Wat zijn conflicten en onderhandelingsprocessen?

Conflicten zijn vaak zonde van de tijd en het komen tot overeenkomsten is vaak lastig. Echter, in internationale relaties, de zakenwereld en ook persoonlijke relaties zien we wel degelijk dat het mogelijk is om conflicten in belangen en ideologieën constructief op te lossen, soms zelfs tot wederzijds voordeel van beide partijen. Hoewel het komen tot integratieve overeenkomsten dus veel van de beide partijen vraagt en een lastig proces is, kan dit proces worden gefaciliteerd als onderhandelaars lange-termijn perspectieven aannemen in plaats van direct de tegenstrijdige belangen te benadrukken. Instellingen kunnen de onderhandelaars helpen om tot zulke integratieve overeenkomsten te komen die aan iedereen ten goede komen, door de juiste omgeving voor onderhandelingen te bieden. In veel gevallen kan het op een constructieve manier reguleren van conflicten ervoor zorgen dat minder tijd, geld en energie verloren gaat in onderhandelingen. Jaren onderzoek in het veld van de sociale psychologie biedt inzicht in verschillende onderdelen van het onderhandelingsproces:

1. Waarom mensen onderhandelen en wat de basis elementen van deze onderhandelingen inhouden.
2. Hoe de cognitieve strategieën van onderhandelaars de complexe en onzekere informatie verwerken
3. Wat de belangrijkste doelen, motivatie en persoonlijkheidseigenschappen van onderhandelaars zijn.
4. Hoe machtsverschillen en kiesdistricten mogelijk ervoor kunnen zorgen dat er minder in plaats van meer waarde in de onderhandelingen komt.

Hoe begint en verloopt een onderhandeling?

Onderhandeling is een manier van communiceren tussen twee of meer partijen. Deze communicatie is erop gericht de belangenconflicten te verhelpen. Beide partijen moeten willen onderhandelen – en niet bijvoorbeeld weglopen van de situatie – wil de onderhandeling succesvol zijn. Onderhandeling is de enige vorm van conflictoplossing die ervoor kan zorgen dat beide partijen waarde aan de situatie kunnen toevoegen en zo beide gelukkig kunnen zijn met de uitkomst.

Wat zijn redenen om te gaan onderhandelen?

Partijen hebben over het algemeen drie redenen om te gaan onderhandelen: 1) één van de partijen realiseert zich dat hij de andere partij niet kan verslaan, maar het conflict voortzetten is schadelijk of kost veel geld; 2) met onderhandeling kan een dreigende catastrofe vermeden worden; of 3) er valt voor beide partijen een grotere winst te halen uit een samenwerking dan beiden alleen zouden kunnen behalen. Welke reden de partijen ook hebben om de onderhandeling te starten, ze moeten in ieder geval geloven dat ze met onderhandeling verder komen dan zonder onderhandeling. Dit terwijl ze ook weten dat sommige uitkomsten beter voor hen zijn dan voor de andere betrokken partijen. Dit “mixed-motive” van de drang om samen te werken alsmede de drang om zo hoog mogelijke uitkomst voor eenieder te krijgen ligt ten grondslag aan het onderhandelingsproces.

Hoe wordt waarde toegevoegd aan onderhandelingen die gaan over meerdere problemen?

Sommige conflicten hebben betrekking op één enkel probleem waarvan de waarde onder de partijen moet worden verdeeld. Veel vaker is het echter zo dat er meerdere problemen in het conflict zijn betrokken. Dit soort onderhandelingen kunnen vaak beter worden opgelost omdat het niet waarschijnlijk is dat alle partijen het met elkaar oneens zijn over elk probleem of aan ieder probleem evenveel waarde hechten.

