Hoofdstuk 4 - Hoe ziet de intakefase eruit?

Hoe begint de aanmelding?

Handelingsgerichte diagnostiek (HGD) begint met een aanmelding, meestal vanuit de onderwijs- en ondersteuningsroute van de school. Wanneer er bij een leerling veel problemen opgemerkt worden, zal deze leerling worden besproken in een leerlingbespreking met de interne begeleiders en ouders. Als de situatie dan nog problematisch blijft en er geen vooruitgang is, worden externe partijen betrokken, zoals een schoolpsycholoog of orthopedagoog. Zij hebben de mogelijkheid om HGD in te zetten.

Hoe meld je je aan voor HGD?

De aanmelding kan naar de intakefase wanneer aan vier vragen is voldaan: 

1. Betreffen de vragen onderwijsleerproblemen en/of onderwijsondersteunend gedrag?
2. Is diagnostiek noodzakelijk om de vragen te beantwoorden?
3. Is de schoolpsycholoog/orthopedagoog voldoende gekwalificeerd?
4. Zijn de beroepsethische posities van betrokkenen helder?

Wat wordt besproken in de intakefase?

In de intakefase is het verhaal van de leerling, leraar en ouders volledig duidelijk. Daarnaast zijn ook de doelen besproken en de beleving van de betrokkenen. In de strategiefase wordt dit omgezet tot een diagnostisch plan. 

Wat zijn uitgangspunten van HGD in de intakefase?

• Al vanaf de intakefase werk je doelgericht. De intakefase heeft vier doelen: de context van de aanmelding verhelderen, de samenwerkingsrelatie starten, diagnostische vraagstellingen bepalen en werkafspraken maken. Je verzamelt doelgericht informatie.
• Kinderen ontwikkelen zich in wisselwerknig met hun omgeving. Je wint informatie uit alle contexten van het kind.
• In de intakefase focus je al op onderwijs- en opvoedbehoeften. 
• Leraren en ouders doen ertoe. De afstemming tussen leraar/leerling en ouder/kind is cruciaal voor een goede ontwikkeling.
• Meteen bij aanvraag van het diagnostisch proces is er aandacht voor de positieve aspecten van de leerling, leraar, klas, school en ouders. Dit bevordert de samenwerking.
• In de intakefase heb je vooral de rol van samenwerkingspartner. 
• De intakefase verloopt systematisch in stappen. Een diagnost is gevoelig voor valkuilen, oordelen en verwachtingen. Daarom is het belangrijk door elke stap van handelen te reflecteren. De intakefase bestaat uit zeven stappen:

1. Voorbereiden van het intakegesprek.
2. Reden van aanmelding, vragen, wensen en verwachtingen.
3. Overzicht: problematische en positieve gedragingen en situaties.
4. Voorgeschiedenis, ondernomen activiteiten en effecten.
5. Attributies, doelen en oplossingen.
6. Inschatten van de veiligheid op school en thuis.
7. Afronding van intakefase: vraagstellingen, werkafspraken en feedback. 

Hoe beter de intakefase verloopt, hoe groter de kans dat de onderzoeksfase te beperken of over te slaan is.

Stap 1: Hoe bereid je het intakegesprek voor?

De informatie die in deze stap beschikbaar is, komt uit de onderwijs- en ondersteuningsroute. Hierin is te zien welke belemmerende en bevorderende factoren er zijn, wat de leerling is aangeboden en of de doelen behaald zijn. Daarnaast is er ook informatie te halen uit de leerlingbespreking en de het ondersteuningsteam.

Met wie ga ik samenwerken?

In overleg met de leerling, school en ouders beslis je wie er betrokken worden in het proces, bijvoorbeeld degene die de aanmelding heeft gedaan of een intern begeleider. Het is in de parktijk niet haalbaar om met iedereen tegelijk rond de tafel te zitten, maar dit is ook niet noodzakelijk. 

Hoe vraag je de informatie op?

Het kan zijn dat er al een geschiedenis van ondersteuning is geweest bij de leerling of dat er al testen gedaan zijn. Deze informatie is nuttig bij het intakegesprek en dient ter voorbereiding opgevraagd en gelezen te worden. Hiervoor is wel toestemming nodig van de ouders. Door het schooldossier van de leerling te bestuderen, kan een deel van het intakeformulier al ingevuld worden. Met een dossieranalyse wordt er een helder beeld gecreëerd van welke informatie al beschikbaar is en welke informatie nog mist. Ook de leerling, leraar en ouders vraag je vooraf een intakeformulier invullen, zodat alle informatie op tafel ligt en zij de tijd hebben om zich goed voor te bereiden.

