Deze samenvatting bij Schrijven van beleidsnotities van Berkenbosch & Koetsenruijter is geschreven in 2014

Het belangrijkste tastbare en zichtbare resultaat van beleidsmakers is de beleidsnotitie. Vaak is dat een flinke stapel papier waarin heel wat uren werk zijn gaan zitten. De tekst van een beleidsnotitie moet perfect zijn en de schrijver wordt er vaak op afgerekend. De schrijver van een beleidsnotitie is echter meestal niet opgeleid als tekstschrijver, maar is bijvoorbeeld econoom of organisatiedeskundige.

Kennis en competenties

De kennis die men nodig heeft voor het schrijven van een beleidsnotitie is vakinhoudelijk. In dit boek wordt de nadruk gelegd op vijf competenties die belangrijk zijn voor schrijvers van beleidsnotities, oftewel het gedrag dat nodig is in die rol. Deze vijf competenties zijn gericht op schrijfvaardigheid en informatieverwerking.

• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Schrijven in begrijpelijk en helder Nederlands, teksten schrijven volgens een duidelijke structuur, to-the-point en beknopt schrijven.

• Informatieanalyse

Verbanden leggen tussen gegevens, uit een grote hoeveelheid informatie de kern halen, complexe informatie ordenen, complexe informatie toegankelijk maken voor anderen.

• Klantgerichtheid

De auteur zorgt ervoor dat de lezer gemakkelijk zijn weg kan vinden in de tekst. Hij moet daarvoor weten wat de behoeften van de lezer zijn en hoe hij daarmee rekening houdt.

• Overtuigingskracht

Een doel van beleid is anderen overtuigen van een standpunt om zo instemming te krijgen met plannen en voorstellen. Met deugdelijke argumenten weet een goede beleidstekstenschrijver dit voor elkaar te krijgen.

• Probleemanalyse

Vooraf moet de schrijver problemen kunnen signaleren, belangrijke informatie kunnen herkennen en verbanden kunnen leggen tussen gegevens. Ook weet hij welke informatie van belang is om zicht te krijgen op het probleem en kan hij oorzaken benoemen.

Hoofdstuk 1: Het beleidsproces en de rol van de beleidsnotitie daarin

Organisaties voeren beleid uit om problemen te voorkomen, te verminderen of op te lossen. Beleid is in feite het antwoord op een bestaand of verwacht probleem. De beleidsnotitie neemt een bepaalde plaats in binnen het beleidsproces. Een beleidsnotitie moet voldoen aan bepaalde globale eisen ten aanzien van inhoud, opbouw, formulering en presentatie.

Het proces van beleidsvorming

Het proces van beleidsvorming gaat vooraf aan de uitvoering van beleid. Dit proces bestaat grofweg uit twee stappen.

1. Voorbereiden van het beleid: constateren dat er een probleem is of te verwachten is.

2. Bepalen van het beleid: om het probleem te voorkomen, te verminderen of op te lossen.

Bij de tweede stap gaat het om het bedenken van maatregelen met als resultaat een advies om deze maatregelen in te voeren. Om dit advies gaat het bij het bepalen van beleid: de personen die verantwoordelijk zijn (bijvoorbeeld een directie of een bestuur) nemen de beslissing om de voorgestelde maatregelen al dan niet (eventueel aangepast) uit te voeren.

Beleidsnotities: inhoud en functie

Beleidsnotities hebben bepaalde inhoudelijke en functionele kenmerken. Ze zijn de uitkomst van de beleidsvoorbereiding en tegelijkertijd vormen ze het uitgangspunt voor de beleidsbepaling.

Inhoudelijke kenmerken

• Bestaande of verwachte problemen worden beschreven, beoordeeld en verklaard.

• Doelstellingen worden geformuleerd.

• Maatregelen worden beschreven en beoordeeld op (positieve en negatieve) effecten.

• Er wordt een advies gegeven om de beste maatregel in te voeren

• Er worden aanbevelingen gedaan om invoering van het beleid in goede banen te leiden.

Functionele kenmerken

• Einddoel van beleidsnotities = adviseren van de verantwoordelijke beleidsbepalers over te nemen maatregelen.

• Een beleidsnotitie moet daarom een betogende tekst zijn: niet ‘we moeten dit of dat’, maar onderbouwd met argumenten voor de invoering van de maatregelen.

Beleidsnotities kunnen op verschillende manieren tot stand komen, het resultaat kan heel verschillend zijn en ook de personen voor wie de beleidsnotitie bedoeld is kunnen verschillen. Opdrachtgevers, lezers en de omvang van de tekst zijn daarbij ook belangrijke kenmerken.

Opdrachtgevers

Beleidsnotities worden zelden spontaan geschreven. Vrijwel altijd gebeurt dit in opdracht, vaak door iemand die in de hiërarchie boven de schrijver staat. Soms maakt deze deel uit van een groep beleidsbepalers, soms ook niet. Regelmatig krijgt de schrijver een vage opdracht mee. Voor het schrijven van goede teksten zijn echter duidelijke opdrachten noodzakelijk. De minimale eisen waaraan een opdracht moet voldoen worden genoemd in Appendix I.

Lezers

De opdrachtgever is niet de enige lezer. Een lezersgroep kan homogeen zijn. De lezers hebben dan ongeveer dezelfde voorkennis en belangen en hebben de intentie om de tekst op dezelfde manier te gebruiken. In de praktijk is een lezersgroep echter meestal heterogeen. Zo kijkt de directie bijvoorbeeld naar de bedrijfseconomische consequenties van de maatregelen, terwijl de ondernemingsraad kijkt naar de gevolgen van de maatregelen voor het personeel. In dit boek is dit ook het uitgangspunt.

Tekstomvang

Beleidsnotities kunnen twee pagina’s tellen, maar ook 150 plus alle bijlagen, die vaak nog omvangrijker zijn dan de tekst zelf. In dit boek gaat het om korte beleidsnotities van circa twee tot zeven A4’tjes (zonder de bijlagen). Deze worden in de praktijk het meest geschreven. De zaken waarover deze notities gaan zijn dan ook niet te complex. De adviezen gelden overigens in grote lijnen ook voor langere beleidsnotities.

Eisen aan een korte beleidsnotitie

Inhoud

• Precies de informatie die de beleidsbepalers nodig hebben: geen irrelevante details, maar informatie die essentieel is om beslissingen te kunnen nemen mag niet ontbreken.