Schikkingen die waarde creëren heten integratieve overeenkomsten. In de sociale psychologie zijn er vijf strategieën geïdentificeerd die ervoor zorgen dat de kans op integratieve overeenkomsten groter is. Als eerste kan het helpen om een groot probleem op te delen in meerdere kleinere problemen. Ten tweede kunnen onderhandelaars een soort pakket-overeenkomsten bieden zodat ze meerdere problemen in één keer oplossen. Ten derde kunnen ze grotere concessies doen op punten die voor hen niet zo van belang zijn, zodat ze meer kunnen vragen bij voor hen belangrijkere punten. Een vierde strategie is het simpelweg eerlijk zijn over welke punten voor alle partijen het belangrijkst zijn. Ten slotte kan ook de focus liggen op de wensen en behoeften van de ander, in plaats van de kortetermijnoplossingen die iemand nu het liefst direct wil bewerkstelligen. Echter, zelfs met deze vijf strategieën is het niet altijd makkelijk om tot integratieve overeenkomsten te komen. Dit komt doordat het omgaan met meerdere problemen in één keer veel cognitieve inspanning vereist: alle partijen moeten nieuwe informatie in zich opnemen en bepalen wat hun prioriteiten en belangen zijn en hoe dit zit voor de andere partij. Er is hierbij veel kans op ruis in de communicatie wat kan leiden tot misverstanden.

Wat zijn de effecten van cognitieve barrières, zoals “loss-framing”, prominente uitkomsten en egocentrisme?

Doordat onderhandelingen over meerdere problemen zoveel vragen op cognitief gebied, maken de betrokken partijen vaak gebruik van cognitieve heuristieken. Hierbij maken ze assumpties over wat de andere partij wil en vullen ze missende informatie vaak in. Dit kan ten koste gaan van de integratieve uitkomst van de onderhandeling.

Wat is de invloed van brandpunten en prominente uitkomsten?

Om de complexiteit van de situatie te verminderen, kijken onderhandelaars vaak als eerste naar hun brandpunten: wat is de ideale uitkomst? En wat is de ondergrens die ze gaan hanteren? Een aanbod dat boven deze grenzen valt kan worden gezien als “winst” – onder deze grenzen wordt het gezien als “verlies”. Uit sociale experimenten blijkt dat mensen uitkomsten sneller zien als verliezen dan als winst, en dat dit “loss-framing” van problemen leidt tot minder integratieve uitkomsten.

Behalve deze brandpunten wordt door de onderhandelaars ook gekeken of de uitkomsten eerlijk en redelijk zijn, en daarmee acceptabel. Iets dat wordt gezien als eerlijk door beide partijen is vaak een prominente uitkomst waar men naartoe wil werken. Prominente uitkomsten kunnen zich baseren op gelijkheid (ieder krijgt evenveel), eigen vermogen (iedereen krijgt een uitkomst op basis van zijn inleg) en noodzaak (degene die het meest nodig heeft, krijgt ook het meest). Hoewel zulke prominente uitkomsten soms efficiënt kunnen zijn, kunnen ze niet altijd makkelijk verkregen worden. Om meerwaarde uit een onderhandeling te krijgen is soms een andere aanpak nodig.

Wat is de invloed van egocentrisme en naïef realisme?

Ook vullen onderhandelaars open gaten liever in dan dat ze op zoek gaan naar nieuwe informatie van de tegenpartij. Dit doen ze vaak op een egocentrische manier, als naïeve realisten: ze gaan er vanuit dat ze gelijk hebben in hoe zij de wereld zien en dat iedereen om hen heen de wereld op dezelfde manier ziet. Dit naïeve realisme zorgt voor verschillende problemen. Allereerst leidt het tot een gesloten perceptie: ze gaan ervan uit dat hun tegenpartij dezelfde voorkeuren en prioriteiten heeft als zij. Ten tweede zorgt het er ook voor dat ze alleen op zoek gaan naar informatie die aansluit bij wat ze al weten: ze zoeken alleen bevestiging voor hun hypotheses en nemen geen nieuwe informatie mee in hun zoektocht. Eerder onderzoek toonde aan dat deze naïeve manier van informatiewinning kan leiden tot de self-fulfilling prophecy door de tegenpartij: deze gaat zich gedragen zoals jij verwacht. Het laatste probleem dat ontstaat door naïef realisme is dat het vaak leidt tot reactieve devaluatie: de kosten die de tegenpartij maakt door tot een concessie te komen wordt gezien als zeer klein vergeleken met de eigen kosten.

Wat is de invloed van motivatie-barrières?

