Wat is veranderingsmanagement? - Chapter 1

Samenvatting verhaal

Het verhaal speelt zich af op een ijsberg in de zuidelijke ijszee. Deze ligt midden in een zee waar voldoende voedsel is, en biedt de pinguïns bescherming tegen de ijzige omstandigheden. Ze zien het als hun echte thuis. Een van de pinguïns is Fred, een doorsnee pinguïn. Hij was echter in vergelijking met andere pinguïns meer bezig met zijn omgeving en de ijsberg, en had door zijn ontdekkingstochten veel observaties en ideeën verzameld. Uit zijn observaties bleek dat de ijsberg aan het smelten was, en het gevaar was dat de ijsberg daardoor zou kunnen breken, met alle gevolgen van dien.

Hij wist dat er iets moest gebeuren maar was omdat hij geen invloedrijke pinguïn was, niet in de positie om de groep te kunnen beïnvloeden. Een pinguïn die hier eerder iets over had gezegd was ook niet serieus genomen. Hij besluit naar Alice te gaan, een daadkrachtige pinguïn van de leiderschapsraad met een goede band met de kolonie, die wel naar haar zou luisteren. Ze luistert en laat hem haar naar de plek brengen waar het volgens hem het duidelijkst is dat er iets aan de hand is. Deze blijkt aan de onderkant van de ijsberg, dus gevaarlijk onder water, te zijn. Behalve verschillende scheuren zat er ook een grot midden in de ijsberg die vol met water stond. Als dit water echter gaat bevriezen gaat het uitzetten, waardoor de ijsberg zou breken. Alice vraagt Fred om iets voor te bereiden om de anderen te laten zien dat er iets mis is, terwijl hij daar wel weerstand van zou krijgen.

Alice legt het voor aan de leiderschapsraad, die niet echt luistert. De hoofdpinguïn Louis nodigt na enig aandringen van Alice Fred echter wel uit voor de leiderschapsraadsvergadering om zijn bevindingen te tonen. Fred dacht na over hoe zijn bevindingen te tonen, met cijfers of speeches of iets dergelijks. Nadat hij echter wat meer over de leiderschapsraad te weten was gekomen bleek dat cijfers niet zo handig waren, en koos hij ervoor een model van de ijsberg te maken.

De volgende dag was de leiderschapsraad al vol verwondering over het model. Fred beschreef zijn bevindingen en onderzoeksmethoden, en gebruikte daarbij het model om alles te kunnen aanwijzen. Ook de grot kwam aan de orde, die voor opschudding zorgde.

Een van de leden, NeeNee vond het onzin, hij heeft al eerder gezegd dat het normaal is dat er wat smelt, maar dat de ijsberg sterk is en dit aankan. Hij praat steeds harder en spreekt hem op elk punt tegen. Hierin krijgt hij steun van een aantal andere leden. Fred legt uit dat hij het niet zeker weet en Alice springt bij met wat als we moeten verantwoorden dat het wel is gebeurt?

Als de informatie klopte zou de kolonie nog maar 2 maanden hebben om hier iets aan te doen. Er wordt voorgesteld om een commissie te maken om de situatie verder te analyseren, en het verder geheim te houden voor de kolonie, zoals ze altijd doen. Echter, Alice is het er niet mee eens, iedereen moet het weten omdat iedereen erachter moet staan en iets moet doen. Er ontstaat paniek. Fred gaat een glazen fles halen (die volgens hem op ijs lijkt maar sterker is), en bedenkt dat als ze die vullen met water, dat water dan bevriest en uitzet. Als de fles barst dan roepen ze een vergadering bijeen, anders niet. Een pinguïn die ze allemaal vertrouwden, Bobby, nam de fles mee.

De volgende dag bleek de fles inderdaad gebarsten te zijn. Behalve NeeNee was iedereen het er mee eens dat er iets moest gebeuren. Er wordt een vergadering met de kolonie bijeengeroepen. Daar wordt het hele verhaal verteld en laten zien. Na de vergadering barstte het los.