• Nauwkeurig beschrijven en verklaren van alle relevante problemen. Goede argumenten geven waarom ingrijpen zo belangrijk is.

• Doelstellingen zo precies en helder mogelijk formuleren, eventueel met randvoorwaarden die nodig zijn om de doelstellingen te bereiken.

• Maatregelen helder beschrijven en systematisch beoordelen: wat houdt de maatregel in en wat zijn de voor- en nadelen?

• Welke maatregel heeft de voorkeur en waarom? Geef expliciet advies met argumenten.

• Als de beleidsbepalers het advies overnemen, welke concrete acties zijn dan noodzakelijk om de verdere voorbereiding van de invoering goed te laten verlopen? Daarvoor moet de beleidsnotitie worden afgesloten met concrete aanbevelingen.

Opbouw

• Systematisch: informatie moet goed gegroepeerd en logisch geordend zijn.

• Wat bij elkaar hoort, moet in hetzelfde hoofdstuk of dezelfde paragraaf of alinea staan. Nieuwe informatie mag niet zomaar opduiken. De lezer moet niet hoeven puzzelen.

• Het stuk moet een duidelijke lijn hebben: stappen moeten elkaar logisch opvolgen. Dus bijvoorbeeld eerst het probleem beschrijven en daarna verklaren.

Formulering

Zinsbouw en woordkeuze moeten begrijpelijk, aanvaardbaar en correct zijn.

• Begrijpelijk: geen overdreven lange zinnen, lastige zinsconstructies en vage bewoordingen. Leg vaktermen uit. De lezer moet de tekst in één keer kunnen begrijpen.

• Aanvaardbaar: taalgebruik afstemmen op de situatie, voorkeur: zakelijke stijl.

• Correct: geen spelfouten, geen zinnen die grammaticaal onjuist zijn.

Presentatie

De tekst moet op verschillende manieren te lezen zijn. De lezersgroep is heterogeen en lezers moeten gemakkelijk tekstgedeelten kunnen overslaan die voor hen niet relevant zijn. Maar ook als de tekst wel geheel gelezen wordt of moet worden is het handig om de presentatie af te stemmen op drie manieren van lezen: oriënterend, globaal en intensief.

Oriënterend lezen: de lezer wil weten wat het onderwerp van de tekst is en hoe de tekst in grote lijnen is opgebouwd. Voor sommige lezers is dit voldoende om te kunnen bepalen of de tekst voor hen van belang is.

Aandachtspunten:

• de titel (moet informatief zijn)

• de inleiding met de centrale vraag (moet duidelijk zijn)

• de titels van (sub)paragrafen (moeten ook informatief zijn)

• de inhoudsopgave

Globaal lezen: de lezer haalt de hoofdzaken uit de tekst. Voor sommige lezers is dit voldoende, maar het is ook handig voor lezers die wél op de details willen ingaan. Als hoofdzaken bekend zijn, kan men details beter verwerken.

Aandachtspunten:

• inleiding en slot van langere paragrafen (onderwerpen aankondigen, opbouw vermelden, tot slot samenvatten van de hoofdzaken)

• de tussenkopjes (informatief, voor de toegankelijkheid)

• de beginzinnen van alinea’s (belangrijkste informatie vooraan)

• de samenvatting (overzichtelijk)

Intensief lezen: de lezer leest de gehele tekst, zowel hoofdzaken als details. Hierbij gelden dan ook geen specifieke aandachtspunten voor de schrijver.

Checklist

1. Inhoud: problemen, doelstellingen/randvoorwaarden, maatregelen, advies, aanbevelingen

2. Opbouw: systematisch (goed gegroepeerd, op verschillende niveaus logisch geordend)

3. Formulering: begrijpelijk, aanvaardbaar, correct

4. Presentatie: oriënterend/globaal/intensief lezen, informatieve titels, centrale vraag, inhoudsopgave.

Kerncompetentie: klantgerichtheid

Klantgerichtheid is de belangrijkste competentie waarin in dit boek de nadruk wordt gelegd. Bij een goede beleidsnotitie vindt de lezer gemakkelijk zijn weg door de tekst.

Hoofdstuk 2: De centrale vraag in de inleiding

De centrale vraag vormt de spil van elke tekst. Deze geeft het hoofddoel van de tekst aan. Het is de belangrijkste vraag waarop in de tekst een antwoord wordt gegeven. De centrale vraag vormt voor de lezer het selectiecriterium om vast te stellen of een tekst voor hem van belang is. Ook helpt de centrale vraag bij het vormen van een verwachtingspatroon over de tekst.

Functies van de centrale vraag

In het algemeen kunnen teksten vier doelen hebben: beschrijven, verklaren, beoordelen of adviseren. Het doel moet uit de inleiding van de tekst duidelijk worden. Dit helpt de lezer om snel te kunnen beoordelen of de tekst voor hem van belang is. Ook helpt het de lezer om zich een indruk te vormen van de opbouw van de tekst (verwachtingspatroon). Op die manier kan de lezer de informatie uit de tekst gemakkelijker verwerken.

Twee functies voor de lezer

• als selectiecriterium: tekst wel of niet van belang voor de lezer?

• als hulpmiddel om verwachtingspatroon te vormen over de opbouw

De schrijver kan heel eenvoudig aangeven of hij bijvoorbeeld een verklaring of advies geeft: ‘In deze notitie wordt uiteengezet welke factoren…’ of ‘Deze notitie bevat een voorstel voor…’.

Streef er als schrijver naar dat de beleidsnotitie oriënterend, globaal én intensief te lezen is. Vooral voor oriënterend lezen is een duidelijk geformuleerde centrale vraag van groot belang: de lezer bepaalt onderwerp en hoofddoel van de tekst en de opbouw in grote lijnen. De centrale vraag fungeert daarbij als aanknopingspunt dat onmisbaar is.

Twee functies voor de schrijver

• ook als selectiecriterium: om focus te houden, dwingt tot nadenken en doorvragen over wat er nu eigenlijk precies moet gebeuren.

• om goed aan het verwachtingspatroon van de lezer tegemoet te komen: centrale vraag en maatregelen expliciet op anticiperen en aankondigen in de inleiding (schrijver en lezer zijn zo allebei geholpen)

Eisen aan de centrale vraag

De centrale vraag moet heel precies het onderwerp en het hoofddoel van de tekst aangeven, in begrijpelijke bewoordingen. Drie eisen aan de centrale vraag van een beleidsnotitie:

1. Maak duidelijk dat het hoofddoel van de tekst adviseren is.

Wees duidelijk: ‘In deze nota wordt een aanbeveling gedaan…/…bevat een voorstel…’.

