Een gespreksleider in een professioneel gesprek is degene die de verantwoordelijkheid draagt voor het verloop en resultaat van het gesprek. Dit betekent dat de gespreksleider:

• Doelgericht te werk gaat: wat wil je bereiken met het gesprek?
• Structuur aanbrengt in het gesprek: waarover ga je praten en in welke volgorde?
• Alle deelnemers aan het woord laat komen: creëert een veilige omgeving waarin iedereen zich gehoord voelt.
• Actief luistert: vat samen wat er gezegd wordt en stelt verduidelijkende vragen.
• De discussie in de hand houdt: zorgt ervoor dat het gesprek niet afdwaalt en dat de doelen worden behaald.
• Beslissingen neemt of conclusies trekt: zorgt ervoor dat er concrete afspraken worden gemaakt.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van een goede gespreksleider?

• Goede communicatieve vaardigheden: helder en duidelijk formuleren, goed luisteren, samenvatten.
• Neutrale houding: onbevooroordeeld en objectief.
• Respectvol: naar alle deelnemers en hun meningen.
• Doortastendheid: kan lastige onderwerpen bespreken en knopen doorhakken.
• Flexibiliteit: kan inspelen op onverwachte situaties.

Waarom is een gespreksleider belangrijk?

Een goede gespreksleider kan ervoor zorgen dat een professioneel gesprek:

• Effectief verloopt: de doelen worden behaald en er worden concrete afspraken gemaakt.
• Efficiënt is: er wordt geen tijd verspild en er wordt gericht gewerkt aan het onderwerp.
• Constructief is: er is een open en respectvolle sfeer waarin iedereen zich kan uiten.
• Aangenaam is: alle deelnemers voelen zich betrokken en gewaardeerd.

Hoe wordt een gespreksleider in de praktijk toegepast?

De rol van de gespreksleider kan per situatie verschillen. In sommige gevallen is er een formeel aangewezen gespreksleider, bijvoorbeeld bij een vergadering of een sollicitatiegesprek. In andere gevallen is er geen formele gespreksleider, maar neemt iemand in de groep de rol van gespreksleider op zich.

• Bereid je goed voor: weet wat je wilt bereiken met het gesprek en wat de agenda is.
• Kies de juiste locatie: zorg voor een rustige omgeving waar je ongestoord kunt praten.
• Begin met een duidelijke introductie: leg uit wat het doel van het gesprek is en wat er verwacht wordt van de deelnemers.
• Stel open vragen: stimuleer discussie en zorg ervoor dat alle deelnemers aan het woord komen.
• Luister actief: vat samen wat er gezegd wordt en stel verduidelijkende vragen.
• Vat regelmatig samen: zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de stand van zaken.
• Maak duidelijke afspraken: rond het gesprek af met concrete afspraken en actiepunten.

Praktijkvoorbeeld

Een teamleider voert een functioneringsgesprek met een van zijn medewerkers. De teamleider is de gespreksleider en zorgt ervoor dat het gesprek op een constructieve en respectvolle manier verloopt. De teamleider stelt open vragen om de medewerker te laten vertellen over zijn of haar functioneren. De teamleider luistert actief naar de medewerker en vat regelmatig samen wat er gezegd wordt. De teamleider bespreekt samen met de medewerker de sterke en zwakke punten en stelt SMART-doelen op voor de toekomst.

Kritische kanttekeningen

De rol van de gespreksleider kan machtig zijn. Het is belangrijk dat de gespreksleider deze macht niet misbruikt, maar deze inzet om alle deelnemers te betrekken en een constructieve discussie te bevorderen.