Artikelsamenvatting bij Wat is mediation? bij Apol e.a. - 2018

Mediation heeft de volgende basisprincipes: onderscheid de mens van het probleem, geef aandacht aan belangen, niet aan posities of standpunten, zoek naar oplossingen die passend kunnen zijn voor beide partijen, dring aan op objectieve criteria (wanneer er tegenstrijdige belangen zijn) en denk tot slot na over alternatieven.

Mediation is een vorm van bemiddeling bij conflicten, waarbij een neutrale bemiddelaar (de mediator), de communicatie en onderhandelingen tussen partijen begeleidt om vanuit hun belangen tot een gezamenlijke, optimale besluitvorming te komen.

Doordat er steeds meer werkdruk is onder de rechterlijke macht wordt in Nederland gezocht naar manieren van ontlasting voor deze groep. Dit heeft geleid tot ‘anders-dan-recht-oplossingen’ (Alternative Dispute Resolution, ADR) waarvan mediation een conflictoplossingsmethode is.

Wanneer partijen mediation willen inzetten voor hun conflict, houden zij zelf de regie. Ze blijven van begin tot einde verantwoordelijk voor het oplossen van het probleem. De mediator helpt alleen bij het bespreekbaar maken en is voorzitter tijdens besprekingen.

Uitgangspunten

Mediation heeft een aantal uitganspunten: vrijwilligheid, ongebondenheid, vertrouwelijkheid, commitment, communicatie en mandaat. Iedere deelnemer kiest uit vrije wil voor mediation en mag op elk moment stoppen. In veel gevallen kan het toch voorkomen dat de rechter heeft aangegeven dat mediation gewenst is. In dat geval vraagt de mediator in hoeverre er echte bereidheid is voor het proces. Ongebondenheid heeft betrekking op de afspraken die aan de orde komen tijdens de besprekingen. Enkel wanneer deze schriftelijk worden vastgelegd zullen de partijen ergens aan verbonden zijn. Er geldt daarbij vertrouwelijkheid, dat inhoudt dat geheimgelding geldt. Zo kan worden voorkomen dat bepaalde zaken niet verteld durven te worden. Er is een zekere vorm van commitment nodig, de partijen moeten weten dat zij de hoofdrol hebben in het proces. Hun inzet is namelijk belangrijk voor de uitkomst. Daarbij worden er communicatieregels opgesteld. Meestal zijn dit regels als elkaar uit laten praten en niet schelden of beledigen. Tot slot onderzoekt de mediator de eventuele kans op mandaat, de bevoegdheid om bindende afspraken te maken.

Er gelden ook een aantal uitgangspunten voor de mediator, namelijk; onafhankelijkheid, onpartijdigheid en vertrouwelijkheid. Daarnaast dient de mediator een helicopterview te kunnen aannemen en besluitvaardig te zijn. Gezamenlijk worden onafhankelijkheid en onpartijdigheid ook wel ‘de neutraliteit’ van de mediator genoemd. Deze bevat uit vier elementen; de inhoud wordt niet beïnvloedt door de mediator, de mediator kiest geen partij, hij wordt niet beïnvloedt door de partijen (ook niet voor financiële compensatie) en er is een onafhankelijkheid van de mediator ten opzichte van de overheid. Net als de betrokken partijen dient de mediator zich ook te houden aan geheimhouding met betrekking tot alle informatie die besproken wordt. Ook moet de mediator eventuele deskundigen laten houden aan het uitganspunt van vertrouwelijkheid. Daarnaast dient de mediator het proces te overzien. De helicopterview is nodig om boven de partijen te staan door neutrale vragen te stellen en te voorkomen mee te worden gezogen in de problematiek. Tot slot moet de mediator besluiten nemen. Een besluit kan ook zijn dat mediation niet meer zinvol is omdat de partijen zich niet aan de uitgangspunten houden.