Gebruik geen vage formuleringen als ‘In deze nota zal nader ingegaan worden op…’.

2. Formuleer de centrale vraag niet te ruim of te beperkt.

Geef hiermee aan wat precies de kwestie is waar de beleidsnotitie over gaat, baken het onderwerp zo precies mogelijk af. Gebruik bijvoorbeeld ‘welk systeem uit fiscaal oogpunt de voorkeur verdient’ in plaats van ‘welk systeem de voorkeur verdient’. Maar worden meer factoren meegenomen in het advies, dan is de eerste optie juist weer te beperkt.

3. Zorg ervoor dat de centrale vraag termen bevat waarmee de lezer bekend is.

Stem het gebruik van vaktermen af op de lezer. Kies bij voorkeur een formulering die aansluit bij de achtergrond en voorkennis van de lezer. Zo blijft de centrale vraag ook zo bondig mogelijk. Zijn vaktermen onvermijdelijk, leg deze dan eerst uit.

De centrale vraag in de inleiding

De inleiding van een korte beleidsnotitie bevat in ieder geval de volgende twee onderdelen:

1. De aanleiding voor de beleidsnotitie. Geef kort aan waarom de tekst is geschreven: de problemen die zijn ontstaan of dreigen te ontstaan (nog niet uitgebreid) en de opdracht die is gegeven. Deze schets van de aanleiding kan in één tot drie alinea’s.

2. De formulering van de centrale vraag.

Daarnaast kunnen nog een of twee onderdelen zinvol zijn:

3. Bij wat langere teksten een beschrijving van de opbouw van de beleidsnotitie: hoe wordt in het stuk naar de beantwoording van de centrale vraag toe gewerkt? Bijvoorbeeld: ‘In deze notitie worden drie maatregelen beschreven…’ In korte teksten blijkt dit meestal al uit de kopjes.

4. Een opdracht aan de lezer, bijvoorbeeld dat het de bedoeling is om een mening te geven: ‘U wordt verzocht de tekst goed door te nemen en commentaar door te geven…’. Wanneer verschillende lezers verschillende handelingen moeten verrichten of wanneer de tekst vaker wordt gebruikt is het handiger om de opdracht mee te geven in een begeleidende brief.

De lezer stelt maximaal deze vier vragen:

1. Waarom is deze tekst geschreven? (korte schets van aanleiding)

2. Waar gaat de tekst over? (formulering van centrale vraag)

3. Hoe zit de tekst in elkaar? (aankondiging opbouw van tekst)

4. Wat moet ik met de tekst doen? (opdracht aan lezer)

De eerste twee vragen moeten in ieder geval beantwoord worden in de inleiding. Beantwoording van de derde vraag is afhankelijk van de lengte van de tekst. De vierde vraag moet ook altijd beantwoord worden, maar meestal is het handiger om dat in een aparte brief te doen. Verder is het handig om witregels te gebruiken om de antwoorden op de verschillende vragen van elkaar te onderscheiden in de inleiding.

Checklist

1. Kan de lezer op basis van de centrale vraag bepalen of de tekst voor hem van belang is?

2. Maakt de centrale vraag het verwachtingspatroon van de tekst duidelijk?

3. Blijkt uit de centrale vraag dat het hoofddoel van de tekst adviseren is?

4. Is de centrale vraag niet te beperkt, maar ook niet te ruim?

5. Staan er geen onbekende begrippen in de centrale vraag?

6. Is de centrale vraag in de inleiding te vinden?

7. Staat in de inleiding vermeld wat de aanleiding voor deze tekst is?

8. Is er misschien ook iets te vinden over de tekstopbouw en/of een opdracht voor de lezer?

Kerncompetenties: informatie- en probleemanalyse

Bij het formuleren van de centrale vraag wordt vooral een beroep gedaan op twee competenties:

• Informatieanalyse: informatie ordenen, verbanden leggen en de kern benoemen.

• Probleemanalyse: belangrijke informatie herkennen, weten welke informatie nodig is om zicht te krijgen op het probleem.

Hoofdstuk 3: Eisen aan tekstschema’s

Chaotische rapporten komen de kwaliteit van besluitvorming niet ten goede (misschien hooguit het tempo ervan). Als men goede beslissingen wil kunnen nemen over beleid dat gevoerd moet worden, dan moet dat gebeuren op basis van teksten die voldoen aan deze drie eisen:

• Er mag geen informatie ontbreken die beleidsbepalers nodig hebben om beslissingen op een weloverwogen manier te kunnen maken.

• Er mag geen overbodige informatie in staan.

• De tekst moet overzichtelijk opgebouwd zijn. Daarbij moet belangrijke informatie goed zichtbaar zijn en de lezer moet de draad niet steeds kwijtraken.

Hoe moet het niet? Aan het begin vijf problemen noemen, maar er vervolgens maar drie behandelen. Of: voor- en nadelen van een maatregel noemen, maar verderop andere voor- en nadelen aanhalen en bespreken.

Vaak beginnen schrijvers te vroeg met formuleren. Eerst moet duidelijk zijn welke informatie er in de tekst moet én in welke volgorde (inhoud en opbouw). Daarna kan men aandacht besteden aan woordkeuze en zinsbouw (formulering). Bepaal daarom eerst de hoofdzaken en hoofdlijnen van de tekst en leg deze vast in een tekstschema.

Het tekstschema

Een tekstschema baseer je op twee vragen:

1. Welke informatie ga ik in deze beleidsnotitie geven?

2. In welke volgorde ga ik deze informatie presenteren?

Hiermee structureer je als schrijver de informatie. Je bakent af en maakt voor jezelf een leidraad die je helpt bij het uitschrijven van de tekst. Formulering is van later zorg.

Een tekstschema heeft overigens een voorlopig doel: beslissingen over inhoud en opbouw van de tekst kun je later altijd nog herzien (bijvoorbeeld paragrafen splitsen of juist samenvoegen).

Hoe gedetailleerd een tekstschema moet zijn is deels afhankelijk van wat de schrijver fijn vindt. Wel is een bepaald minimum iets om naar te streven: inleiding – kern – slot is wel heel summier.

Leg in een tekstschema in ieder geval de paragraafindeling vast (paragrafen zijn de grootste samenstellende delen van een tekst, in korte beleidsnotities zijn het geen hoofdstukken). Je kunt dit verfijnen door ook subparagrafen en eventueel onderwerpen (in trefwoorden) te noteren.