Welke strategie onderhandelaars kiezen en welke informatie ze delen over hun doelen, belangen en prioriteiten is afhankelijk van wat ze willen bereiken. Wanneer iemand door hebzucht wordt gemotiveerd zal hij bijvoorbeeld hoge eisen stellen, kleine concessies doen en bluffen.

Wanneer stelt iemand zich wel coöperatief op?

Het tegenovergestelde van gemotiveerd worden door hebzucht is zich opstellen in een coöperatieve houding waarbij het doel is een eerlijke uitkomst te krijgen waar alle partijen blij van worden. Hierbij wordt dus niet alleen rekening gehouden met de eigen doelen en belangen, maar ook met die van de ander. Hoe angst en hebzucht hieraan gerelateerd zijn wordt duidelijk in het Dual Concern Model (Figuur 1): op de ene as staat zorg voor eigen doelen (angst en hebzucht), op de andere as staat zorg voor andermans doelen (coöperatieve motivatie). Volgens dit model zijn integratieve uitkomsten het meest waarschijnlijk wanneer de onderhandelaars veel zorg dragen voor zowel hun eigen doelen als voor die van de ander.

Belangrijk om hierbij te vermelden is dat deze zorg voor eigen doelen en zorg voor andermans doelen een bewuste overweging kan zijn. Echter, het is vaker zo dat deze doelen impliciet zijn en niet in het bewustzijn van de onderhandelaars zijn. Deze doelen kunnen in dat geval bijvoorbeeld beïnvloed worden door de stemming van de onderhandelaar. Tevens is het zo dat er een chronische dispositie is voor het rekening houden met iemand anders zijn doelen: onderhandelaars die hoog scoren op de persoonlijkheidsfactoren aangenaamheid en behoefte aan aansluiting of die een pro-sociale oriëntatie hebben zullen eerder concessies doen om de ander tevreden te stellen.

Hoe speelt cognitieve motivatie een rol in dit geheel?

De kanttekeningen die geplaatst zijn bij het komen tot waarde toevoeging (het vasthouden aan brandpunten, prominente uitkomsten en naïef realisme) zijn nog sterker wanneer de informatie complex, ambigue of incompleet is, of wanneer de onderhandelaars de middelen niet hebben om op zoek te gaan naar nieuwe informatie. De onderhandelaars moeten wel moeite willen (en kunnen) doen om de tegenpartij te begrijpen en de mogelijkheden voor onderhandeling in te zien. De ene persoon doet dit makkelijker dan de ander.

Hoe zorg je er dan voor dat mensen dit wel makkelijker gaan doen? Allereerst is het belangrijk om te beseffen dat tijdsdruk, moeheid en machtsverschillen invloed hebben op deze cognitieve motivatie. Wanneer deze allen niet uit de weg kunnen worden gegaan, kan men proberen een langetermijnperspectief aan te nemen. Dit activeert het globale denken van de onderhandelaar (wat relatief weinig moeite kost) en zorgt ervoor dat relaties tussen problemen duidelijk worden, men buiten het kader gaat denken en zo probeert te voldoen aan de behoeften en verlangen van de partijen.

Wat zijn de effecten van structurele barrières, zoals machtsverschillen en kiesdistricten?

Wanneer één van de partijen meer macht heeft, heeft deze partij meer invloed op het onderhandelingsproces. Deze partij kan bijvoorbeeld meer dwang uitoefenen op partijen die van hem/haar afhankelijk zijn. Deze machtige onderhandelaars stellen vaak hogere doelen, en ook hun ondergrens ligt hoger. Dit leidt ertoe dat deze onderhandelaars uitkomsten eerder zien als verliezen, terwijl minder machtige onderhandelaars dit juist zouden zien als winst.

Tevens is het zo dat machtige individuen minder diepgaand op zoek gaan naar informatie, en dus eerder stereotypen hanteren en als naïeve realisten denken als ze onduidelijkheden moeten invullen.

Vaak is het ook zo dat kiesdistricten in onderhandelingen zijn betrokken: externe partijen zoals collega’s, partners en andere invloeden kunnen zorgen voor meer complexiteit in de onderhandeling. Het wordt voor de onderhandelaars lastiger om niet in de valkuilen van brandpunten en egocentrisch denken te vallen, omdat ze competitiever worden met de tegenstander wanneer er kiesdistricten aanwezig zijn. Dit leidt ertoe dat er minder snel integratieve oplossingen worden gevonden in de onderhandeling: de onderhandelaars zijn meer bezig met “winnen” dan met het toevoegen van waarde.