Zeven fases

Vaak verloopt het mediation via zeven fases. Soms blijkt dat partijen zich weer bij hun oude standpunten houden en dan kan er terug gegaan worden naar de exploratiefase.

1. Voorbereidingsfase

Tijdens deze fase wordt de mediator benaderd. Deelnemers krijgen informatie over de uitgangspunten van mediation. Vaak start een traject met een bijeenkomst van alle betrokken partijen. Vaak bij arbeidsmediations worden er aparte voorgesprekken gehouden tussen de mediator en de partijen afzonderlijk.

2. Openingsfase

Tijdens de openingsfase krijgen de partijen een beeld van het proces en van de mediator. Nu wordt het besluit om het proces aan te gaan ook definitief. Als eerste wordt er kennis gemaakt me de mediator en probeert de mediator een ontspannen sfeer neer te zetten. Er volgt een uitleg over het proces. Vervolgens wordt de mediatieovereenkomst getekend met daarin de belangrijkste uitgangspunten. Tot slot wordt de structuur besproken en worden afspraken gemaakt over de duur van het totale proces. De mediator vraagt aan de partijen wie het eerste woord wil. Daarnaast zorgt hij er voor dat er balans is tussen de partijen door ze bijvoorbeeld evenveel tijd te geven. Ook gaat hij na of de luisterende partij er nog steeds bij is.

3. Exploratiefase

Tijdens deze fase moet de kern van het conflict duidelijk worden en moet de bereidheid tot onderhandeling groeien. De geschilpunten, de standpunten en de feiten worden besproken. Het is de bedoeling dat er beweging wordt gebracht in een conflict, op verschillende manieren. Bijvoorbeeld ‘van stilstand naar actie’: door alle partijen hun verhaal te laten doen. Emoties spelen vaak een grote rol in deze fase en ze mogen ook geuit worden omdat wanneer een partij zijn emoties niet heeft mogen uiten, hij/zij niet goed in staat zal zijn om de volgende stappen te doorlopen.

Het conflict kan ook in beweging worden gebracht ‘van buiten naar binnen’: De partijen nemen hun standpunt in, dit is de buitenkant. De rest van het proces kan worden vergeleken met een ui die laag voor laag gepeld wordt. De tweede schil zijn gedachten, interpretaties en overtuigingen. De derde schil is die van emoties en gevoelens. De vierde schil gaat over zorgen en behoeften. Tot slot is de vijfde schil die van wensen.

Daarnaast kan de beweging gemaakt worden ‘van afzonderlijk naar gezamenlijk’: iedere partij denkt dat alleen hij/zij gelijk heeft maar er is meestal ook een gezamenlijk terrein. Er kan gekeken worden naar gedeelde belangen op dit terrein.

Ook kan er gekeken worden ‘van achteruit naar vooruit’: via de effectiviteitsbalk van de communicatie kan worden aangegeven dat wanneer de mediator effectieve communicatie weet te bewerkstelligen, rechten worden omgezet in verwijten, dan naar emoties, dan naar zorgen, dan naar behoeften en tot slot naar wensen.

Tot slot kan er beweging worden gemaakt ‘van divergerend naar convergerend’: hiermee wordt bedoeld dat het conflict ervoor zorgt dat de partijen steeds meer van elkaar worden verwijderd. Door mediation kunnen zij zich er meer bewust van worden dat er gezamenlijke belangen zijn en dat de relatie in stand kan worden gehouden.

Daarbij geeft de mediator tijdens deze fase een overzicht van alle belangen. Er wordt gekeken of de belangen geclusterd kunnen worden. Belangen kunnen worden onderscheiden in: gezamenlijke belangen; verenigbare belangen en tegenstrijdige belangen.

Vervolgens wordt de agenda gemaakt voor de onderhandelingen. Het is het beste om te beginnen met het behandelen van de gezamenlijke belangen, dan de verenigbare belangen en tot slot de tegenstrijdige belangen. Doordat de gezamenlijke belangen als eerste worden behandeld, wordt de sfeer positiever.