Louis begrijpt dat niet iedereen zomaar het probleem kon oplossen (bijvoorbeeld de jonge pinguïns gespecialiseerd in ijs) omdat er wel vertrouwen moet zijn in deze pinguïns. Hij besluit een raad te vormen bestaande uit zichzelf, Alice, Fred, Bobby en Jan-Willem (een hele slimme pinguïn), omdat ze allemaal verschillende capaciteiten hebben die elkaar goed aanvullen. Louis vraagt de pinguïns om allemaal hun ogen dicht te doen en naar het oosten te wijzen. Allemaal wezen ze een andere kant op. Iedereen heeft als individu op Louis opdracht gereageerd en niet samen gewerkt. Ze besluiten inktvis te eten voor lunch. Inktvissen zijn alleen niet makkelijk te vangen in je eentje, en dit lukt dus ook de eerste paar keer niet. Na een tijdje weten ze echter goed samen te werken en weten ze er een te vangen. Na het eten hebben ze urenlange gesprekken over van alles wat ze belangrijk vonden in het leven, en dachten ze niet na over het probleem. Zo was er een hecht team gevormd.

Vervolgens wordt er besloten met wat andere pinguïns van de kolonie te praten over mogelijke oplossingen; het boren van een gat, zoeken van een andere ijsberg, verplaatsen naar Antarctica, walvisvet kwamen voorbij maar bleken allemaal niet vruchtbaar te zijn. Ze blijken goed rond te kijken en zien een zeemeeuw. Ze bedenken dat het best wel een goed idee zou kunnen zijn om als de zeemeeuw te leven, als nomade, niet op een vaste plaats die niet te redden is maar altijd rondreizend.

De volgende dag was er een vergadering met de hele kolonie bijeengeroepen. De professor had een indrukwekkende presentatie gemaakt. Louis liet het echter aan Bobby zien en die begreep er helemaal niets van. Hij gooide het vervolgens over een andere boeg en benoemde dingen als broederschap en discipline en dat dit niet gebonden is aan de ijsberg. Bobby vertelt vervolgens over de zeemeeuw en de vrijheid van zijn levensstijl. Er ontstaat discussie en na een tijdje is de bijeenkomst afgelopen.

Alice besluit dat het van belang is dat er spandoeken komen met slogans die ze aan deze oplossingen herinneren. Iedere dag en overal communicatie. Met hulp van creatieve pinguïns maakte ze een week lang elke dag een nieuwe slogan en plaatste die zowel boven als onder water. Steeds meer pinguïns kwamen vragen of ze iets konden doen. Er meldden een aantal pinguïns zich aan als verkenner en stippelden tochten uit op zoek naar nieuwe ijsbergen. NeeNee was echter nog onrust aan het zaaien, gezamenlijk met een juf die ervoor zorgde dat de kleine pinguïns nachtmerries kregen. Het grootste probleem was echter dat omdat ze gingen verkennen ze geen tijd meer hadden om vis te vangen. En aangezien pinguïns alleen eten delen met hun eigen familie deelden zouden de pinguïns honger lijden. De doemverhalen en nachtmerries eisten hun tol, de pinguïns hielpen niet meer.

Louis besluit NeeNee aan te pakken door de professor hem op de voet te laten volgen met feiten. Bobby praat met de kleuterjuf die de angst blijkt te hebben dat ze straks te oud is om te veranderen en straks niet meer nodig is. Bobby vertelt echter dat ze later juist nog belangrijker is. Ze voelde zich begrepen en was gerustgesteld. Vervolgens ging ze alleen nog maar verhalen over helden vertellen. Een van de kinderen wil held worden en overtuigd haar ouders ervan dat de kolonie pinguïns nodig heeft om te helpen vis te vangen voor de verkenners. Zo ontstond de feestdag van de helden.

Verkenners gingen eropuit om de verschillende mogelijkheden te onderzoeken. NeeNee vertelde nog steeds doemverhalen. Door middel van de feestdag van de helden (optredens en dergelijke), waarbij de toegangsprijs twee vissen was, konden de verkenners ook worden gevoed. Sociale druk werkte hier goed. De verkenners kwamen terug met enthousiaste verhalen, aten vis en kregen medailles met ‘held’ erop om. Er was een groot feest.