Wanneer is het intakegesprek niet gezamenlijk?

Het liefst wil je het intakegesprek met leerling, school en ouders gezamenlijk doen, zodat er open en transparant met de betrokkenen gesproken wordt, iedereen direct op de hoogte is en het gesprek efficiënt verloopt. Een voorwaarde hieraan is dat er een constructieve samenwerking moet zijn tussen leerling, school en ouders. Gevoelige onderwerpen kunnen apart besproken worden met de betrokkene of als er een conflict is tussen de betrokkenen moet hier ook eerst apart aandacht besteed aan worden.

Participatie van de leerling in de intakefase?

Wat de leeftijd ook is van de leerling en ondanks of die wel of geen problemen ervaart, de belevingswereld van de leerling wordt altijd betrokken. Wanneer het niet mogelijk is om de leerling in de intakefase erbij te betrekken, wordt dit alsnog gedaan in de onderzoeksfase. 

Stap 2: Reden van aanmelding, vragen, wensen en verwachtingen

De reden van aanmelding bestaat uit de zorgen en problemen die de leerling, school en/of ouders ervaren. Je laat de betrokkenen hun verhaal doen en het is jouw taak om een open en nieuwsgierige houding aan te nemen. Je probeert hun perspectief te begrijpen. 

Welke vragen kunnen er gesteld worden?

De reden van aanmelding bevat ook één of meer vragen van de leerling, leraar of ouders. Elke vraag die wordt gesteld, noteer je in de letterlijke woorden van degene die ze stelt. In de verhelderingsfase kan deze vraag getypeerd worden: onderkennend, verklarend, veranderingsgericht, adviesgericht of evaluerend. De vragen kun je onderzoeken en bespreken in hun terminologie. 

Is er wellicht een vraag achter de vraag?

Soms schuilt er een vraag achter een andere vragen, dit noemen we een impliciete vraag. Deze impliciete vragen komen pas op tafel wanneer je er gericht naar op zoek gaat. Wanneer de vraag gaat over een label of classificatie, moet je extra alert zijn. Ook vragen die subjectief zijn kunnen verschillende uitkomsten bieden voor verschillende betrokkenen. 

Welke wensen en verwachtingen zijn er?

De wensen en verwachtingen van de leerling, school en ouders hebben een grote invloed. Deze wensen en verwachtingen moeten besproken worden om meningsverschillen te voorkomen. Wanneer motieven impliciet blijven, moet er expliciet naar gevraagd worden om het onderzoek open en transparant te houden. Wanneer dit niet gebeurt, kunnen impliciete motieven namelijk het onderzoek sturen. Ook wanneer een wens of verwachting irreëel is, moet dit zo vroeg mogelijk besproken worden en eerlijk toegeven dat je hierin niet tegemoet kan komen. Geef aan wat je ze wel kan bieden. Hierdoor worden misverstanden voorkomen. Bewaak ten allen tijden je onafhankelijke positie en het belang van de leerling. 

Intermezzo: wat is de relatie tussen intake- en strategiefase?

De intakefase gaat over de persoonlijke visie van de leerling, leraar en ouders. De strategiefase gaat over de objectivering daarvan door de diagnost. De subjectieve informatie in de intakefase objectiveer je in de strategiefase. 

Stap 3: Wat zijn de problematische en positieve aspecten?

De problematische kenmerken zijn de gedragingen en situaties waarvan een leerling, leraar of ouder aangeven deze zorgelijk of problematisch te vinden. Hierbij probeer je ze goed te begrijpen en een helder beeld te krijgen. 

De positieve kenmerken zijn gedragingen en situaties waarvan een leerling, leraar of ouder aangeven deze te waarderen. Deze zijn nodig voor een volledig beeld en een effectief advies. Het is belangrijk om naast alle problemen, ook de krachten en hulpbronnen te benadrukken, zodat betrokkenen niet ontmoedigd raken. Het benadrukken van de positieve situaties bevordert de sfeer en de samenwerking.

Hoe is de situatie op school en thuis?

Bij het belichten van de situatie thuis en op school ga je ook in op de emoties die deze situatie oproept, zo blijven gevoelens niet onderbelicht. Een vraag die gesteld kan worden is: Wie ervaart welke problematische en positieve gedragingen en sinds wanneer? Dit kan door het groeps- en klassenoverzicht erbij te houden om dicht bij de werkvloer te blijven. In de strategiefase beoordeel je de problematisch en positieve aspecten. 

Welke verschillende zienswijzen zijn er?