4. Draai- en categorisatiefase

Tijdens de draai- en categorisatiefase staan drie vragen centraal: ‘liggen alle belangen op tafel?’; ‘zijn de emoties voldoende aan bod geweest en erkend?’ en ‘zijn de partijen bereid en in staat de zoeken naar mogelijke oplossingen?’. Deze fase is ook wel een soort tussenstation tussen het ontrafelen van alle elementen van het conflict en de onderhandeling voor oplossingen.

5. Onderhandelingsfase

Hierin wordt het Harvard-onderhandelingsmodel gebruikt; ‘de koek hoeft niet verdeeld te worden, maar kan vergroot worden’. Hierdoor wordt het veld voor onderhandelingen vergroot en geloven de partijen dat er een win-winsituatie kan ontstaan. De partijen worden gestimuleerd om mee te denken over de belangen van de ander. Alle ideeën wordt vaak op een bord of flipover genoteerd, alles wat wordt aangedragen wordt meegenomen.

6. Besluitvormingsfase

Als de mediation is doorlopen, dan worden de resultaten vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst of een slotdocument. Optie is dat de mediator die doet, maar ook (een van de) partijen kan het document opstellen.

7. Afsluitingsfase

De mediator is verantwoordelijk dat de afspraken die zijn opgesteld helder en volledig worden vastgelegd. Het slotdocument moet door de partijen ondertekend worden. De mediator tekent niet, hij is namelijk niet betrokken bij de afspraken.

Stijlen

De mediator speelt een belangrijke rol tijdens het proces. De stijl die hij/zij aanneemt is daarom ook bepalend voor de afloop van de mediation. Er zijn verschillende stijlen te onderscheiden: de faciliterende stijl, de evaluatieve stijl, de transformatie stijl, de narratieve stijl en de oplossingsgerichte stijl.

De faciliterende stijl komt in Nederland het meest voor. Hij sluit goed aan bij het beschreven proces. De mediator heeft een begeleidende rol en houdt de regie in handen. Hoofddoel is om het conflict te helpen op te lossen en die wordt bewerkstelligd doordat de mediator zich neutraal opstelt.

Wanneer een mediator een evaluatieve stijl aanneemt zal hij/zij zich ook richten op de inhoud van een conflict. Vaak wordt dit toegepast door mediators die deskundig zijn op het gebied van het probleem. Deze mediator geeft soms advies voor de oplossing van het probleem.

Een mediator die een transformatieve stijl aanneemt gaat ervan uit dat iedereen een behoefte heeft aan autonomie en het aangaan van relaties met andere mensen. Een conflict wordt gezien als iets relationeels en niet als een situatie. Hier ligt de nadruk niet echt op onderhandelingen. Twee begrippen die hierin van belang zijn zijn recognition en empowerment. Recognition is het vermogen om begrip te hebben voor emoties, ervaringen en zorgen van anderen. Empowerment is dat iemand zich erkend voelt in zijn emtoies en ervaringen en dit zorgt ervoor dat iemand beter in staat is om ook de emoties en ervaringen van anderen te erkennen.

De narratieve mediator ziet een conflict als een botsing tussen de constructies van de werkelijkheid. Er wordt vele aandacht besteed aan de verhalen van de partijen. Hier wordt namelijk betekenis gegeven aan hun werkelijkheid.

Tot slot kan een mediator een oplossingsgerichte stijl aannemen. Deze is gericht op de toekomst, vanuit de gedachten dat problemen in het verleden liggen en de oplossingen hiervoor in de toekomst. Maar de mediator zelf zal niet met oplossingen komen. Deze vorm van mediation komt voor uit de positieve pscyhologie. Imsoo Kim Berg ontwikkelde de Solution Focussed Therapy, hieruit is de oplossingsgerichte mediation uit voortgekomen. Er wordt uitgegaan van de kwaliteiten van alle partijen met respect en vertrouwen dat de partijen een oplossing zullen aandragen.