De volgende dag is er een meeting met alle verkenners waar ze hun bevindingen bespraken. Na de eerste lading scouts gaat er vervolgens een tweede groep scouts op pad om te selecteren binnen de geselecteerde ijsbergen. NeeNee kreeg niet veel aandacht meer, steeds minder mensen waren negatief. Nu moesten ze zorgen dat er doorgezet werd. Er werd een geschikte ijsberg gevonden, genoeg vis gevangen voor de verkenners en op een gegeven moment begon de verhuizing.

De verhuizing was zwaar, het was lastig wennen op de nieuwe ijsberg. Na een tijdje ging dit echter prima. Het volgende seizoen verhuisden de pinguïns weer, zodat ze konden blijven veranderen. De tweede verhuizing ging veel soepeler. Helaas was er hier ook opstand omdat de pinguïns van de nieuwe ijsberg hielden. Dus ook hier werd weer een team van scouts opgesteld. Scouting werd zelfs een vak bij de kinderen op school. Louis ging met pensioen, maar werd wel de grootste verhalenverteller van de kolonie. Verhalen over de eerste grote verandering vertelde hij met veel enthousiasme. De kolonie groeide en groeide en was nu gewend om te veranderen.

Wat zegt dit verhaal?

Het idee van het schrijven van een verhaal over Pinguïns is dat door middel van fabels lastige ideeën makkelijk toegankelijk gemaakt kunnen worden. Dit verhaal is gebaseerd op het verandermodel van Kotter. De pinguïns leven op een ijsberg die smelt, dus ze moeten iets doen. De cultuur is echter niet gericht op verandering, ze zijn gewend om al zo lang als ze kunnen herinneren zo te leven. Dit komt natuurlijk ook voor in veel bedrijven, een bepaalde manier van werken wordt al heel lang gehanteerd en men is niet gewend aan verandering en stelt verandering ook niet op prijs. Volgens het model van Kotter is het voor succesvolle verandering belangrijk dat er een aantal stappen worden doorlopen die hieronder worden genoemd. Bij deze stappen wordt ook verteld wat er belangrijk is, en hoe dit in het pinguïn verhaal terugkwam.

Wat zijn de stappen van het veranderingsmanagement model? - Chapter 2

1. Create a sense of urgency

Bij deze stap is het belangrijk dat degene die ontdekt heeft dat verandering belangrijk is dit ook overbrengt op anderen. Anderen moeten het belang van verandering echt voelen, en het is belangrijk dat dit gedaan wordt aan de hand van een object of iets dergelijks dat echt gezien kan worden en het belang echt aangetoond kan worden. Verder moet de angst en weerstand die gevoeld wordt bij verandering niet onderschat worden.

In het pinguïn verhaal zien we dit terug op het moment dat Fred het probleem ontdekt. Hij heeft zelf niet veel invloed in de kolonie dus hij zoekt iemand die wel veel macht heeft, Alice, om mee samen te werken. Samen bespreken ze de mensen die ze moeten beïnvloeden en de weerstand die er kan zijn. Fred bedenkt dat cijfers bijvoorbeeld niet handig zijn om iets aan te tonen, dus maakt een model waardoor het echt te voelen is dat verandering noodzakelijk is. Later pakt hij ook de fles er nog bij om de noodzaak aan te tonen. Ook laten ze al aan de kolonie zien waarom het belangrijk en noodzakelijk is om te veranderen door middel van een vergadering.

2. Build a guiding team

Bij deze stap is het belangrijk om een team te vormen dat in staat is om de verandering te leiden. Verandering kan je niet in je eentje tot stand brengen. Hiervoor is een diverse groep mensen nodig met verschillende capaciteiten en mogelijkheden om verandering tot stand te brengen. Er moet enthousiasme worden overgebracht op deze leden en het moet een echt team vormen waarin de neuzen allemaal dezelfde kant op staan. Er moet vertrouwen onderling zijn en geen scheve machtsverhoudingen.