Aangezien problematisch en positieve aspecten subjectief zijn, hoeft er geen overeenstemming te zijn in wat de een als probleem ziet en de ander niet. Het gedrag kun je normaliseren door het aan de ontwikkelingsfase van het kind te relateren en in de context van onderwijs en opvoeding te plaatsen. Er bestaan dus verschillen tussen leerling, leraar en ouders doordat elk persoon zijn eigen ervaringen en oordelen heeft. Het is bevorderlijk om in de intakefase de verschillen en overeenkomsten te analyseren. 

Wat levert de onderwijsleer- en opvoedingssituatie voor inzichten?

De intakefase krijgt zicht op de context van opvoeding en onderwijs: hoe is de wisselwerking tussen deze leerling, in deze groep, bij deze leraar, in deze school en van deze ouders? Dit is nodig om een strategie te bepalen: op welke wijze betrekken we de context in het onderzoek en de advisering?

Stap 4: Voorgeschiedenis, ondernomen activiteiten en effecten

HGD richt zich vooral op het heden en de toekomst: wat is er aan de hand en wat willen we bereiken? De informatie uit de voorgeschiedenis is alleen noodzakelijk wanneer het helpt bij het beantwoorden van een vraag of het geven van een advies. De informatie uit het verleden verzamel je met een intakevragenlijst of een groeidocument. Informatie uit het verleden is functioneel als deze nodig is in de strategiefase (bij het inschatten van de ernst: hoe langer het probleem er is, hoe ernstiger) en in de aanbevelingsfase (voor de aanbevelingen: wat werkte in het verleden?). 

Wat zijn de ondernomen activiteiten en de effecten daarvan?

Dossieranalyse geeft veel informatie over voorgaande stappen die ondernomen zijn en welke conclusies daaruit getrokken zijn. Dit hoeft dan niet nogmaals gevraagd te worden aan de betrokkenen. Wanneer er nog informatie mist, kan dit daarna nog gevraagd worden aan de leerling, leraar of ouders. Een succesvolle aanpak in het verleden kan een mogelijke oplossing zijn voor de huidige situatie. 

Stap 5: Attributies, doelen en oplossingen

Als men wil weten hoe problemen zijn ontstaan, gaat men op zoek naar verklarende factoren, genaamd attributies. Er zijn interne en externe attributies. Wanneer een probleem wordt toegeschreven aan factoren buiten de persoon zelf, spreken we van externe attributie. Wanneer een probleem wordt toegeschreven aan de persoon zelf, spreken van interne attributie. Verwant aan het begrip attributies is het begrip locus of control. Ook hier is onderscheid te maken in extern en intern. Een externe locus of control verwijst naar het idee weinig invloed te kunnen uitoefenen op de situatie. Een interne locus of control verwijst naar het idee wel zelf invloed te hebben. Als men gelooft invloed te hebben op de situatie, zal men het probleem zelf aanpakken. Als men gelooft geen invloed te hebben op de situatie en dit buiten de persoon zelf ligt, zullen de situatie niet aanpakken. 

Welke rol spelen attributies in het diagnostisch proces?

Om het diagnostisch traject af te kunnen stemmen op het referentiekader van de leerling, leraar of ouders, dien je op de hoogte te zijn van hun attributies. Hierbij moet je nagaan waaraan zij de situatie of problemen toeschrijven. Het type attributie (intern of extern) en de mate waarin de leerling, leraar of ouder denkt die te kunnen beïnvloeden (veel of nauwelijks), zijn diagnostisch relevant. Het verhelderen van attributies geeft eveneens zicht op een mogelijke 'vraag achter de vraag', de gevoelens die met de aanmelding gepaard gaan en op het motief om mee te werken aan het diagnostisch traject. Attributies zijn bovendien te benutten bij het formuleren van een integratief beeld en het bedenken van aanbevelingen. Door het samenwerken komt hun attributie en locus of control meer intern te liggen en zal het advies beter opgevolgd worden. Het is cruciaal dat zowel de leraar als ouder zich bewust zijn van de invloed die zij hebben op het gedrag van de leerling/kind. Het gaat er niet om wiens schuld het is, maar om waar mogelijke oplossingen liggen. 

Wat zijn mogelijke doelen en oplossingen?

In deze stap ga je na wat de doelen zijn van de leerling, leraar en ouders. Hun doel ligt vaak in het verlengde van de attributies die ze hebben. Ook de oplossing vloeit hieruit voort. De aanbevelingen die hierbij aansluiten, zullen dan ook veel wenselijker klinken voor de betrokkenen. Naast het luisteren naar hun doelen en aanbevelingen bespreek je wat wenselijk en haalbaar is. 