Eisen aan het tekstschema

Elke beleidsnotitie kent een aantal vaste stappen. Deze leiden de lezer door de notitie om hem te overtuigen van de wenselijkheid van het advies. Deze vaste stappen vormen de indeling in paragrafen die gebruikelijk is voor beleidsnotities.

1. Inleiding

2. Beschrijving/beoordeling/verklaring van de problemen

3. Formulering van de doelen die bereikt moeten worden

4. Beschrijving van mogelijke maatregelen

5. Beoordeling van mogelijke maatregelen

6. Conclusie

7. Aanbevelingen

Stap 1: de inleiding is besproken in H2.

Stap 2: beschrijving/beoordeling/verklaring van de problemen

In deze stap worden de bestaande of verwachte problemen op systematische wijze behandeld: de schrijver beschrijft nauwkeurig wat de problemen precies zijn. Beargumenteer daarbij ook waarom iets als probleem wordt gezien (zodat de lezer overtuigd wordt) en geef een verklaring (want de oorzaak moet worden aangepakt): waardoor bestaan of ontstaan deze problemen?

Wordt in de notitie één probleem behandeld? Splits deze paragraaf dan in drie onderdelen: wat is het probleem, waarom is het een probleem en wat is de oorzaak van het probleem?

Worden er verschillende problemen behandeld? Pak dan elk probleem apart volgens deze structuur. Dus eerst probleem 1: wat is het, waarom is het een probleem en wat is de oorzaak? Vervolgens doe je hetzelfde voor probleem 2 en dan voor probleem 3. Geef ook aan dat er drie problemen zijn. Dan weet de lezer wat hij kan verwachten.

Stap 3: formulering van de doelen die bereikt moeten worden

In deze stap wordt de gewenste situatie omschreven. De schrijver geeft aan welke doelen bereikt moeten worden met het te voeren beleid. De problemen worden in feite vertaald in te bereiken doelen. Beschrijf naast de doelstelling ook de randvoorwaarden, bijvoorbeeld de termijn waarbinnen de doelen behaald moeten worden. Er kunnen ook financiële, bestuurlijke en/of juridische randvoorwaarden zijn. Twee vragen moeten hierbij dus behandeld worden:

1. Wat is het doel?

2. Wat zijn de randvoorwaarden?

Worden er verschillende doelen behandeld? Beantwoord de vragen dan voor elk doel apart. De volgorde hierbij is bijvoorbeeld de volgorde waarin de problemen optreden. Dus eerst voor probleem 1: welk doel en welke randvoorwaarden? Daarna voor probleem 2 en probleem 3.

Stap 4: beschrijving van mogelijke maatregelen

Als duidelijk is wat de problemen en de doelen zijn, wordt het tijd om de mogelijke maatregelen te beschrijven (presenteren). Vaak zijn voor deze stap verschillende paragrafen nodig. Het is daarbij vaak handig om te beginnen met een paragraaf waarin je de verschillende maatregelen nauwkeurig beschrijft. Zo geef je de lezer een duidelijk beeld van de verschillende alternatieven.

In volgende paragrafen kun je deze alternatieven beoordelen en beargumenteren. Houd de maatregelen gescheiden (groepeer ze goed) zodat het voor de lezer overzichtelijk blijft. Behandel dus eerst maatregel 1 en dan maatregel 2, bijvoorbeeld in aparte alinea’s.

Stap 5: beoordeling van de maatregelen

In stap 4 zijn de maatregelen gepresenteerd. In stap 5 worden ze beoordeeld: de voor- en nadelen van elke maatregel afzonderlijk. Ook hier geldt: groepeer de informatie goed. Behandel de maatregelen in dezelfde volgorde als in de vorige paragraaf en maak duidelijk onderscheid tussen voor- en nadelen. Behandel dus eerst de voordelen van maatregel 1 en dan de nadelen, daarna de voordelen van maatregel 2 en dan de nadelen van deze maatregel, enzovoort.

Stap 6: conclusie

In deze paragraaf wordt de centrale vraag uit de inleiding beantwoord. De schrijver geeft hier zijn advies met argumenten: welke maatregel heeft de voorkeur en waarom heeft deze de voorkeur? Dit is de belangrijkste paragraaf van de hele beleidsnotitie, maar toch kan deze paragraaf vrij kort zijn. Twee elementen worden er in behandeld in deze volgorde:

1. Het advies (welke maatregel is de beste?)

2. De argumentatie (waarom is dit de beste maatregel?)

Andersom kan ook, maar zorg ervoor dat het advies niet ingebed wordt in de argumenten. Dus noem niet eerst argumenten, dan het advies en dan nog een paar argumenten. Ontleen de argumenten aan de voor- en nadelen uit de voorafgaande paragraaf. Overtuig hiermee de lezer: presenteer een afweging van de genoemde voor- en nadelen en maak aannemelijk dat de beste maatregel bij afweging van alle voor- en nadelen het voordeligst is.

Stap 7: aanbevelingen

In deze stap wordt de conclusie (in feite ook een aanbeveling) concreet uitgewerkt: wie moet wat gaan doen op welke termijn om de doelen te bereiken? Hiermee vormen de aanbevelingen een ‘draaiboek’ voor de invoering van het beleid. Dit wordt ook wel de implementatie genoemd.

Deze paragraaf kan op verschillende manieren geordend worden. Dit kan bijvoorbeeld naar afdeling (‘Activiteiten Directie’, ‘Activiteiten Voorlichting’ enz.) of chronologisch.

Uitgebreid standaardtekstschema

Op basis van het bovenstaande ontstaat een uitgebreid standaardtekstschema voor korte beleidsnotities. Dit kan fungeren als raamwerk voor een beleidsnotitie. Zo kan de schrijver de inhoud afbakenen en beslissingen nemen over de volgorde waarin hij de informatie presenteert.

