Sales en operations planning is een proces dat bedrijven helpt om beter aan de vraag van de klant te voldoen. Hiervoor kan een aggregate operations plan opgesteld worden: een plan voor arbeid en productie voor de middellange termijn, met als doel de kosten voor de resources om aan de vraag te voldoen te minimaliseren. Aggregeren is het inschatten van de verkoop van een groep producten.

Exhibit 8.1 laat een voorbeeld zien van de sales en operations planning ten opzichte van andere grote operations planning activiteiten. Sales and operations planning (S&OP) is het proces dat bedrijven gebruiken om vraag en aanbod in balans te houden en om distributie, marketing en financiën te coördineren. S&OP resulteert in een aggregate operations plan: het specificeert productieniveaus en geplande voorraadopbouw met een horizon van bijvoorbeeld 1 jaar en elke maand een herziening. Aggregeren wordt aan de aanbodzijde gedaan door productfamilies, en aan de vraagzijde door groepen van klanten. De tijddimensie in exhibit 8.1 wordt weergegeven als lang, gemiddeld en kort. Lange termijn planning wordt meestal jaarlijks gedaan, en heeft een focus van een jaar of langer. Gemiddelde termijn planning gaat over 3 tot 18 maanden. Korte termijn planning gaat over een periode van één dag tot zes maanden.

Het belangrijkste doel van een aggregate plan is om de optimale combinatie tussen production rate, workforce level en inventory on hand te bepalen. Production rate is het aantal units voltooid per unit van tijd. Het workforce level is het aantal werknemers nodig in een periode (productie = production rate x workforce level). Inventory on hand is ongebruikte voorraad van de vorige periode die gebruikt wordt voor deze periode.

Exhibit 8.2 laat de interne en externe factoren zien die bijdragen aan de productieplanning omgeving. Over het algemeen zijn externe factoren niet direct te managen, al zijn er bedrijven die de vraag wel degelijk kunnen beïnvloeden. Als er sprake is van seizoensgebonden vraag, kan het helpen om complementaire producten aan te bieden. Om interne factoren te managen kan er gebruik worden gemaakt van accurate response: kijken naar de vraag in het verleden en deze combineren met deskundig oordeel om te bepalen wanneer met de productie van bepaalde items gestart moet worden.

Production planning strategies zijn plannen om aan de vraag te voldoen waarbij afwegingen gemaakt moeten worden tussen het aantal werknemers, werk uren, voorraad en tekortkomingen. Deze strategieën kunnen helpen bij het managen van de vraag. Er zijn drie soorten strategieën:

• Chase strategy: de productie rate en de order rate matchen door werknemers in te huren op het moment dat deze rates variëren van elkaar. Het succes van deze strategie hangt af van de pool van werknemers die ingezet kunnen worden. Deze strategie heeft invloed op de motivatie van werknemers.

• Stable workforce – variable work hours: variëren van output door het variëren van het aantal uur dat gewerkt wordt binnen een flexibel schema. Dus dagen waar meer output nodig is meer uren werken, dan dagen waar minder output nodig is. Deze strategie zorgt voor continuïteit en heeft minder invloed op de moraal van werknemers.

• Level strategy: werken met een stabiel aantal werknemers en een constante output. Tekortkomingen en overschotten worden opgevangen met inventory of lost sales. Er is een stabiele werkomgeving voor de werknemers, maar wel kans op lagere kwaliteit en hogere voorraadkosten.

Als één van deze strategieën worden toegepast om te voldoen aan de vraag, is er sprake van een pure strategy. Als er meerdere van deze strategieën samen worden gevoegd om te voldoen aan de vraag, is er sprake van een mixed strategy.

Er zijn vier soorten kosten die van belang zijn bij aggregate production planning:

• Basic production costs: de vaste en variabelen kosten om een producttype te maken; de directe en indirecte kosten horen hier ook bij, ook van overwerk.

• Costs associated with changes in the production rate: dit zijn vaak kosten om bijvoorbeeld mensen te trainen om met de nieuwe apparaten om te gaan. Tijdelijke hulp inschakelen is een manier om deze kosten te vermijden.

• Inventory holding cost: kosten om voorraad te hebben, en kosten van verzekeringen, opslagkosten, verspilling, etc.

• Backordering costs: deze zijn vaak moeilijk te meten. Dit zijn kosten op lost sales en backordering.

Managers moeten aan de hand van het aggregate production plan hun budget opstellen. Een goede planning verhoogt de kans op (1) het verkrijgen van het gewenste budget en (2) opereren binnen de limieten van het budget.

Bedrijven gebruiken vaak een cut-and-try methode om een aggregate plan op te stellen. Dit is het opstellen van alternatieven en de beste selecteren. Zie exhibit 8.3, exhibit 8.4, exhibit 8.5, exhibit 8.6, exhibit 8.7 en exhibit 8.8.

Yield management is het proces van het toewijzen van het juiste type capaciteit aan het juiste type klant tegen de juiste prijs en tijd, zodat de winst gemaximaliseerd wordt, gegeven dat de capaciteit beperkt is. Yield management kan gebruikt worden om de vraag beter te voorspellen. Van een operationeel perspectief is yield management het meest effectief als:

• De vraag gesegmenteerd kan worden door de klant;

• De vaste kosten hoog zijn en de variabele kosten laag;

• De voorraad bederfelijk is;

• Het product van te voren verkocht kan worden;

• De vraag erg variabel is.

Yield management werkt alleen als de prijsstructuur logisch voelt voor een klant en de verschillende prijzen rechtvaardigt. Zulke rechtvaardiging, ook wel rate fences genoemd, kan een psychologische basis hebben (zoals een kamer met uitzicht) of een non-psychologische basis (zoals ongelimiteerd internet gebruik). De prijs moet ook afhangen van de capaciteit.

Een tweede issue in yield management is het omgaan met variabiliteit in aankomst of starttijden, duur en tijd tussen klanten. Hiervoor moeten voorspellingsmethodes gebruikt worden. Een derde issue heeft te maken met het managen van het service proces. Een laatste issue en misschien de meest belangrijke is het trainen van werknemers en managers om te werken in een omgeving waar overboekingen en prijsveranderingen standaard zijn en directe impact hebben op de klant.

De essentie van yield management draait om het managen van de vraag. Kimes en Chase suggereren dat er twee strategische dingen gebruikt kunnen worden om dit doel te bereiken: pricing en duration control. Als deze in een matrix worden gezet (zie exhibit 8.9) met een vaste of flexibele prijs en een voorspelbare of onvoorspelbare duur, ontstaat er een framework voor een bedrijf om de positie te bepalen en de benodigde acties te ondernemen.