Stap 6: Wat is de mate van veiligheid?

Wanneer een leerling gepest, getreiterd of bedreigd wordt op school, voelt een kind zich onveilig. Dit gaat gepaard met sociaal-emotionele problemen, motivatiegebrek en zwakke leerresultaten. Dit gebeurt vaak bij de kinderen die worden aangemeld voor HGD. Wanneer er sprake is van onveiligheid op een school is het van belang je zorgen te benoemen en door te vragen. Dit bepaalt in hoeverre je zorgen terecht zijn en op welke manier de 'veiligheid op school' onderdeel van het diagnostisch proces moet worden. 

Ook de veiligheid thuis is van belang voor een kind om zich goed te ontwikkelen. Dit betreft de continuïteit en kwaliteit van de dagelijkse zorg en de afwezigheid van elke vorm van geweld en seksueel misbruik. Ouders kunnen de problemen ontkennen. In dat geval moet je je vermoeden van onveiligheid met de ouders respectvol, zonder oordelen en met een open houding bespreken. Wanneer je na het doorvragen nog steeds het vermoeden hebt dat de ouders veiligheid van hun kind onvoldoende kunnen waarborgen, neem je contact op met collega's. 

Stap 7: Hoe ronden we de intakefase af?

Je hebt nu een volledig overzicht van het verhaal van de leerling, school en ouders. De doelen, wensen en verwachtingen zijn helder. Misverstanden zijn opgelost. De samenwerking is gestart. In deze laatste stap bespreek je de vraagstellingen, maak je werkafspraken en vraag je de betrokkenen om feedback op je professionele handelen.

Hoe worden de vraagstellingen gevormd?

Je vertaalt de vragen van de leerling, leraar en ouders samen met hen naar het type vraagstelling: onderkennend, verklarend, veranderingsgericht of adviesgericht. Meestal is het een combinatie van vraagtypes, omdat de typen samenhangen. Ga na of de vraagstellingen recht doen aan de wensen en verwachtingen van de betrokkenen en of hun doelen, attributies en oplossingen erin terug te zien zijn. Ook ga je na of de vraagstelling past binnen jouw professionele mogelijkheden en verantwoordelijkheden. 

De vraag is van de leerling, leraar of ouders, dit is in hun subjectieve bewoordingen geformuleerd. De vraagstelling is van hen en diagnost samen, in meer professionele termen. De vraagstelling bepaalt het gehele diagnostische traject. In de strategiefase wordt deze gespecificeerd in één of meer onderzoeksvragen. 

Een attributie is te vertalen in een vraagstelling, zodat het diagnostisch traject wordt afgestemd op het referentiekader van de leerling, school en ouders. Het krijgt hiermee waarde en betekenis voor hen. 

Welke werkafspraken worden gemaakt?

Met de werkafspraken moet duidelijk worden wie wat gaat doen, hoe, wanneer en waarom. De verwachtingen van elkaar worden besproken. Het doel, tijdspad en de procedures zijn ook opgenomen in de werkafspraken. Voor elke betrokkene is het duidelijk hoe het diagnostisch traject zal verlopen en welke stappen ondernomen moeten worden. De wensen, verwachtingen en voorkeuren van de betrokkenen worden verwerkt in het diagnostisch traject. Gedurende het gehele traject blijven beroepsethische posities en rechten gelden en dit wordt ook duidelijk gemaakt aan de betrokkenen.

Wanneer er meningsverschillen zijn tussen de betrokkenen moet dit op tijd worden besproken en er mee aan de slag worden gegaan anders belemmert het de communicatie en de samenwerking. Overeenstemming van attributies en meningen doen de kans op acceptatie van de uitkomsten va het proces aanzienlijk toenemen. Ook wanneer er al een sterk vermoeden is op basis van de beschikbare informatie moet dit gedeeld worden met de betrokkenen. 

De leerling, leraar en ouders kunnen alvast actief aan de slag gaan met de kennis die al beschikbaar is. Hierbij kunnen er observatieopdrachten of experimenten uitgevoerd worden. Hiermee kan een externe attributie of locus of control omgebogen worden naar een interne. 

Waarom wordt er om feedback gevraagd?

Professionals zoeken systematisch naar feedback op hun denken en doen. Dit vragen ze aan leerlingen, leraren en ouders, collega's en andere onderwijsprofessionals. Zowel complimenten als kritiek worden effectief benut. De feedback helpt met het reflecteren van hoe de start is gegaan.