1. Inleiding: aanleiding – centrale vraag – opbouw nota – opdracht

2. Beschrijving/beoordeling/verklaring: wat/waarom/oorzaak (per probleem)

3. Formulering van doelen: doel & randvoorwaarden (per probleem)

4. Beschrijving mogelijke maatregelen: wat houdt de maatregel in (per probleem)

5. Beoordeling mogelijke maatregelen: voordelen/nadelen (per probleem)

6. Conclusie: advies & argumentatie (wat is de beste maatregel & waarom)

7. Aanbevelingen

Bij het maken van een tekstschema is de formulering nog niet zo van belang. Je kunt prima beginnen in telegramstijl. Uitwerken kan later. Verder kun je in een tekstschema vraagtekens plaatsen, bijvoorbeeld op plekken waar nog nader onderzoek gedaan moet worden (bijvoorbeeld naar de randvoorwaarden). Ook dit is een voordeel van een tekstschema: je kunt goed zien waar nog informatie ontbreekt. Daar loop je dan niet tegenaan als je de tekst gaat uitschrijven.

Variaties op het standaardtekstschema

Soms zijn er redenen om te variëren op het standaardtekstschema. Je kunt onderdelen weglaten, toevoegen, samenvoegen, splitsen of verplaatsen.

In de praktijk komen de volgende teksten het meest voor:

1. Zeer korte teksten (2-3 pagina’s)

Onderdelen samenvoegen is vaak raadzaam omdat paragrafen niet zo ver uitgewerkt hoeven te worden. Er moet een inleiding zijn (onderdeel 1), maar problemen en doelstellingen kunnen goed in één paragraaf worden behandeld (onderdeel 2). Ook maatregelen kunnen in één paragraaf zowel beschreven als beoordeeld worden (onderdeel 3), net als de conclusie en de aanbevelingen (onderdeel 4). Deze teksten kunnen dus gemakkelijk bestaan uit vier onderdelen.

2. Teksten waarin geen doelstellingen geformuleerd worden

Soms moeten problemen zo snel mogelijk worden opgelost zonder dat randvoorwaarden een rol spelen. De beschrijving, beoordeling en verklaring van de problemen houdt direct het doel in. De doelstelling hoeft dan niet expliciet geformuleerd te worden en dit onderdeel vervalt dus.

3. Teksten waarin de problemen niet worden verklaard

Soms is de oorzaak van een probleem niet te beïnvloeden. Dan heeft het ook weinig zin om aandacht te besteden aan die oorzaak. Noem oorzaken in het algemeen dan ook alleen als het mogelijk is om deze aan te pakken met behulp van de maatregelen. Is dit niet het geval? Beantwoord in de paragraaf over de problemen dan alleen de vragen ‘wat is het probleem?’ en waarom is het een probleem?’.

4. Teksten waarin mogelijke maatregelen worden besproken in afzonderlijke paragrafen

In dit geval worden de maatregelen dus niet eerst in de ene paragraaf besproken en in de volgende paragraaf beoordeeld. Elke maatregel heeft hier zijn eigen paragraaf: beschrijving en beoordeling maatregel 1, idem voor maatregel 2, idem voor maatregel 3, enzovoort. Let er daarbij wel op dat de beschrijving en de beoordeling steeds goed van elkaar gescheiden zijn. Eerst de beschrijving, dan de beoordeling. De volgorde binnen elke paragraaf is dan: ‘wat houdt maatregel X in?’, ‘welke voordelen heeft maatregel X?’ en ‘welke nadelen heeft maatregel X?’

5. Teksten met aparte paragraaf voor de beoordelingscriteria van de maatregelen

Als je aangeeft dat iets een voor- of nadeel is van een maatregel, dan hanteer je impliciet een criterium. Criteria worden in korte beleidsnotities meestal niet apart genoemd, maar het kan soms handig zijn om dit wel te doen. Als binnen de lezersgroep onenigheid kan bestaan over de criteria bijvoorbeeld. Deze paragraaf komt dan tussen de paragraaf waarin de maatregelen worden besproken en de paragraaf waarin de maatregelen worden beoordeeld.

6. Teksten waarin maar één maatregel behandeld wordt

Soms is er maar één maatregel die ingezet kan worden, bijvoorbeeld één alternatief voor een probleem. Er zijn dan in feite wel twee keuzemogelijkheden: de andere is alles bij het oude laten, maar dat kan heel ongewenst zijn. In de paragraaf over de problemen toon je overtuigend aan dat handhaving van de bestaande situatie ongewenst is. Doelstelling en conclusie hoeven niet aan bod te komen: is er maar één maatregel, dan is het advies immers om die ene maatregel uit te voeren. Deze maatregel kan in één paragraaf behandeld worden. Wat wel belangrijk is, is het formuleren van de aanbevelingen. De paragraafindeling volgt daarbij dus vier onderdelen: inleiding (1), problemen (2), beschrijving en beoordeling van de oplossing (3) en aanbevelingen (4).

Ook andere varianten zijn mogelijk. De schrijver moet zelf een weloverwogen keuze maken.

Checklist

1. Is het tekstschema ingevuld? (inhoudelijk, dus als inleiding geen lege koppen)

2. Zijn de problemen goed onderscheiden?

3. Zijn de doelen en de randvoorwaarden duidelijk?

4. Zijn de maatregelen duidelijk onderscheiden? Net als de beschrijving en beoordeling?

5. Staan de conclusie en de aanbeveling in het schema?

6. Sluit het schema aan bij de lengte van de tekst en het doel ervan?

Kerncompetenties: informatieanalyse, probleemanalyse, overtuigingskracht

Bij de keuze voor het tekstschema wordt een beroep gedaan op drie competenties:

• Informatieanalyse: welke informatie moet je selecteren?

• Probleemanalyse: hoe kun je deze informatie structureren in een schema?

• Overtuigingskracht: hoe overtuig je anderen van een standpunt en hoe krijg je instemming voor producten, plannen of ideeën?

Hoofdstuk 4: De alinea-indeling van een beleidsnotitie

Goede alinea’s helpen de structuur en inhoud van een tekst duidelijk te maken. Zo kan de lezer snel zijn weg vinden in de tekst en de informatie snel en efficiënt verwerken.

Drie kenmerken van goede alinea’s:

1. groepjes zinnen die bij elkaar horen staan ook daadwerkelijk bij elkaar

2. deze ‘informatiebouwstenen’ staan in een logische volgorde

3. in de eerste zin van elke alinea staat de belangrijkste informatie van die alinea

Drie voordelen van een goede alinea-indeling:

1. de lezer ziet snel welke informatie bij elkaar hoort

2. de lezer kan de informatie stapsgewijs en in een logische volgorde opnemen

3. de lezer kan gemakkelijk de hoofdzaken vaststellen (op basis van de eerste zinnen)

Eisen aan de alinea-indeling

Eis 1

Een alinea moet een afgeronde informatie-eenheid vormen die is opgebouwd uit samenhangende zinnen. Deze zinnen moeten betrekking hebben op hetzelfde (aspect) van een) onderwerp. Hierbij kan het tekstschema uit H3 een hulp zijn: elke vraag wordt dan beantwoord in een aparte alinea. Behandel bijvoorbeeld geen voor- en nadelen in dezelfde alinea. Dit is verwarrend voor de lezer.