Er zijn twee oplossingen voor de invloed van machtsverschillen en kiesdistricten: (1) haal deze kenmerken uit de situatie, door bijvoorbeeld een derde partij zoals een mediator in te schakelen, of (2) benadruk dat het belangrijk is om rekening te houden met andermans belangen en stimuleer zo coöperatieve motivatie.

Wat is nu het belangrijkste om te onthouden bij conflicten en onderhandelingen?

Ondanks dat de meeste conflicten niet erg gemakkelijk op te lossen zijn, is het wel degelijk mogelijk om tot constructieve uitkomsten te komen wanneer er onderhandeld wordt. Vaak wordt er tijdens de onderhandelingen tot integratieve uitkomsten gekomen wanneer de omgeving vriendelijk is, de druk niet te hoog is, onderhandelaars rekening houden met de langetermijnperspectieven en met elkaars wensen en belangen.

BulletPoints

• Conflicten zijn vaak zonde van de tijd en het komen tot overeenkomsten is vaak lastig. Echter, het is wel degelijk mogelijk om conflicten in belangen en ideologieën constructief op te lossen, soms zelfs tot wederzijds voordeel van beide partijen.
• Onderhandeling is een manier van communiceren tussen twee of meer partijen. Deze communicatie is erop gericht de belangenconflicten te verhelpen.
• Partijen hebben over het algemeen drie redenen om te gaan onderhandelen: 1) één van de partijen realiseert zich dat hij de andere partij niet kan verslaan, maar het conflict voortzetten is schadelijk of kost veel geld; 2) met onderhandeling kan een dreigende catastrofe vermeden worden; of 3) er valt voor beide partijen een grotere winst te halen uit een samenwerking dan beiden alleen zouden kunnen behalen.
• De sociale psychologie heeft vijf strategieën geïdentificeerd die ervoor zorgen dat de kans op integratieve overeenkomsten groter is: 1) een groot probleem opdelen in meerdere kleinere problemen, 2) pakket-overeenkomsten bieden, 3) grotere concessies doen op voor hen onbelangrijke punten, 4) eerlijk zijn over welke punten voor alle partijen het belangrijkst zijn, en 5) focus leggen op wensen van de ander.
• Zelfs met deze vijf strategieën is het niet altijd makkelijk om tot integratieve overeenkomsten te komen doordat het omgaan met meerdere problemen in één keer veel cognitieve inspanning vereist.
• Doordat onderhandelingen over meerdere problemen zoveel vragen op cognitief gebied, maken de betrokken partijen vaak gebruik van cognitieve heuristieken.
• Enkele cognitieve heuristieken die in onderhandeling worden gebruikt zijn brandpunten, prominente uitkomsten, egocentrisme en naïef realisme.
• Welke strategie onderhandelaars kiezen en welke informatie ze delen over hun doelen, belangen en prioriteiten is afhankelijk van wat ze willen bereiken.
• Iemand kan zich in een onderhandeling hebzuchtig of juist coöperatief opstellen.
• Volgens het Dual Concern Model 1 zijn integratieve uitkomsten het meest waarschijnlijk wanneer de onderhandelaars veel zorg dragen voor zowel hun eigen doelen als voor die van de ander.
• Onderhandelaars moeten moeite willen (en kunnen) doen om de tegenpartij te begrijpen en de mogelijkheden voor onderhandeling in te zien. Mensen doen dit sneller wanneer er geen tijdsdruk, moeheid en machtsverschillen zijn.
• Door kiesdistricten worden onderhandelaars competitiever, waardoor onderhandelingen vaak tot minder integratieve uitkomsten leiden.
• Vaak wordt er tijdens de onderhandelingen tot integratieve uitkomsten gekomen wanneer de omgeving vriendelijk is, de druk niet te hoog is, onderhandelaars rekening houden met de langetermijnperspectieven en met elkaars wensen en belangen.