In de pinguïnkolonie doet Louis dat door een team samen te stellen van een expert, een daadkrachtige pinguïn, een geliefde pinguïn, een hardwerkende pinguïn, een innovatieve pinguïn en de leider van de kolonie. In het begin staan hun neuzen allemaal een andere kant op (ze wijzen letterlijk een andere kant op), maar na het samenwerken om de inktvis te kunnen vangen en het urenlange praten over van alles en nog wat los van het probleem, wordt er een hecht team gevormd dat elkaar begrijpt. Een effectief team is gevormd.

3. Develop the strategy and vision

Hierbij moet er worden gekeken wat het doel voor de toekomst is. Wat de visie is waar je naar wilt streven en hoe je die door middel van de strategie kunt bereiken. Deze visie moet dynamisch en duidelijk zijn. Hiervoor moeten er verschillende mogelijkheden worden bekeken.

De pinguïns deden dit door zelf te vergaderen en te spreken met verschillende pinguïns. Zo stelden ze zich allerlei verschillende toekomsten voor. Ze komen de zeemeeuw tegen en na wat spreken met hem komen ze op het idee van een nomade bestaan. Niet meer vasthouden aan hun bekende levensstijl, maar een steeds veranderende.

4. Communicate for buy-in

Vervolgens moet je zorgen dat de mensen die de verandering moeten ondergaan hier ook in mee gaan en achter staan. Het is hierbij belangrijk dat je echt het begrip van de anderen wint en om dit te doen moet je ook weten wat er voor gedachten en angsten bij de anderen spelen om de weerstand tegen verandering weg te nemen. Je moet zelf achter de boodschap die je uitstraalt staan, de boodschap moet begrijpelijk zijn en er moet vooral veel communicatie zijn.

In het pinguïnverhaal komt dit terug door een vergadering met de hele kolonie te organiseren. Hierbij wordt het probleem en de oplossing niet door middel van ingewikkelde dia’s uitgelegd, maar speelt Louis in op het gemeenschapsgevoel van de pinguïns en hoe deze niet verbonden is aan de plek waar ze leven. Verder werd het belang van verandering benadrukt door spandoeken overal.

5. Empower action

Vervolgens is het belangrijk dat je alle obstakels die wegneemt die verandering in de weg zou kunnen zitten, zoals negatieve mensen en te weinig informatie en zelfvertrouwen. Goede feedback, positieve veranderverhalen en beloningen kunnen hierbij helpen.

De pinguïns doen dit door NeeNee te ontkrachten, de problemen van de juf uit te vragen en te zorgen dat ze deze wegnemen, de jonge pinguïns te inspireren dat iedereen wat kan doen voor de verandering en een held kan zijn en het organiseren van een feestdag voor het vangen van de vis. Belangrijk is dat iedereen het gevoel heeft dat hij/zij iets kan doen.

6. Create short-term wins.

Het is belangrijk dat er snel korte termijn winsten worden gegenereerd voor de mensen die meedoen in de verandering. Dit verhoogt het optimisme en verlaagt het pessimisme. Deze winsten moeten betekenis hebben en zichtbaar zijn voor iedereen en ook makkelijk te bereiken zijn voor iedereen.

In het pinguïnverhaal werd dit gedaan door het organiseren van een prijzenceremonie waarin de verkenners prijzen kregen maar ook de kleine pinguïn die met het idee was gekomen .

7. Don’t let up

Nadat er succes is geboekt moet deze ook worden doorgezet om nog meer succes te boeken. Er moet gezorgd worden dat de strategie ook werkelijkheid wordt om de verandering door te kunnen zetten. Het werk zit er nooit op, de urgentie moet hoog blijven.

Dit werd bij de pinguïns gedaan door te blijven verhuizen, scouts te blijven sturen en structuren te veranderen.

8. Create a new culture and make change stick

De nieuwe manier van veranderen moet een gewoonte worden, blijven hangen. Het moet de oude tradities vervangen en in de cultuur worden ingebed.

Dit wordt bij de pinguïns bijvoorbeeld gedaan door de hoofdpinguïn succesverhalen te laten vertellen, en scouting een vak te maken op school.

Bron

• Uit 2005