Eis 2

Laat elke alinea beginnen met een (aankondigende) kernzin. Deze geeft de hoofdzaak van de alinea weer of kondigt deze aan. Een lezer die globaal leest haalt op die manier gemakkelijk de belangrijkste informatie uit de tekst en kan de rest van de alinea overslaan. Verstopte kernzinnen helpen de lezer niet.

Een aankondigende kernzin gebruik je als de eerste zin te lang wordt wanneer je daarin de hoofdzaak van de alinea weergeeft. Meestal wordt er een opsomming mee ingeleid. Formuleer de aankondigende kernzin zo precies mogelijk: ‘Er zijn twee oorzaken voor…’ (en niet ‘Er zijn verschillende oorzaken voor…’). De lezer weet dan hoeveel elementen hij kan verwachten. Ook indicatoren helpen de lezer: ten eerste…, ten tweede…, vervolgens…, ten slotte…

Eis 3

De lezer moet gemakkelijk de samenhang tussen de alinea’s (de informatiebouwstenen) kunnen zien. Deze eis geldt overigens op alineaniveau en op zinsniveau: ook binnen alinea’s moet de lezer gemakkelijk verbanden kunnen zien. Ook hier helpen indicatoren de lezer: deze herkent het verband en zinnen gaan er vlotter van lopen.

Er zijn zes verbanden (met bijbehorende indicatoren) die veel voorkomen in teksten:

1. opsommend verband (geeft een reeks aan)

• opsommingsstreepjes, 1/2/3, a/b/c, ten eerste, om te beginnen, vervolgens

2. tegenstellend verband (vormt een tegenstelling)

• enerzijds/anderzijds, echter, toch, maar, niettemin, hier staat tegenover dat

3. oorzakelijk verband (duidt oorzaak-gevolg aan)

• doordat, daardoor, dit leidt ertoe dat, vanwege, als gevolg van

4. illustrerend of toelichtend verband (geeft toelichting of illustratie aan)

• met andere woorden, dat wil zeggen, een voorbeeld is, ter illustratie, dit betekent

5. samenvattend verband (de ene zin vat informatie samen uit de andere zin)

• samenvattend, kortom, al met al,

6. argumentatief verband (als argument voor een conclusie)

• dus, want, omdat, namelijk, het eerste argument is, men kan concluderen dat

De lezer kan verbanden vaak zelf wel uit een tekst afleiden, maar de schrijver kan hem daarbij helpen door indicatoren in de tekst aan te brengen. Het tekstverloop wordt er ook vlotter van.

Checklist

1. Kan de lezer snel achterhalen welke informatie bij elkaar hoort?

2. Staat de informatie in eenheden die logisch geordend en afgerond zijn?

3. Kan de lezer de hoofdzaken snel achterhalen?

4. Staan in de alinea’s de kernzinnen voorop?

5. Zijn er aankondigende kernzinnen (waar nodig)?

6. Zijn verbanden binnen alinea’s duidelijk?

Kerncompetenties: klantgerichtheid, informatieanalyse, schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Bij het maken van een goede alinea-indeling spelen drie competenties een rol:

• Klantgerichtheid: je komt tegemoet aan de wensen van de lezer.

• Informatieanalyse: je kiest bij iedere alinea welke informatie bij elkaar hoort.

• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: je maakt voor je lezer de verbanden tussen en binnen alinea’s expliciet duidelijk.

Hoofdstuk 5: De presentatie van een beleidsnotitie

Tekstopmaak, alinea-indeling, titels en koppen zijn zaken die de lezer helpen. Ze dragen bij aan de leesbaarheid, zowel bij oriënterend lezen als bij globaal lezen.

Bij intensief lezen leest de lezer de gehele tekst. Daarbij helpen factoren als begrijpelijke, aanvaardbare en correcte zinsbouw en woordkeus. Die zaken blijven hier echter buiten beschouwing omdat ze gelden voor alle soorten teksten, niet alleen voor beleidsnotities.

Oriënterend lezen

Door oriënterend te lezen probeert de lezer een antwoord te krijgen op de volgende vragen:

1. Wat is het onderwerp van de tekst?

2. Hoe is de tekst opgebouwd (in grote lijnen)?

Daarbij moet het voldoende zijn als de lezer de tekst vluchtig doorbladert. De schrijver moet ervoor zorgen dat de lezer in één oogopslag antwoord krijgt op deze vragen. De lezer richt zich daarbij (bewust of onbewust) op de volgende vier onderdelen: de titel, de inleiding met de centrale vraag, de titels van (sub)paragrafen en de inhoudsopgave.

• De titel moet zo informatief mogelijk zijn, maar mag niet te lang zijn. Lukt het niet om dit te combineren, dan kan de schrijver een hoofdtitel en ondertitel gebruiken. Ook verdient zakelijkheid de voorkeur boven aantrekkelijkheid. Het is dan duidelijker wat het onderwerp is en in databestanden wordt de tekst sneller gevonden. Eventueel kan een ‘speelse’ titel met een zakelijke, verduidelijkende ondertitel.

• De inleiding moet de lezer snel naar de centrale vraag brengen zodat hij weet wat het onderwerp van de tekst is. De centrale vraag moet daarom in een aparte alinea staan, liefst met een witregel ervoor en erna. Meer eisen aan de inleiding zijn uitgewerkt in H2.

• De titels van (sub)paragrafen moeten ook zo informatief mogelijk zijn en ook niet te lang. Ze moeten de lezer duidelijk maken hoe de tekst in grote lijnen is opgebouwd. Vage titels als ‘De stand van zaken’ en ‘Hoe?’ helpen de lezer niet. De lezer moet gemakkelijk de vaste elementen van een beleidsnotitie herkennen (problemen, doelstellingen, maatregelen, conclusie, aanbevelingen). Typografie (bijvoorbeeld witregels) helpt de lezer (sub)paragrafen te onderscheiden. (Sub)paragraafkoppen moeten consequent worden weergegeven (vet en/of cursief, eventueel nummering). Het verschil tussen paragrafen en subparagrafen moet duidelijk zijn. Volg eventueel de huisstijl.

