Wat is parafraseren als professionele gespreksvaardigheid?

Samenvatten is een essentiële professionele gespreksvaardigheid die je helpt om de kernpunten van een gesprek te identificeren, te beknopten en te herformuleren.

Wat is het doel van samenvatten?

• Verbetert het begrip: Door te samenvatten, dwing je jezelf om na te denken over de belangrijkste informatie die is gedeeld en of je deze correct hebt begrepen.
• Verhoogt de betrokkenheid: Het toont de spreker dat je aandachtig hebt geluisterd en dat je geïnteresseerd bent in de inhoud van het gesprek.
• Verduidelijkt onduidelijkheden: Door de kernpunten te herformuleren, kun je misverstanden voorkomen en ervoor zorgen dat alle betrokkenen op hetzelfde pad zitten.
• Bespaart tijd: Een beknopte samenvatting kan lange discussies stroomlijnen en de focus op de essentie houden.
• Bevordert consensus: Door de verschillende perspectieven samen te vatten, kun je overeenkomsten en knelpunten blootleggen en de basis leggen voor verdere discussie.

Hoe pas je samenvatten effectief toe?

Samenvatten kan in diverse professionele settings worden toegepast, waaronder:

• Sollicitatiegesprekken: Vat de belangrijkste vaardigheden en ervaringen samen die je relevant acht voor de functie.
• Klantgesprekken: Vat de zorgen van de klant samen en herhaal de stappen die je zult nemen om hun probleem op te lossen.
• Teamvergaderingen: Vat de belangrijkste ideeën en beslissingen van de vergadering samen.
• Presentaties: Vat de kernpunten van je presentatie samen en beantwoord vragen van het publiek.
• Feedbackgesprekken: Vat de feedback van de manager samen en bespreek de acties die je zult ondernemen om te verbeteren.

Voorbeelden van samenvatten

• Sollicitatiegesprek:
  • Kandidaat: "Ik heb vijf jaar ervaring in de marketingbranche en ben gespecialiseerd in social media marketing. In mijn vorige functie heb ik succesvolle campagnes geleid die tot een aanzienlijke toename van de merkbekendheid hebben geleid."
  • Interviewer: "Dus u heeft ruime ervaring in social media marketing en u kunt aantonen dat uw campagnes succesvol zijn geweest."
• Klantgesprek:
  • Klant: "Ik ben niet tevreden met de service die ik heb ontvangen. De website was erg ingewikkeld en ik kon de informatie die ik zocht niet vinden."
  • Medewerker: "U ervaart dus problemen met de gebruiksvriendelijkheid van onze website en u heeft moeite om de benodigde informatie te vinden. We zullen ons best doen om de website te verbeteren en u de informatie te bezorgen die u nodig heeft."

Door te oefenen met samenvatten, kun je je professionele gespreksvaardigheden aanzienlijk verbeteren en effectiever communiceren in diverse settings.

Tips

• Luister aandachtig naar de spreker en let op de kernpunten van hun boodschap.
• Identificeer de sleutelelementen van de informatie, zoals de hoofdgedachte, argumenten, en bewijzen.
• Herformuleer de informatie met je eigen woorden, behoudens de kernbetekenis.
• Wees beknopt en vermijd details die niet relevant zijn.
• Controleer je samenvatting met de spreker om te bevestigen dat je de informatie correct hebt begrepen.

Extra voordelen

• Verbetert je presentatievaardigheden: Door te leren beknopt en helder te formuleren, kun je je publiek beter boeien en je boodschap effectiever overbrengen.
• Versterkt je kritisch denkvermogen: Samenvatten dwingt je om de essentie van complexe informatie te analyseren en te distilleren.
• Verhoogt je productiviteit: Door gesprekken efficiënt te stroomlijnen en misverstanden te voorkomen, bespaar je tijd en energie.

Investeer in je professionele gespreksvaardigheden en samenvatten kan een waardevolle tool zijn om je communicatie naar een hoger niveau te tillen.