkwijze in gezamenlijke leersituaties. Er wordt geëxperimenteerd met zelf ontwikkelde checklists, vaardigheden worden geoefend en aangescherpt en er worden trainingen gevolgd. Na een periode van scholing, training en oefening kunnen de vorderingen worden geëvalueerd. Dit kan aan de hand van de analyseschema's, schaalvragen of effectieve feedback schema. Bespreek de beoogde consequenties: het effect op de integratieve beelden en de adviezen. Richt je hierbij op de successen, maar gebruik ook de mislukkingen. In een professionele sfeer wordt er geleerd van elkaars successen en mislukkingen. 

Het stappenplan is een cyclus, dus ga terug naar stap 4 om de werkwijze nog beter te maken. 

Hoe blijft HGD behouden?

Tijdens het implementatietraject zijn er studiebijeenkomsten en evaluatiemomenten met diagnosten, managers, onderwijsprofessionals en andere samenwerkingspartners met als doel het borgen van verbeteringen, het aanscherpen van de attitude, het opfrissen van kennis en het verdiepen van vaardigheden. HGD blijft zo hoog op de agenda door even in het moment stil te staan met een terugblik en een kijk vooruit. Er zijn verschillende strategieën om HGD levend te houden:

1. Succesvolle borging vergt passie, gedrevenheid, engagement, excellent vakmanschap, beroepseer en moreel besef. Houd een sterke stuurgroep in stand.
2. Taalgebruik is essentieel: hoe merken leerlingen, leraren en ouders dat hier handelingsgericht wordt gewerkt? Gebruik termen als doelen, opbrengsten, feedback, wisselwerking, ondersteuningsbehoeften en bevorderende/belemmerende factoren om dicht bij het HGD-kader blijven. 
3. Vraag leerlingen, onderwijsprofessionals en ouders om feedback en benut deze. Gebruik zowel positieve reacties als kritische reacties bij het aanscherpen van de werkwijze. 
4. Betrek onderwijsprofessionals actief bij de borging. Zorg ervoor dat de implementatiedoelen en afspraken duidelijk zijn voor onderwijsprofessionals.
5. Wees continu alert op good practices. Bespreek de ervaringen met HGD systematisch. 
6. Zorg voor visuele geheugensteuntjes. Maak HGD zichtbaar door aandacht te geven aan een stelling, krantenartikel, foto of kaartjes gerelateerd aan HGD. 
7. Participeer in netwerken van andere professionals die met HGD bezig zijn. Netwerkleren is bevorderlijk voor het leren van nieuwe kennis en vaardigheden. 
8. Het opnemen van HGD in een logboek kwaliteitsbewaking bevordert borging. Leg de HGD-verworvenheden vast in een logboek.
9. Houd HGD levend door het te koppelen aan HGW en HGA. Hoe beter HGW, HGD en HGA op elkaar afgestemd zijn, hoe meer ze elkaar versterken en hoe duurzamer de implementaties ervan.