• De inhoudsopgave bestaat meestal uit de genummerde onderdelen van de tekst, aangevuld met inleiding en samenvatting. Paginanummers moeten worden genoemd en de titels moeten hetzelfde zijn als de titels in de tekst. In korte teksten hoeven niet per se subsubparagrafen (zoals 4.3.2) opgenomen te worden. Een inhoudsopgave is functioneel wanneer een tekst meer dan vier pagina’s telt.

Globaal lezen

Bij globaal lezen probeert de lezer zo snel mogelijk de hoofdzaken uit een tekst te halen. Hij richt zich daarbij op de volgende vier onderdelen: inleiding en slot van langere paragrafen, tussenkopjes, beginzinnen van alinea’s en de samenvatting.

• Bij langere paragrafen (van twee of meer pagina’s) helpt het om de onderwerpen aan te kondigen in een inleidende alinea. De lezer weet dan welke hoofdzaken aan bod komen. De schrijver kan de lezer nog meer helpen door deze onderwerpen te markeren in de tekst, bijvoorbeeld met tussenkopjes. In de slotalinea kan de schrijver de hoofdzaken puntsgewijs samenvatten, voorafgegaan door een indicator (bijvoorbeeld ‘kortom’). Op deze manier hoeft een globale lezer de kern van de alinea niet te lezen.

• Tussenkopjes kunnen een tekst toegankelijker maken. Zorg ervoor dat ze het onderwerp aanduiden en houd ze zo kort mogelijk. Typografisch gezien moeten ze herkenbaar zijn.

• Beginzinnen en vormgeving van alinea’s helpen de lezer ook. Laat bij voorkeur elke alinea beginnen met een (aankondigende) kernzin. De lezer moet verder kunnen zien waar een nieuwe alinea begint. De voorkeur gaat hierbij uit naar inspringen met een enkele tab. Elke nieuwe alinea op een nieuwe regel kan ook, maar is onduidelijk als de voorgaande zin tot het einde doorloopt. Gebruik je witregels, dan kun je die niet meer gebruiken om alineablokken te markeren. Spring niet in na een (tussen)kop of witregel.

• Een samenvatting is functioneel voor beleidsnotities vanaf vijf pagina’s. Let daarbij op de volgende twee punten:

• De samenvatting moet los van de rest van de tekst te lezen zijn. Er mogen dus geen onbekende termen en begrippen in voorkomen. Verwijzingen naar onderdelen van de tekst horen in de inleiding en niet in de samenvatting.

• Er mag geen nieuwe informatie in de samenvatting staan. In de tekst moet alle informatie uit de samenvatting uitgewerkt terug te vinden zijn.

Checklist

1. Kan de lezer de tekst oriënterend lezen?

2. Kan de lezer het onderwerp en de tekstopbouw snel achterhalen (uit de inleiding)?

3. Zijn de titels kort en geven ze genoeg informatie?

4. Kan de lezer de hoofdzaken snel achterhalen? (via inleiding, slot, tussenkopjes, beginzinnen van alinea’s en samenvatting)

Kerncompetenties: schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, klantgerichtheid

• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: deze competentie is essentieel voor schrijvers van beleidsteksten. Zij moeten een perfect product afleveren in helder, begrijpelijk en foutloos Nederlands.

• Klantgerichtheid: het ontwikkelen van een zorgvuldige basishouding en ervoor zorgen dat de opdrachtgever de beschikking krijgt over een perfect product.

Hoofdstuk 6: De leesbaarheid van een beleidsnotitie op zinsniveau

De structuur van een beleidsnotitie moet doorzichtig zijn. Ook moet de inhoud goed afgebakend zijn. Daarnaast is het van groot belang dat de beleidsnotitie ook op zinsniveau leesbaar is.

Zeven tips voor het vergroten van de leesbaarheid en begrijpelijkheid

1. Beperk de lengte van zinnen

2. Houd bij elkaar wat in de zin bij elkaar hoort

3. Gebruik de lijdende vorm gerust, maar doe dit wel bewust

4. Houd de tekst levendig

5. Gebruik niet te veel voorzetsels

6. Controleer of de verwijzingen duidelijk zijn

7. Houd het kort en gebruik geen stoplappen

1. Beperk de lengte van zinnen

Er hoeft niets mis te zijn met lange zinnen: korte zinnen kunnen ook erg vaag zijn. Maar in het algemeen maken lange zinnen een tekst minder prettig leesbaar. Af en toe een zin van veertig woorden kan, maar liever niet langer en niet te vaak. Wissel korte en lange zinnen af. Knip (te) lange zinnen op. Vaak houdt dit in dat passages herschreven moeten worden.

2. Houd bij elkaar wat in de zin bij elkaar hoort

De structuur van een zin is belangrijker dan de lengte. Tangconstructies maken zinnen lastig te begrijpen: woorden die bij elkaar horen staan dan te ver van elkaar af. Houd daarom bij elkaar wat bij elkaar hoort. Gebruik bijvoorbeeld bijzinnen en houd het onderwerp bij het werkwoord.

3. Gebruik de lijdende vorm gerust, maar doe dit bewust

De voorkeur gaat uit naar de bedrijvende vorm boven de lijdende vorm. In zakelijke teksten is de lijdende vorm echter regelmatig nodig. Deze kan namelijk ook functioneel zijn:

• als onbekend is wie de handeling uitvoert

• als het niet uitmaakt wie de handeling uitvoert

• als je jezelf als schrijver liever niet op de voorgrond plaatst

• als je bewust in het midden laat wie de handeling uitvoert

Is er geen sprake van een van deze vier situaties? Kies dan voor de bedrijvende vorm. Dit bevordert de leesbaarheid van de tekst.

4. Houd de tekst levendig

Naamwoordstijl (‘het verbeteren van de leefbaarheid’) maakt een tekst minder levendig. Kies liever voor een actieve formulering met een werkwoord (‘om de leefbaarheid te verbeteren’).

5. Gebruik niet te veel voorzetsels

Veel voorzetsels achter elkaar leiden tot een voorzetselketen. Dit heeft ‘kasseienproza’ tot gevolg: de inhoud van de tekst trilt los door het gehobbel over de voorzetsels. Wees ook voorzichtig met voorzetseluitdrukkingen zoals ‘ten aanzien van’ en ‘met betrekking tot’. Daarvoor kun je ook voorzetsels als ‘om’ en ‘voor’ gebruiken. Gebruik je toch voorzetseluitdrukkingen, kort ze dan in ieder geval niet af. Dus schrijf ‘ten gevolge van’ en niet ‘t.g.v.’.

6. Controleer of de verwijzingen duidelijk zijn

Verwijzingen voorkomen herhalingen in de tekst. Het moet echter wel duidelijk zijn waarnaar ze verwijzen. Controleer dus goed waarnaar woorden als ‘dit’, ‘deze’ en ‘hieronder’ verwijzen.

7. Houd het kort en gebruik geen stoplappen

Veel ‘ambtelijke dummysymbolen’ kunnen worden geschrapt. Ze voegen niets toe aan de tekst. Voorbeelden: ‘Opgemerkt dient te worden dat…’en ‘Voor zover relevant…’. Veel dingen kunnen in veel minder woorden worden gezegd. Pas ook op met ‘vaagmakers’ zoals ‘in principe’, ‘in wezen’ en ‘zou kunnen zijn’. Wees helder en probeer niet steeds een slag om de arm te houden.

Appendix I: Eisen aan een opdracht

Een zo helder en duidelijk mogelijk omschreven opdracht helpt vaak zowel de schrijver als de opdrachtgever. Een opdracht voor het schrijven van een beleidsnotitie bestaat uit twee deelopdrachten.

1. De opdracht om beleid te ontwerpen

2. De opdracht om dit beleid te beschrijven en te verdedigen in een beleidsnotitie

Aan beide deelopdrachten kunnen minimumeisen worden gesteld.

Eisen aan de opdracht om beleid te ontwerpen

De belangrijkste eis hierbij is dat wordt aangegeven welk doel bereikt moet worden met het nieuwe beleid. De formulering hiervan moet zo duidelijk mogelijk zijn:

• gekwantificeerd (welke aantallen moeten worden bereikt)

• tijdsbestek (op welke termijn moeten de doelen worden bereikt)

• randvoorwaarden (welke speelruimte heeft de bedenker van de maatregelen)

Zijn deze zaken onduidelijk en gaat de beleidsmedewerker toch aan de slag? Dan loopt hij het risico dat zijn voorstellen niet voldoen aan de wens van de opdrachtgever. Ze zijn bijvoorbeeld niet effectief genoeg of leveren te laat effect op, of er wordt geen rekening gehouden met belangrijke randvoorwaarden.

In H3 is aangegeven dat doelstellingen nauw samenhangen met problemen. In de opdracht moet daarom duidelijk zijn aangegeven welke problemen aangepakt moeten worden met het nieuwe beleid, en ook welke doelstellingen in relatie tot die problemen bereikt moeten worden. Het is van groot belang dat deze doelstellingen zo nauwkeurig mogelijk gekwantificeerd worden. Ook moeten de termijnen en randvoorwaarden vermeld worden.

Opdrachtgevers hebben vaak zelf ideeën over te nemen maatregelen. Het is handig als daarover in de opdracht ook al iets vermeld staat. Verder kan het raadzaam zijn om na te gaan welke maatregelen bij voorbaat al ondenkbaar zijn.

Eisen aan de opdracht om een beleidsnotitie te schrijven

Sommige eisen zijn vanzelfsprekend: heldere structuur, duidelijke alinea-indeling, goed taalgebruik (begrijpelijk/aanvaardbaar/correct), toegankelijkheid van de tekst.

Per beleidsnotitie zijn er echter nog meer (verschillende) eisen. Wil de schrijver daaraan tegemoet kunnen komen, dan moet hij zien of de opdracht antwoord geeft op deze vragen:

• Voor wie is de tekst?

Als je weet voor wie je schrijft, dan kun je rekening houden met de voorkennis en de belangen van de lezers.

• Hoe gaat de tekst worden gebruikt?

Teksten kunnen op verschillende manieren worden gebruikt, bijvoorbeeld als discussiestuk, als informatief stuk voor een breed publiek of als een stuk voor schriftelijke inspraak. Het uiteindelijke gebruik bepaalt de manier waarop het stuk geschreven wordt.

• Hoe lang moet de tekst zijn?

De gewenste lengte bepaalt voor een groot deel de manier waarop de tekst moet worden geschreven. Niet alleen de brutolengte, maar ook de verhouding tussen tekst en bijlagen.

• Wanneer moet de tekst af zijn?

Dit spreekt voor zich.

• Zijn er vaste regels (huisstijl) voor opbouw, vormgeving en spelling?

Veel organisaties hebben afspraken over vormgeving vastgelegd in huisstijlvoorschriften. Dit kan ook het geval zijn voor beleidsnotities. Deze moeten dan opgebouwd zijn volgens een bepaald patroon (aanleiding – aanbevelingen – toelichting). De samenvatting kan ook op verschillende plaatsen staan (voorop of aan het eind). Ga van tevoren na of er afspraken zijn en vraag eventueel om een voorbeeldtekst.

• Zijn er eerdere beleidsnotities waarmee rekening gehouden moet worden?

Vaak verwacht een organisatie stilzwijgend dat nieuwe beleidsnotities passen in de lijn van eerdere notities over het onderwerp. Ga daarom van tevoren na of deze bestaan.

• Bestaat er een procedure voor tussentijds overleg?

Wil de opdrachtgever direct een definitieve versie of is er overleg over conceptversies?

Checklist

Een overzicht van alle zaken die de schrijver kan nalopen voordat hij gaat schrijven:

1. Welke problemen moeten worden behandeld?

2. Welke doelstellingen moeten worden bereikt?

3. Hoe zijn deze gekwantificeerd?

4. Binnen welke termijn moeten deze worden behaald?

5. Welke randvoorwaarden zijn er (juridisch/organisatorisch/financieel/anders)?

6. Welke maatregelen moeten in ieder geval worden beschreven?

7. Welke maatregelen juist niet?

8. Voor wie is de tekst?

9. Hoe gaat de tekst worden gebruikt?

10. Hoe lang moet de tekst zijn?

11. Wanneer moet de tekst af zijn?

12. Zijn er vaste regels (huisstijl) voor opbouw, vormgeving en spelling?

13. Zijn er eerdere beleidsnotities waarmee rekening gehouden moet worden?

14. Bestaat er een procedure voor tussentijds overleg?

Op deze vragen kan niet altijd een ondubbelzinnig antwoord worden gegeven. Maar zijn er onduidelijkheden, dan is het verstandig om toelichting te vragen aan de opdrachtgever.